Глава
Документационное обеспечение делового общения
Деловые отношения (заключение сделки между деловыми партнерами, отношения работодателя и работника, взаимоотношения между организациями и структурными подразделениями и т.д.) оформляются документально. В процессе делового общения его участники используют в своей деятельности различные виды документов: договоры, приказы, докладные записки, заявления, должностные инструкции, деловые письма. Знание основ документирования являются необходимым условием успешности делового общения.
11.1. Документирование, документ, система документации
Документ — это текст, управляющий действиями людей и обладающий юридической силой. Юридическая сила — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Документирование — регламентированный процесс записи информации на различных носителях, обеспечивающий ее юридическую силу. Особенность документирования в том, что запись информации всегда осуществляется по определенным правилам, которые устанавливаются правовыми нормативными ак-
362
òàìè. Носитель информации является материальным объектом. В качестве носителя могут использоваться различные материалы, что связано с техническими возможностями исторического периода. В древности, например, в качестве материальных носителей использовались обожженные таблички из глины, береста, папирус, пергамент, затем их сменила бумага. Сейчас наряду с бумажными широко используются и новые носители — магнитные ленты, дискеты, диски, позволяющие использовать для документирования технические, в том числе и автоматизированные средства.
Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документы являются носителями первичной информации, именно в них она фиксируется впервые, что и отличает документы от других источников информации — книг, газет, журналов и т.д., содержащих переработанную вторичную информацию.
Документирование может осуществляться на естественном или искусственном языках. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы, содержащие рече- вую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовые документы являются традиционными документами на бумажном носителе или в форме видеограммы документа на экране. При документировании на искусственных языках используются новые носители информации и способы ее записи, обеспечивающие компьютерную обработку.
Документирование осуществляется при помощи определенных средств, используемых для создания документов: (1) простых инструментов (ручки, карандаши); (2) механических и электромеханических (пишущие машины, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино- и видеотехника); (3) средства автоматизации (компьютерная техника).
При помощи простых средств создаются рукописные документы (информация фиксируется в тексте), изобразительные документы (информация представлена изображением), графиче- ские документы (изображение получено посредством линий). При использовании определенного вида техники создаются фотодокументы, кинодокументы, фонодокументы (звуковые). С помощью компьютерной техники получают письменные документы на бумажном или электронном носителях.
Любой документ многофункционален, что позволяет ему удовлетворять различные человеческие потребности. Среди функций
363