Учебник Макаровой

десятичного разряда. Рассмотрим структуру кода, начиная со старшего разряда:

1-й (старший) разряд выделен для классификационного признака "название факультета" и имеет следующие значения: 1 – коммерческий; 2 – информационные системы; 3 – для следующего названия факультета и т.д.; 2-й разряд выделен для классификационного признака "возраст" и имеет следующие

значения: 1 – до 20 лет; 2 – от 20 до 30 лет; 3 – свыше 30 лет; 3-й разряд выделен для классификационного признака "пол" и имеет следующие значения: 1 – мужчины; 2 – женщины; 4-й разряд выделен для классификационного признака "наличие детей у женщин" и имеет

следующие значения: 1 – есть дети; 2 – нет детей, 0 – для мужчин, так как подобной информации не требуется.

Принятая система кодирования позволяет легко расшифровать любой код группировки, например:

1310 – студенты коммерческого факультета, свыше 30 лет, мужчины; 2221 – студенты факультета информационных систем, от 20 до 30 лет, женщины, имеющие детей.

Параллельное кодирование используется для фасетной системы классификации. Суть метода заключается в следующем: все фасеты кодируются независимо друг от друга; для значений каждого фасета выделяется определенное количество разрядов кода. Параллельная система кодирования обладает теми же достоинствами и недостатками, что и фасетная система классификации.

Пример 2.16. Проведем кодирование информации, классифицированной с помощью фасетной схемы (см. рис. 2.6). Количество кодовых группировок определяется количеством фасетов и равно 4. Выберем десятичную систему счисления в качестве алфавита кодировки, что позволит для значений фасетов выделить один разряд и иметь длину кода, равную 4. В отличие от последовательного кодирования для иерархической системы классификации в данном методе не имеет значения порядок кодировки фасетов. В общем виде код можно записать как ХХХХ, где X – значение десятичного разряда. Рассмотрим структуру кода, начиная со старшего разряда:

1-й (старший) разряд выделен для фасета "пол" и имеет следующие значения: 1 -мужчины; 2 – женщины; 2-й разряд выделен для фасета "наличие детей у женщин" и имеет следующие значения: 1

– есть дети; 2 – нет детей, 0 – для мужчин, так как подобной информации не требуется; 3-й разряд выделен для фасета "возраст" и имеет следующие значения: 1 – до 20 лет; 2 – от 20 до 30 лет; 3 – свыше 30 лет; 4-й разряд выделен для фасета "название факультета" и имеет следующие значения: 1 –

радиотехнический, 2 – машиностроительный, 3 – коммерческий; 4 – информационные системы; 5 – математический и т.д.

Принятая система кодирования позволяет легко расшифровать любой код группировки, например:

2135 – женщины в возрасте свыше 30 лет, имеющие детей и являющиеся студентами математического факультета; 1021 – мужчины возраста от 20 до 30 лет, являющиеся студентами радиотехнического факультета.

Регистрационное кодирование

Регистрационное кодирование используется для однозначной идентификации объектов и не требует предварительной классификации объектов. Различают порядковую и серийно-порядковую систему.

Порядковая система кодирования предполагает последовательную нумерацию объектов числами натурального ряда. Этот порядок может быть случайным или определяться после предварительного упорядочения объектов, например по алфавиту. Этот метод применяется в том случае, когда количество объектов невелико, например кодирование названий факультетов университета, кодирование студентов в учебной группе.

Серийно-порядковая система кодирования предусматривает предварительное выделение групп объектов, которые составляют серию, а затем в каждой серии производится порядковая нумерация объектов. Каждая серия также будет иметь порядковую нумерацию. По своей сути серийно-порядковая система является смешанной: классифицирующей и идентифицирующей. Применяется тогда, когда

41

количество групп невелико.

Пример 2.17. Все студенты одного факультета разбиваются на учебные группы (в данной терминологии – серии), для которых используется порядковая нумерация. Внутри каждой

группы производится упорядочение фамилий студентов по алфавиту и каждому студенту присваивается номер.

КЛАССИФИКАЦИЯ ИНФОРМАЦИИ ПО РАЗНЫМ ПРИЗНАКАМ

Любая классификация всегда относительна. Один и тот же объект может быть классифицирован по разным признакам или критериям. Часто встречаются ситуации, когда в зависимости от условий внешней среды объект может быть отнесен к разным классификационным группировкам. Эти

рассуждения особенно актуальны при классификации видов информации без учета ее предметной ориентации, так как она часто может быть использована в разных условиях, разными потребителями, для разных целей.

На рис. 2.8 приведена одна из схем классификации циркулирующей в организации (фирме) информации. В основу классификации положено пять наиболее общих признаков: место возникновения, стадия обработки, способ отображения, стабильность, функция управления.

Рис. 2.8. Классификация информации, циркулирующей в организации

Место возникновения. По этому признаку информацию можно разделить на входную, выходную, внутреннюю, внешнюю.

Входная информация – это информация, поступающая в фирму или ее подразделения.

Выходная информация – это информация, поступающая из фирмы в другую фирму, организацию (подразделение).

Одна и та же информация может являться входной для одной фирмы, а для другой, ее вырабатывающей, выходной. По отношению к объекту управления (фирма или ее подразделение: цех, отдел, лаборатория) информация может быть определена как внутренняя, так и внешняя.

Внутренняя информация возникает внутри объекта, внешняя информация - за пределами объекта.

Пример 2.18. Содержание указа правительства об изменении уровня взимаемых налогов для фирмы является, с одной стороны, внешней информацией, с другой стороны – входной. Сведения фирмы в налоговую инспекцию о размере отчислении в госбюджет являются, с одной стороны, выходной информацией, с другой стороны – внешней по отношению к налоговой инспекции.

Стадия обработки. По стадии обработки информация может быть первичной, вторичной, промежуточной, результатной.

Первичная информация – это информация, которая возникает непосредственно в процессе деятельности объекта и регистрируется на начальной стадии.

Вторичная информация – это информация, которая получается в результате обработки первичной

42

информации и может быть промежуточной и результатной.

Промежуточная информация используется в качестве исходных данных для последующих расчетов.

Результатная информация получается в процессе обработки первичной и промежуточной информации и используется для выработки управленческих решений.

Пример 2.19. В художественном цехе, где производится роспись чашек, в конце каждой

смены регистрируется общее количество произведенной продукции и количество расписанных чашек каждым работником. Это первичная информация. В конце каждого месяца мастер подводит итоги первичной информации. Это будет, с одной стороны, вторичная промежуточная информация, а с другой стороны – результатная. Итоговые данные поступают в бухгалтерию, где производится расчет заработной платы каждого работника в зависимости от его выработки. Полученные расчетные данные – результатная информация.

Способ отображения. По способу отображения информация подразделяется на текстовую и графическую.

Текстовая информация – это совокупность алфавитных, цифровых и специальных символов, с помощью которых представляется информация на физическом носителе (бумага, изображение на экране дисплея).

Графическая информация – это различного рода графики, диаграммы, схемы, рисунки и т.д. Стабильность. По стабильности информация может быть переменной (текущей) и постоянной

(условно-постоянной).

Переменная информация отражает фактические количественные и качественные характеристики производственно-хозяйственной деятельности фирмы. Она может меняться для каждого случая как по назначению, так и по количеству. Например, количество произведенной продукции за смену, еженедельные затраты на доставку сырья, количество исправных станков и т.п.

Постоянная (условно-постоянная) информация – это неизменная и многократно используемая в течение длительного периода времени информация. Постоянная информация может быть справочной, нормативной, плановой:

§постоянная справочная информация включает описание постоянных свойств объекта в виде устойчивых длительное время признаков. Например, табельный номер служащего, профессия работника, номер цеха и т.п.;

§постоянная нормативная информация содержит местные, отраслевые и общегосударственные нормативы. Например, размер налога на прибыль, стандарт на качество продуктов определенного вида, размер минимальной оплаты труда, тарифная сетка оплаты государственным служащим;

§постоянная плановая информация содержит многократно используемые в фирме плановые показатели. Например, план выпуска телевизоров, план подготовки специалистов

определенной квалификации.

Функция управления. По функциям управления обычно классифицируют экономическую информацию. При этом выделяют следующие группы: плановую, нормативно-справочную, учетную и оперативную (текущую).

Плановая информация – информация о параметрах объекта управления на будущий период. На эту информацию идет ориентация всей деятельности фирмы.

Пример 2.20. Плановой информацией фирмы могут быть такие показатели, как план выпуска продукции, планируемая прибыль от реализации, ожидаемый спрос на продукцию и т.д.

Нормативно-справочная информация содержит различные нормативные и справочные данные. Ее обновление происходит достаточно редко.

Пример 2.21. Нормативно-справочной информацией на предприятии являются:

§время, предназначенное для изготовления типовой детали (нормы трудоемкости);

§среднедневная оплата рабочего по разряду;

§оклад служащего;

43

§адрес поставщика или покупателя и т.д.

Учетная информация - это информация, которая характеризует деятельность фирмы за определенный прошлый период времени. На основании этой информации могут быть проведены следующие действия: скорректирована плановая информация, сделан анализ хозяйственной деятельности фирмы, приняты решения по более эффективному управлению работами и пр. На практике в качестве учетной информации может выступать информация бухгалтерского учета, статистическая информация и информация оперативного учета.

Пример 2.22. Учетной информацией являются: количество проданной продукции за определенный период времени; среднесуточная загрузка или простой станков и т.п.

Оперативная (текущая) информация – это информация, используемая в оперативном управлении и характеризующая производственные процессы в текущий (данный) период времени. К оперативной информации предъявляются серьезные требования по скорости поступления и обработки, а также по степени ее достоверности. От того, насколько быстро и качественно проводится ее обработка, во многом зависит успех фирмы на рынке.

Пример 2.23. Оперативной информацией являются:

§количество изготовленных деталей за час, смену, день;

§количество проданной продукции за день или определенный час;

§объем сырья от поставщика на начало рабочего дня и т.д.

44

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОПРОВЕРКИ

1.В чем различие информации и данных?

2.Что такое адекватность и в каких формах она проявляется?

3.Какие существуют меры информации и когда ими надо пользоваться?

4.Расскажите о синтаксической, семантической, прагматической мерах информации.

5.Какие существуют показатели качества информации?

6.Что такое система классификации информации?

7.Основные идеи иерархического, фасетного, дескрипторного методов классификации. Примеры.

8.Что такое система кодирования информации? Классификация методов.

9.Что такое классификационное, регистрационное кодирование? Примеры.

10.Сопоставьте назначения системы классификации и системы кодирования.

11.Расскажите о классификации информации, циркулирующей в организации.

ЛИТЕРАТУРА

1. Гуменюк В.Е. Основы создания отраслевой системы ведения общесоюзных классификаторов технико-экономической информации: Практ. руководство. - М: Финансы и статистика, 1985.

2.Научные основы организации управления и построения АСУ / Под ред. В. Л. Бройдо, В. С. Крылова. - М.: Высшая школа, 1990.

3.Пономарева К.В., Кузьмин Л.Г. Информационное обеспечение АСУ. - М.: Высшая школа, 1991.

4.Суханов А.П. Информация и прогресс. - Новосибирск: Наука, 1988.

ГЛАВА 3. ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ И ТЕХНОЛОГИИ

3.1.ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ

3.2.СТРУКТУРА И КЛАССИФИКАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ

3.3.ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

3.4.ВИДЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

В прошлом информация считалась сферой бюрократической работы и ограниченным инструментом для принятия решений. Сегодня информацию рассматривают как один из основных ресурсов развития общества, а информационные системы и технологии как средство повышения производительности и эффективности работы людей.

Наиболее широко информационные системы и технологии используются в производственной, управленческой и финансовой деятельности, хотя начались подвижки в сознании людей, занятых и в других сферах, относительно необходимости их внедрения и активного применения. Это определило угол зрения, под которым будут рассмотрены основные области их применения. Главное внимание

уделяется рассмотрению информационных систем и технологий с позиций использования их возможностей для повышения эффективности труда работников информационной сферы производства и поддержки принятия решений в организациях (фирмах).

Цель главы – изложить основные идеи, связанные с использованием информационных систем и информационных технологий, познакомить с существующим разнообразием типов систем, определяющих соответствующую

информационную технологию работы на персональном компьютере в целях поддержки принятия решений.

45

документов.

60-е гг. знаменуются изменением отношения к информационным системам. Информация, полученная из них, стала применяться для периодической отчетности по многим параметрам. Для этого организациям требовалось компьютерное оборудование широкого назначения, способное обслуживать множество функций, а не только обрабатывать счета и считать зарплату, как было ранее.

В 70-х – начале 80-х гг. информационные системы начинают широко использоваться в качестве средства управленческого контроля, поддерживающего и ускоряющего процесс принятия решений.

К концу 80-х гг. концепция использования информационных систем вновь изменяется. Они

становятся стратегическим источником информации и используются на всех уровнях организации любого профиля. Информационные системы этого периода, предоставляя вовремя нужную информацию, помогают организации достичь успеха в своей деятельности, создавать новые товары и услуги, находить новые рынки сбыта, обеспечивать себе достойных партнеров, организовывать выпуск продукции по низкой цене и многое другое.

Процессы в информационной системе

Процессы, обеспечивающие работу информационной системы любого назначения, условно можно представить в виде схемы (рис. 3.1), состоящей из блоков:

§ввод информации из внешних или внутренних источников;

§обработка входной информации и представление ее в удобном виде;

§вывод информации для представления потребителям или передачи в другую систему;

§обратная связь – это информация, переработанная людьми данной организации для коррекции входной информации.

Информационная система определяется следующими свойствами:

§любая информационная система может быть подвергнута анализу, построена и управляема на основе общих принципов построения систем;

§информационная система является динамичной и развивающейся;

§при построении информационной системы необходимо использовать системный подход;

§выходной продукцией информационной системы является информация, на основе которой принимаются решения;

§информационную систему следует воспринимать как человеко-компьютерную систему обработки информации.

Рис. 3.1. Процессы в информационной системе

В настоящее время сложилось мнение об информационной системе как о системе, реализованной с помощью компьютерной техники. Хотя в общем случае информационную систему можно понимать и в некомпьютерном варианте.

Чтобы разобраться в работе информационной системы, необходимо понять суть проблем, которые она решает, а также организационные процессы, в которые она включена. Так, например, при

определении возможности компьютерной информационной системы для поддержки принятия решений следует учитывать:

§структурированность решаемых управленческих задач;

§уровень иерархии управления фирмой, на котором решение должно быть принято;

§принадлежность решаемой задачи к той или иной функциональной сфере бизнеса;

48

§вид используемой информационной технологии.

Технология работы в компьютерной информационной системе доступна для понимания специалистом некомпьютерной области и может быть успешно использована для контроля процессов профессиональной деятельности и управления ими.

Что можно ожидать от внедрения информационных систем

внедрение информационных систем может способствовать:

§получению более рациональных вариантов решения управленческих задач за счет внедрения математических методов и интеллектуальных систем и т.д.;

§освобождению работников от рутинной работы за счет ее автоматизации;

§обеспечению достоверности информации;

§замене бумажных носителей данных на магнитные диски или ленты, что приводит к более

рациональной организации переработки информации на компьютере и снижению объемов документов на бумаге;

§совершенствованию структуры потоков информации и системы документооборота в фирме;

§уменьшению затрат на производство продуктов и услуг;

§предоставлению потребителям уникальных услуг;

§отысканию новых рыночных ниш;

§привязке к фирме покупателей и поставщиков за счет предоставления им разных скидок и услуг.

РОЛЬ СТРУКТУРЫ УПРАВЛЕНИЯ В ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЕ

Общие положения

Создание и использование информационной системы для любой организации нацелены на решение следующих задач.

1.Структура информационной системы, ее функциональное назначение должны соответствовать целям, стоящим перед организацией. Например, в коммерческой фирме – эффективный бизнес; в государственном предприятии – решение социальных и экономических задач.

2.Информационная система должна контролироваться людьми, ими пониматься и использоваться в соответствии с основными социальными и этическими принципами.

3.Производство достоверной, надежной, своевременной и систематизированной информации. Построение информационной системы можно сравнить с постройкой дома. Кирпичи, гвозди, цемент

ипрочие материалы, сложенные вместе, не дают дома. Нужны проект, землеустройство, строительство и др., чтобы появился дом.

Аналогично для создания и использования информационной системы необходимо сначала понять структуру, функции и политику организации, цели управления и принимаемых решений, возможности компьютерной технологии. Информационная система является частью организации, а ключевые

элементы любой организации – структура и органы управления, стандартные процедуры, персонал, субкультура.

Построение информационной системы должно начинаться с анализа структуры управления организацией.

Структура управления организацией

Координация работы всех подразделений организации осуществляется через органы управления разного уровня. Под управлением понимают обеспечение поставленной цели при условии реализации следующих функций: организационной, плановой, учетной, анализа, контрольной, стимулирования. Рассмотрим содержание управленческих функций.

Организационная функция заключается в разработке организационной структуры и комплекса нормативных документов: штатного расписания фирмы, отдела, лаборатории, группы и т.п. с указанием подчиненности, ответственности, сферы компетенции, прав, обязанностей и т.п. Чаще всего это излагается в положении по отделу, лаборатории или должностных инструкциях.

49

Планирование (плановая функция) состоит в разработке и реализации планов по выполнению поставленных задач. Например, бизнес-план для всей фирмы, план производства, план маркетинговых исследований, финансовый план, план проведения научно-исследовательской работы и т.д. на различные сроки (год, квартал, месяц, день).

Учетная функция заключается в разработке или использовании уже готовых форм и методов учета показателей деятельности фирмы: бухгалтерский учет, финансовый учет, управленческий учет и т.п. В общем случае учет можно определить как получение, регистрацию, накопление, обработку и предоставление информации о реальных хозяйственных процессах.

Анализ или аналитическая функция связывается с изучением итогов выполнения планов и заказов, определением влияющих факторов, выявлением резервов, изучением тенденций развития и т.д.

Выполняется анализ разными специалистами в зависимости от сложности и уровня анализируемого объекта или процесса. Анализ результатов хозяйственной деятельности фирмы за год и более проводят специалисты, а на уровне цеха, отдела – менеджер этого уровня (начальник или его заместитель) совместно со специалистом-экономистом.

Контрольная функция чаще всего осуществляется менеджером: контроль за выполнением планов, расходованием материальных ресурсов, использованием финансовых средств и т.п.

С т и м у л u p о в а н и е или мотивационная функция предполагает разработку и применение различных методов стимулирования труда подчиненных работников:

§финансовые стимулы – зарплата, премия, акции, повышение в должности и т.п.;

§психологические стимулы – благодарности, грамоты, звания, степени, доски почета и т.п.

Впоследние годы в сфере управления все активнее стали применяться понятие "принятие решения"

исвязанные с этим понятием системы, методы, средства поддержки принятия решений.

Принятие решения – акт целенаправленного воздействия на объект управления, основанный на анализе ситуации, определении цели, разработке программы достижения этой цели.

Структура управления любой организации традиционно делится на три уровня: операционный, функциональный и стратегический.

Уровни управления (вид управленческой деятельности) определяются сложностью решаемых задач. Чем сложнее задача, тем более высокий уровень управления требуется для ее решения. При этом следует понимать, что более простых задач, требующих немедленного (оперативного) решения, возникает значительно большее количество, а значит, и уровень управления для них нужен другой – более низкий, где принимаются решения оперативно. При управлении необходимо также учитывать динамику реализации принимаемых решений, что позволяет рассматривать управление под углом временного фактора.

На рис. 3.2 отображены три уровня управления, которые соотнесены с такими факторами, как степень возрастания власти, ответственности, сложности решаемых задач, а также динамика принятия решений по реализации задач.

Рис. 3.2. Пирамида уровней управления, отражающая возрастание власти, ответственности, сложности и

50