part Эксел фун БД

Рис. 9.6. Диапазон условий для фильтрации списка

В этом примере условия заданы только в одной строке. Поля в каждой строке диапазона условий (за исключением строки заголовка) объединены оператором И. Поэтому после применения расширенного фильтра в списке отображаются только те строки, ячейки которых в столбце Месяц содержат текст Янв, и в столбце Регион – текст Север. Иногда условия, определенные в диапазоне условий, не настолько точ- ны, как кажется. Более подробно эта тема будет рассмотрена далее в настоящей главе в разделе “Определение условий расширенного фильтра”.

Выделение уникальных записей списка

Многих пользователей Excel волнует один и тот же вопрос: “Как избавиться от дублирования записей в списке?”.

Самое простое решение этой задачи – использование расширенного фильтра. Активизируйте с помощью мыши любую ячейку списка и затем выполните команду меню ДанныеÖ ФильтрÖРасширенный фильтр. В диалоговом окне Расширенный фильтр выберите опцию Скопировать результат в другое место и введите в поле Поместить результат в диапазон ад-

рес нового диапазона для расположения записей (новый диапазон должен располагаться на том же рабочем листе). После этого установите флажок опции Только уникальные

записи и щелкните на кнопке OK. Вы получите полную копию вашего списка, за исключением двойных записей. Имейте в виду, что это единственная операция, выполняемая расширенным фильтром, которая не требует создания диапазона условий.

Фильтрация списка

Чтобы отфильтровать список, выберите любую ячейку списка, а затем выполните команду меню ДанныеÖФильтрÖРасширенный фильтр. В результате на экране появится диалоговое окно, показанное на рис. 9.7. По умолчанию в поле Исходный диапазон Excel предлагает весь диапазон списка, который вы можете изменить по

собственному усмотрению. Но, кроме этого, вы должны определить диапазон усло-

вий. Чтобы отфильтровать список на месте (т.е. просто скрыть строки, не удовлетворяющие заданным условиям), выберите опцию Фильтровать список на месте. При выборе опции Скопировать результат в другое место в поле Поместить результат в диапазон необходимо задать диапазон ячеек. Щелкните на кнопке OK, и Excel от-

фильтрует список в соответствии с заданными условиями.

Рис. 9.7. Диалоговое окно

Расширенный фильтр

При копировании отфильтрованных записей в другое место (если вы выбираете опцию Скопировать результат в другое место) укажите, какие столбцы необходимо скопировать. Поэтому перед тем, как отобразить диалоговое окно Расширенный

фильтр, скопируйте заголовки необходимых полей в первую строку области, в которую будут вставлены отфильтрованные строки. В диалоговом окне Расширенный фильтр в поле Поместить результат в диапазон введите ссылку на столбцы, которые

содержат скопированные заголовки. В результате скопированные строки будут содержать только те столбцы, для которых скопированы заголовки.

Работа с данными списка

Выберите команду ДанныеÖФорма – на экране будет отображено диалоговое окно Excel, позволяющее значительно облегчить управление списками. Это диалоговое окно предоставляет возможность вводить новые данные, удалять строки, а также искать строки, соответствующие определенным условиям.

Диалоговое окно управления формами очень удобно в использовании, но оно не идеально. Если же сама идея применения диалоговых окон для работы с данными списка вам по душе, обратитесь к надстройке автора этой книги Enhanced Data Form, которая имеет немало преимуществ по сравнению с обычной формой Excel.

После того как надстройка будет установлена, выберите любую ячейку списка, а затем выполните команду ДанныеÖJWalk Enhanced Data Form. Данные, содержащиеся в текущих записях, появятся в диалоговом окне. Для просмотра базы данных используйте горизонтальную полосу прокрутки (или кнопки Previous (Назад)/Next (Далее)). Все выполненные в этой форме изменения будут внесены в базу данных. Такая форма позволяет обработать неограниченное количество полей, а поддерживающее групповые символы окно поиска дает возможность осуществить быстрый поиск необходимых записей, предоставляемых на основе данных любого поля.

Определение условий расширенного фильтра

Все старания компании Microsoft, связанные с возможностями управления списками в Excel, сосредоточены исключительно на автофильтрации. Принцип использования отдельного диапазона условий для расширенного фильтра возник вместе с появлением первой версии Lotus 1-2-3. Позднее этот метод был адаптирован в приложении Excel. Но он никогда не изменялся, даже несмотря на тот факт, что определение условий расширенного фильтра – одно из самых непростых заданий при работе в Excel. В этом разделе приводятся примеры, которые помогут вам понять принципы создания диапазона условий, предназначенного для получения интересующей информации.

Во всех примерах этого раздела используется список, показанный на рис. 9.8. Данный список содержит 125 записей, восемь полей и имеет достаточно разнообразный набор типов данных: значения, текстовые строки, логические значения и даты. Сам список размещен в диапазоне ячеек A8:H133 (строки, расположенные выше списка, используются для определения диапазона условий).

Определение одного условия

Примеры, приведенные в этом подразделе, имеют общее условие отбора записей. Другими словами, выбор необходимой записи определяется содержимым только одного поля.

Чтобы выбрать только те записи, которые в определенных полях содержат определенные значения, введите имя поля в первую строку диапазона условий, а соответствующее значение – во вторую строку. К примеру, диапазон условий (A1:A2), показанный на рис. 9.9, позволяет выбрать только те записи, которые в поле Спальни содержат значение 4.

Рис. 9.9. Диапазон условий A1:A2 позволяет выбрать записи, которые содержат характеристики домов, имеющих четыре спальни

Обратите внимание, что диапазон условий не обязательно должен включать заголовки всех полей списка. Но если периодически вы используете разные наборы условий, гораздо удобнее перечислить все заголовки полей в первой строке диапазона условий.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ОПЕРАТОРОВ СРАВНЕНИЯ

Чтобы правильно определить условия поиска, используйте операторы сравнения. Например, вы можете выбрать те записи, которые соответствуют одному из следующих условий.

®Дома, которые имеют не менее четырех спален.

®Дома, имеющие площадь менее 2 000 квадратных футов.

®Дома по цене не более $200 000 долларов.

Чтобы выбрать записи, которые относятся к домам, имеющим четыре спальни, в диапазон условий введите следующие записи.

A1: Спальни

A2: >=4

В табл. 9.1 перечислены операторы сравнения, которые используются для сравнения текстовых или числовых значений. В том случае, если ни один из этих операторов сравнения не применяется, по умолчанию в качестве оператора сравнения Excel использует знак равенства (=).

Таблица 9.1. Операторы сравнения

В табл. 9.2 приведены примеры использования некоторых операторов сравнения.

Таблица 9.2. Примеры использования операторов сравнения

ПРИМЕНЕНИЕ ГРУППОВЫХ СИМВОЛОВ

Условия, представленные в виде текста, могут также содержать два групповых символа: звездочка (*) соответствует любому количеству символов; вопросительный знак (?) соответствует любому, но только одному символу. В табл. 9.3 приведены примеры условий, содержащих текстовые значения. Некоторые из них нечасто встречаются в реальных условиях. Например, чтобы выбрать записи, содержащие единственный символ, в качестве условия необходимо ввести формулу (см. последнюю запись в табл. 9.3).

Таблица 9.3. Примеры использования условий, содержащих текстовые значения

="=Январь" Записи содержат только текст Январь. Условие должно быть введено точно так, как показано в этом примере: формула с предшествующим ей знаком равенства

Январь Записи содержат текст, начинающийся словом Январь

СЗаписи содержат текст, начинающийся с символа С

=Пустые записи

Определение нескольких условий

Достаточно часто возникает необходимость в выборе записей, которые удовлетворяют сразу нескольким условиям и основываются на соответствии более чем одному полю списка или на соответствии нескольких значений одному и тому же полю. Такие условия используют логические операторы И èëè ИЛИ. Ниже приведены примеры применения нескольких условий при обращении к базе данных недвижимости.

®Цена дома ниже $ 250 000, минимальная площадь 2 000 квадратных футов.

®Дом с бассейном только для одной семьи.

®Дом имеет не менее четырех спален, не менее трех ванн, площадь дома менее 3 000 квадратных футов.

®Дом, находящийся в списке не более одного месяца, с ценой выше $300 000.

®Совладение, имеющее площадь от 1 000 до 1 500 квадратных футов.

®Дом для одной семьи, находящийся в списке с марта.

Чтобы объединить условия с помощью оператора И, в диапазоне условий должно использоваться несколько столбцов. На рис. 9.10 показан диапазон условий, с помощью которого отбираются записи, содержащие характеристики домов по цене ниже $250 000 и площадью не менее 2 000 квадратных футов.

Рис. 9.10. Данный диапазон условий для отбора записей использует несколько столбцов и логический оператор И

На рис. 9.11 отображен другой пример диапазона условий, в соответствии с кото-

рым из списка отбираются все записи, внесенные в список в марте месяце. Обратите внимание, что одно из имен полей Дата регистрации появляется в диапазоне дважды,

поскольку в данном случае используется следующее условие: дата занесения в список должна быть больше либо равна 1 марта И дата занесения в список должна быть меньше либо равна 31 марта.

Рис. 9.11. Данный диапазон условий позволяет выбрать из списка записи, которые содержат характеристики домов, появившихся в списке в марте месяце

Чтобы объединить условия с помощью оператора ИЛИ, диапазон условий должен содержать более одной строки, причем все они должны объединяться посредством оператора ИЛИ. Количество строк в диапазоне условий не ограничено. На рис. 9.12 показан диапазон условий (A1:C3), содержащий две строки.

Рис. 9.12. Данный диапазон содержит два набора условий, каждый из которых расположен в отдельной строке диапазона

В этом примере после фильтрации списка на экран выводятся строки, соответствующие одному из следующих условий.

®Совладение площадью не менее 1 800 квадратных футов ИЛИ.

®Дом для одной семьи по цене ниже $ 210 000.

Определение вычисляемых условий

Использование вычисляемых условий окажет вам существенную помощь при фильтрации списка. Благодаря вычисляемым условиям вы можете фильтровать список на основании одного или большего количества вычислений. На рис. 9.13 показан диапазон условий; на его основании Excel отбирает записи с характеристиками домов, цена которых ниже средней по всему прайс-листу. Ячейка В2 содержит следующую формулу.

=Цена<СРЗНАЧ(A:A)

Рис. 9.13. Данный диапазон условий использует вычисляемое условие отбора

Запомните следующие правила применения вычисляемых условий.

®Формула, вычисляющая условия, – это всегда логическая формула, которая возвращает значения ИСТИНА èëè ЛОЖЬ.

®Используйте в формулах заголовки полей. Например, в предыдущем примере имя Цена – это не имя диапазона, а заголовок одного из полей базы данных. В качестве альтернативы можно использовать ссылку на ячейку первой строки с данными, расположенную в представляющем интерес поле (это не ссылка на ячейку, которая содержит имя поля). В данном примере ячейка в первой строке данных поля Цена – ýòî А9. Следующая формула возвращает тот же результат,

что и в предыдущем примере:

=A9>СРЗНАЧ(A:A)

®Игнорируйте значения, возвращаемые формулами в диапазоне условий, которые ссылаются на первую строку списка. Иногда использование в формуле заголовков полей приводит к ошибке (например, #ИМЯ? èëè #ЗНАЧ!). Эту ошибку можно игнорировать, поскольку она не влияет на фильтрацию списка.

®Задавая вычисляемые условия, не используйте уже существующие в списке заголовки полей (на рис. 9.13 ячейка В1 содержит текст Ниже среднего, который не является именем одного из полей списка). По существу, вычисляемые условия просто создают новое поле в списке, поэтому вы должны указать новое имя в первой строке диапазона условий или просто оставить пробел в ячейке, предназначенной для имени поля.

®Используйте в формуле, вычисляющей условия, ссылку на целый столбец списка. В предыдущем примере функцией СРЗНАЧ в качестве аргумента был при-

менен диапазон A:A. Однако имейте в виду, чтобы такая формула вычисления условий работала, ее необходимо поместить в другой столбец, но никак не

âтот, который упоминается в самой формуле. В противном случае может возникнуть циклическая зависимость. С другой стороны, вы вправе использовать

âпределах списка истинный адрес ячеек столбца.

®Количество условий, используемых для фильтрации списка, не ограничено. Кроме того, условия могут комбинироваться, а также сочетаться с другими невычисляемыми условиями.

®В том случае, если вычисляющая формула обращается к значению, которое находится за пределами рабочего листа со списком, вместо относительных ссылок используйте абсолютные. Например, $C$1 вместо C1.

ПРИМЕРЫ ВЫЧИСЛЯЕМЫХ УСЛОВИЙ

На рис. 9.14 приведен пример вычисляемого условия; в соответствии с ним из списка отбираются записи с характеристиками домов, для которых сумма спален и ванных комнат превышает значение 8. Имя столбца в ячейке А1 имеет только описательный характер и никоим образом не отражается на фильтрации.

Формула, вычисляющая условия, возвращает значение ошибки, поскольку формула обращается к именам полей. Однако, несмотря на ошибку, при фильтрации списка формула работает правильно.

=Спальни+Ванные>8

В качестве альтернативы можно использовать следующую формулу, которая обращается к первой строке списка, содержащей данные.

=D9+E9>8

Эта формула не возвращает значение ошибки.

Рис. 9.14. Данный диапазон условий использует вычисляемые выражения

Ниже приведен еще один пример формулы, вычисляющей условие. Данная формула выбирает только те записи, которые находились в списке в пределах последних 60 дней.

=B9>СЕГОДНЯ()-60

=Дата подачи объявления>СЕГОДНЯ()-60

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ МАССИВОВ С ВЫЧИСЛЯЕМЫМИ УСЛОВИЯМИ

Приложение Excel не просто позволяет использовать вычисляемые условия, но и поддерживает применение массивов в вычисляемых условиях. Чтобы продемонстрировать эту возможность на примере, представим, что нам необходимо найти в списке дом, который имеет “половину ванной комнаты”. Для этого следует отфильтровать все записи, содержащие нецелые числа: 3,5, 4,5 или любое другое значение нецелого числа в поле Ванные. На рис. 9.15 представлен такой пример, в котором диапазон условий A1:A5, выполняющий отбор необходимых данных, использует четыре оператора ИЛИ.

Рис. 9.15. Для выбора записей, содержащих характеристики домов с нецелым количеством ванных комнат, использовалось четыре условия ИЛИ

Другая возможная операция вычисления условий задействует только одну формулу.

=ИЛИ(Ванные{2;3;4;5;6;7})

Данная формула возвращает значение ИСТИНА, если значение в поле Ванные равно одному из значений массива.