Правила делегирования: (что, когда, кому, как?)
Что делегировать:
рутинную работу,
мелкие, незначительные дела,
работу, требующую узкой специализации,
подготовительную работу (например, сбор информации),
участие в совещаниях, если сотрудник может представить позицию руководителя.
Не желательно делегировать:
управленческие функции (определение политики предприятия, решение стратегических задач, постановку целей, контроль результатов; руководство сотрудниками)
задачи высокой степени риска
нестандартные задачи
актуальные срочные дела, не оставляющие времени для объяснения и проверки
задачи доверительного характера
Когда делегировать:
при повышении сотрудника,
при приеме нового сотрудника, имеющего соответствующую специализацию,
в случае проблемных или кризисных ситуаций, когда Вам нужно переключиться на решение важных проблем,
при появлении новых сфер деятельности, соответствующих специальности сотрудника.
Кому делегировать:
сотрудникам, находящимся в непосредственном подчинении,
сотрудникам, имеющим соответствующую специализацию,
способным сотрудникам,
сотрудникам, имеющим свободное время,
сотрудникам, которые хотят выполнить трудные или дополнительные задачи,
с учетом мотивации сотрудников,
сотрудники, нуждающиеся в приобретении опыта,
сотрудникам, которых нужно проверить.
Как делегировать:
крупные и важные задачи делегируйте в приказном порядке, лучше – в письменном виде,
новые и сложные задачи делегируйте пятиступенчатым методом:
мотивируйте сотрудника,
объясните задачу,
расскажите (покажите) как делать,
скажите о способах контроля, коррекции и оценки,
установите сроки и делегируйте,
делегировать нужно заблаговременно, сразу после составления плана
объясните смысл и значение задачи;
делегировать нужно задачу полностью, а не частями,
не поручайте одну и ту же работу двум разным сотрудникам, не знающим об этом,
делегируйте с передачей полной инструкции, как это выполнить,
предоставляйте сотруднику возможность повышения квалификации,
обеспечивайте сотруднику доступ к необходимой информации,
избегайте нежелательного вмешивания, чтобы не перечеркивать делегирование,
при необходимости не забывайте советовать и рекомендовать,
требуйте отчеты о проделанной работе,
контролируйте конечные результаты,
хвалите за успехи, критикуйте за ошибки.
Методы тайм-менеджмента
Метод “АЛЬПЫ” состоит из 5 стадий:
составление заданий
оценка длительности мероприятий по их выполнению;
резервирование времени (в соотношении 60:40);
принятие решений по приоритетам;
контроль и перенос несделанного.
Первая стадия – составление заданий. Для этого необходимо записать все то, что Вы хотите или должны сделать на следующий день:
задачи из списка дел или из недельного плана;
невыполненное накануне;
добавившиеся дела;
сроки, которые надо соблюсти;
периодически возникающие задачи.
При составлении плана дня придерживайтесь основного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60% Вашего времени и приблизительно 40% должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел.
Если Вы исходите из 10-часового рабочего дня, то это значит, что Вам следует охватить планом не более 6 часов. Однако Вашей целью должен быть 8-часовой рабочий день, при этом запланированное время должно составить примерно 5 часов!