2.3. Управление запасами

Запасы должны поддерживаться в пределах нормативов, установленных на предприятии.

Уровень запасов сырья и материалов зависит от:

- прогнозных оценок объемов производства;

- возможности пополнения запасов и надежности поставщиков;

- цен на сырье и материалы.

Запасы незавершенного производства зависят от продолжительности производственного цикла.

Запасы готовой продукции – от конъюнктуры спроса.

Определение необходимого объема финансовых средств для формирования запасов товарно-материальных ценностей осуществляется путем выявления потребности в них, для чего их предварительно группируют как:

- производственные запасы (запасы сырья и материалов);

- запасы готовой продукции.

Потребность каждого вида определяется раздельно как запасы:

- текущего хранения (постоянно обновляемая часть запасов, равномерно потребляемых в производстве);

- сезонного хранения (в связи с сезонными особенностями производства и закупки сырья, а также потребления готовой продукции);

- целевого назначения (определены специфическими целями деятельности предприятия).

Основное внимание уделяется определению потребности в запасах текущего хранения, так как на большинстве предприятий они представляют единственный вид запасов товарно-материальных ценностей.

Необходимый объем финансовых средств, авансируемых на формирование запасов товарно-материальных ценностей, определяется по формуле:

З = Р × НЗ – КЗ, (20)

где З – объем финансовых средств, авансируемых в запасы;

Р – среднедневной объем расхода запасов в сумме;

НЗ – норма хранения запасов в днях (при отсутствии нормативов может быть использован показатель средней продолжительности оборота запасов в днях);

КЗ – средняя сумма кредиторской задолженности за приобретенные товарно-материальные ценности (включается в расчет только по производственным запасам).

Расчет ведется по каждому из видов запасов. Суммирование результатов расчетов позволяет получить показатель общей потребности в финансовых ресурсах, авансируемых на формирование запасов, т.е. определить размер оборотных активов, обслуживающих эту стадию производственно-коммерческого цикла.

Необходимость формирования запасов и поддержание их на заранее установленном уровне предполагает два вида расходов:

- на содержание – складское хранение запасов;

- на пополнение – оформление и исполнение заказа.

Затраты на содержание включают:

- складские расходы – затраты на содержание склада: освещение, отопление, охрана, содержание персонала, амортизация;

- страхование запасов и складов;

- утрату стоимости запасов, обусловленную физическим и моральным износом.

Физический износ – потери из-за порчи и устаревания материальных ценностей.

Моральный износ – снижение рыночной стоимости материальных ресурсов, приобретенных с излишним запасом.

Кроме перечисленных, при формировании запасов нужно учитывать издержки упущенных возможностей. Когда запасы создают за счет собственных средств, предприятие лишает себя возможности вкладывать денежные средства в другие активы, способные принести ему прибыль. В тех случаях, когда запасы создаются за счет заемных средств, издержки упущенных возможностей отсутствуют, вместо них нужно платить проценты за пользование кредитом.

Величина расходов на пополнение запасов пропорциональна количеству заказов. Эти расходы состоят из издержек на оформление заказа и оплату транспортных расходов. Они составляют обычно 3-5% стоимости запаса.

При заданном объеме потребления, чем меньше будет величина запаса, тем чаще его нужно будет пополнять и нести связанные с этим расходы. Одновременно минимизировать расходы на содержание и пополнение невозможно, т.к. они разнонаправлены. Поэтому необходимо найти компромиссный уровень запасов. Таким является уровень, при котором удельные, т.е. приходящиеся на единицу суммарные затраты на содержание и пополнение являются минимальными.

Модель оптимального размера заказа (партии поставки).

Минимизация текущих затрат по обслуживанию запасов представляет собой оптимизационную задачу, решаемую в процессе их нормирования. Для производственных запасов она состоит в определении оптимального размера партии поставляемого сырья и материалов. Чем выше размер партии, тем ниже размер текущих затрат по размещению заказа, доставке товаров и их приемке. Однако высокий размер партии поставки определяет высокий средний размер запаса: если закупать сырье один раз в два месяца, то средний размер запаса составит 30 дней, а если размер партии сократить вдвое, т.е. закупать сырье один раз в месяц, то средний размер запаса составит 15 дней. В этих условиях снизится размер текущих затрат по хранению запасов.

Расчет оптимального размера партии поставки, при котором минимизируются совокупные текущие затраты по обслуживанию запасов, осуществляется по формуле, известной как модель Уилсона:

, (21)

где g₀ – оптимальный размер партии поставки;

Q – необходимый объем закупки товаров (сырья и материалов) в год (шт.);

S₂ – размер текущих затрат по размещению заказа, доставке товаров и их приемке в расчете на одну партию;

S₁ – размер текущих затрат по хранению единицы запасов.

Эта формула определяет рациональную величину заказа, при которой суммарные затраты на содержание и пополнение запасов минимальны.

Зная оптимальный размер заказа, определяем расходы на содержание запаса (Р₁):

Р₁ = 0,5g₀ × S₁, (22)

Расходы на пополнение запаса (Р₂):

(23)

Суммарные расходы на содержание и пополнение запасов:

Р₀ = Р₁ + Р₂ (24)

Р₀ = 0,5g₀ ^. S₁ + ^. S₂ (25)

Рассмотрим пример расчет оптимального размера партии поставки.

Годовая потребность в определенном виде сырья, определяющая объем его закупки, составляет 1000 тыс. руб. Размер текущих затрат по размещению заказа, доставке товаров и их хранению в расчете на одну поставляемую партию составляет 12 тыс. руб. Размер текущих затрат по хранению единицы запаса составляет 6 тыс. руб. в год.

(26)

Следовательно, на протяжении года товар должен доставляться 16 раз (1000 : 63), или каждые 22 дня (360 : 16). При таких показателях размера партии и частоты поставки совокупные текущие затраты по обслуживанию товарных запасов будут минимальными.

Для запасов готовой продукции задача минимизации текущих затрат по их обслуживанию состоит в определении оптимального размера партии производимой продукции. Если производить определенный товар мелкими партиями, то затраты по хранению его запасов в виде готовой продукции будут минимальными. В то же время существенно возрастут текущие затраты предприятия, связанные с частой переналадкой оборудования, подготовкой производства и т.п. Минимизация совокупного размера текущих затрат по обслуживанию запасов готовой продукции также может быть осуществлена на основе модели Уилсона. В этом случае вместо необходимого объема закупки товаров используется планируемый объем производства или продажи готовой продукции.

Расчеты могут быть уточнены с учетом минимальной нормы отгрузки (железнодорожным или автомобильным транспортом), создания на предприятии определенного размера страхового запаса, альтернатив в выборе средств транспортирования и других условий.

В тех случаях, когда удельный расход или период выполнения заказа превосходят значения, предусмотренные планом, возникает разрыв в обеспечении производства сырьем. Вызванные этим потери велики и предприятию выгодно нести расходы по содержанию страхового запаса, гарантирующего непрерывное обеспечение производства сырьем и материалами.

Максимальная величина страхового запаса равна разности двух величин: произведения максимального суточного расхода запаса (g_max) на максимальный период выполнения заказа (t_max) и произведения нормативного суточного расхода (g_норм) на нормативный срок выполнения заказа (t_норм):

g_стр = g_max × t_max – g_норм × t_норм,

Предельный уровень запаса, при достижении которого следует подавать заявку на пополнение, равен произведению среднего расхода запаса на период, требующийся на выполнение заявки на заказ:

g_пр = P × Д,

где Р – среднедневной расход запаса;

Д – время выполнения заказа.

Своевременное вовлечение в хозяйственный оборот излишних запасов товарно-материальных ценностей осуществляется на основе мониторинга текущей финансовой деятельности сопоставления нормативного и фактического размера запасов. Основная цель этих мероприятий – высвобождение части финансовых средств, омертвленных в сверхнормативных запасах.

Размер высвобождаемых финансовых средств определяется по формуле:

,

где ΔС – сумма высвобождаемых финансовых средств в процессе нормализации запасов;

Д_Н – норматив запасов в днях;

Д_Ф – фактические запасы в днях;

Р – среднедневной объем расходования запасов;

З_Н – норматив запасов;

З_Ф – фактические затраты.

В практике финансового менеджмента для отражения реальной стоимости запасов может быть использован метод LIFO (последний пришел – первый ушел). В соответствии с ним запасы направляются в производственное потребление или на реализацию по ценам, по которым было зафиксировано их последнее поступление. В отличие от метода FIFO (первый пришел – первый ушел), когда использование запасов осуществляется по ценам их первоначального формирования, метод LIFO позволяет получить реальную оценку этих результатов в условиях инфляции и эффективней управлять стоимостной формой движения запасов.

В практике зарубежных фирм при решении задач управления запасами используются логистические подходы. Построить управление предприятием в соответствии с моделью децентрализованной логистики можно путем использования программных продуктов, например LS LIPRO SYSTEMS, - интегрированного решения планирования ресурсов предприятия. Эта система представляет собой гибкое и масштабируемое решение для управления средними предприятиями, состоящее из сети модулей с различной функциональностью (для сбыта, закупок, основных производственных данных, централизованного управления материалами, управления складами, производственной логистики и др.), в которой осуществлены принципы децентрализованной логистики.

С применением этой системы сложная деятельность предприятия разворачивается в простую структуру децентрализованных модулей производственной логистики (PL). Точное планирование и управление запасами подчиняется производящей структурной единице. Планирование изготовления, управление материалами с учетом брутто- и нетто-факторов, контроль наличия на складе и обратная связь находятся под контролем соответствующих модулей PL.

Таким образом, модуль PL, являясь ядром системы точного управления, выполняет задачи планирования и точного управления заказом, материального менеджмента на складах, управления производственными данными и передачи данных потребности в материалах.

Модуль PL содержит обширный объем функций, предназначенных для управления складскими запасами отдельно в каждом сегменте. В результате постоянного отслеживания текущего объема запасов в любой момент времени можно получить реальные данные по запасам. Основными компонентами функций управления складскими запасами являются:

- управление основными данными складских запасов;

- управление местами складирования;

- учет складских запасов и управление ими;

- перемещение со склада на склад;

- перманентная инвентаризация.

Расчет потребности предприятия в основных средствах:

- нормирование;

- аналитический метод.

Планирование оптимальной величины запаса осуществляется путем:

- построения модели экономически обоснованного размера заказа;

- проведения объемно-стоимостного анализа (АВС-анализ).

Этот вид анализа предполагает разделение номенклатуры на группы в соответствии с объемами реализации. Основной объем реализации (70-80%) обеспечивается немногими номенклатурными позициями (10-20%). Соответственно издержки управления запасами зависят от динамики по этой ограниченной номенклатуре. Это свойство позволяет применять в управлении запасами принцип Парето: в первую очередь подлежат контролю позиции, обладающие наибольшим объемом реализации или наибольшей рублевой активностью.

На долю ограниченной номенклатуры запасов (гр. А) приходится основная часть их суммарной стоимости. В то же время суммарная стоимость наиболее многочисленной номенклатуры (гр. С) дешевых материалов мала.

При использовании метода АВС основное внимание уделяется группе А, поскольку даже небольшой % экономии по этой группе может сохранить крупную Σ.

Решение о закупках предприятие может принять лишь после разработки бюджета продаж. Сравнивая ожидаемые продажи с имеющимися запасами товаров на складе, принимается решение о необходимом объеме закупок – составляют бюджет закупок по форме (см.табл.2).

Таблица 2

Бюджет закупок

Наименование товара	Количество, шт.			Закупочная цена, руб.	Итого, руб.
	наличие	продажа (потребление)	закупка

Бюджет закупок составляется по основным товарным группам и по поставщикам.

Существенную помощь в планировании закупок оказывает анализ продаж на основании отчета об исполнении бюджета продаж. Этот документ входит в систему внутренней отчетности организации, поэтому не стандартизирован. Отчет содержит информацию о фактическом и плановом значении объемов реализации по основным товарным группам, видам отклонений и позволяет определить причины возникших отклонений.

На базе полученной информации принимаются решения по управлению запасами:

- производить ли далее закупки тех материалов, оборачиваемость которых низка?

- закупать ли товары с низким уровнем маржинального дохода?

- какие товарные группы включать в бюджет закупок в следующем периоде?

- какие дополнительные меры предпринять для расширения рынков сбыта товаров?