2.8.4 Номенклатура дел

Номенклатура дел (НД) – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения и оформленный в установленном порядке (список всех дел, которые заведены в организации, по нему заводят дела).

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во томов, частей	Срок хранения и № статьи по перечню	Примечание
021-01	Приказы и указания ректора и проректоров по работе кафедры (копии)		8 лет, 19а
021-02	Решения Ученого Совета университета		8 лет, 18а
	. . .
021-28	Переписка с организациями по вопросам НИР		5 лет, 1288	Не заведено

Рис. Таблица номенклатуры дел

Заголовок и срок хранения берут из Перечня типовых управленческих документов с указанием сроков хранения.

Номенклатура дел должна быть на каждом предприятии, и обязательно должна охватывать все документы, образующиеся в этой организации.

Номенклатура дел бывает трех видов:

1. конкретная (индивидуальная) – номенклатура дел определённой организации. Сводная номенклатура дел - общая индивидуальная номенклатура дел для всей организации (сведены НД структурных подразделений), из нее делают НД структурных подразделений;

2. примерная устанавливает примерный состав дел, заводимых в организациях, на которые она распространяется, с указанием индексов этих дел, и носит рекомендательный характер;

3. типовая устанавливает типовой состав дел, заводимых в организациях, на которые она распространяется и единую индексацию этих дел и является нормативным документом.

Типовые и примерные НД разрабатываются вышестоящими организациями для своих подведомственных.

Индивидуальная номенклатура дел разрабатывается на предприятии службой ДОУ в конце года, таким образом, чтобы с начала следующего года по ней можно было формировать дела. Составляется на основе Перечня типовых управленческих документов с указанием сроков хранения; типовой или примерной НД.

При наличии типовой номенклатуры дел заголовок каждого дела переносится полностью и может быть только конкретизирован с учётом специфики дел в конкретной организации.

Из примерной номенклатуры дел выбирается название тех дел, которые фактически образуются. Некоторые дела могут быть объединены или разъединены. Объединять можно дела только с одинаковыми сроками хранения, но сроки хранения переписывают без изменений.

Функции номенклатуры дел:

1. служит планом распределения документов после их исполнения в дела, т.о. номенклатура дел определяет систему хранения документов в организации;

2. каждое дело имеет указание сроков хранения документов, входящих в это дело. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой дел, одновременно намечают сроки хранения документов;

3. номенклатура дел, закрепляя индексацию дел, используется при регистрации документов. Индекс или номер дела по номенклатуре дел входит составной частью в регистрационный номер документа;

4. номенклатура дел может быть использована вместо описи дел как учётный документ при сдаче дел в архив;

5. номенклатура дел имеет справочное значение при изучении структуры организации.