2.8.2 Формирование дел

Дело - совокупность документов по одному вопросу или направлению деятельности, подшитых в одну обложку.

Формирование дел – отнесение документа к определенному делу и их систематизация внутри дела. Обеспечивает быстрый поиск и сохранность документов.

Наименование организации ДЕЛО № 021-01 Приказы и указания ректора и проректоров по работе кафедры (копии) с _________ по ________ на ________ листах Хранить 8 лет

Рис. Обложка дела

Номер дела и заголовок дела, взят из номенклатуры дел

Период формирования дела, даты берут с первого подшитого документа и последнего

Количество листов в деле

Срок хранения, взят из номенклатуры дел

На обложку № дела, заголовок дела и срок хранения аккуратно переписывают из номенклатуры дел!

Правила формирования дел:

Формируют и хранят дела по месту образования в структурных подразделениях (где исполнялись документы); в небольших организациях – централизовано у секретаря.

Формирует дела лицо, ответственное за делопроизводство в данном структурном подразделении (назначается приказом). Раскладка документов в дела производится ежедневно.

В дело могут быть подшиты только исполненные документы (на документе должна стоять отметка об исполнении).

В дело подшивают только те документы, которые предусмотрены заголовком этого дела. Для документов, которые не подходят ни к одному делу заводят новое дело.

Дела формируются в течение одного года. В начале года по номенклатуре дел заводят весь набор папок для своего подразделения, в течение года в них подшивают документы, по истечение года дела закрывают.

Толщина каждого дела не должна превышать 3-4 см. (примерно 250 листов). Если в течение года образуется больше документов, заводят следующий том этого дела.

Приложения к документам, независимо от даты их составления подшивают вместе с документами, к которым они относятся.

Плановые и отчетные документы подшивают в дела того года, к которым они относятся по своему содержанию, независимо от времени составления.

2.8.3 Текущее хранение дел в структурных подразделениях

Для обеспечения быстрого поиска нужного дела, они располагаются в шкафах вертикально. На корешке указывается номер дела по номенклатуре. Рядом прикрепляется номенклатура дел.

На дела со сроками хранения более 10 лет ведется внутренняя опись документов дела (подшивается в начало дела).

Внутренняя опись документов дела №______

№ п/п	Название документа	Заголовок	Регистрационный номер и дата	Номера листов дела	Примечания

Итого в дело подшито______ документов.

Если из дела необходимо изъять подшитый документ, его изымают, а на его место ставят лист-заместитель. На нём указывается кто, когда взял документ, на какой срок.

Если понадобилось дело в целом, то на его место ставится карта-заместитель. На ней указывается кто, когда взял дело, на какой срок, цель, подпись.