54) Структура управления энергохозяйством, ее совершенствование

55) Назначение, методика разработки и содержание должностных инструкций работников энергохозяйства

56) Организация делопроизводства и содержание деловой корреспонденции

Делопроизводство представляет собой систему операций, направленных на решение следующих задач:

• создание документов;

• определение их формы, содержания;

• предоставление работникам управления документированной информации.

Делопроизводство - это деятельность, обеспечивающая документирование (создание документа) и организацию работы с официальными документами.

Делопроизводство состоит из трех составных частей:

• подготовка управленческих документов;

• работа с документами;

• систематизация документов и организация их архивного хранения.

Организации вынуждены и обязаны поддерживать постоянную связь друг с другом и со своими клиентами. В большинстве организаций служебные письма - различные по содержанию документы, пересылаемые по почте, - преобладают над остальными документами, составляя 80 % входящей и исходящей документации. Служебные письма позволяют оперативно решать самые разнообразные вопросы производственной, коммерческой и финансовой деятельности организации. Отправленная и полученная корреспонденция хранится в организации и служит доказательством принятых решений.

Иногда деловое общение осуществляется лишь с помощью письма. Служебные письма могут выполняться либо от руки, либо в машинописном виде. Высокое качество подготовки корреспонденции обязательно, потому, что она представляет собой "лицо" данной организации и должна производить хорошее впечатление.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т. д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени органи-зации.

Форма изложения текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т. д.) возможна в двух случаях: письмо оформляется на должностном бланке, письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

Письмо состоит из следующих составных частей: обращение, вступление, основное содержание, заключение.

Если письмо состоит из двух частей, то первая - это обоснование, изложение причин написания письма, мотивировка, а вторая - заключение, просьба или отказ, напоминание, предложение и т. п.

Есть письма, состоящие из одной части - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования.

Текст письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц.

Наиболее часто употребляемые формы обращения: Уважаемый Сергей Петрович!; Господин Титов!; Сергей Петрович!; Уважаемый господин Титов!; Уважаемая госпожа Петровская!; Уважаемые господа!

При обращении к высшим должностным лицам органов власти, депутатам, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм, а также к духовным лицам различных вероисповеданий принято обращение с указанием должности без фамилии.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причину его написания (ссылка на документ, констатация факта, события, сложившейся ситуации).

Основное содержание письма составляют описание события или ситуа-ции, их анализ и приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.

Заключение начинается словами: ПРОСИМ (письмо-просьба или запрос), ВЫСЫЛАЕМ, НАПРАВЛЯЕМ, ПРЕДСТАВЛЯЕМ

(сопроводительное письмо), СООБЩАЕМ (информационное письмо).

Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости:

С уважением,

Президент компании И. П. Яшин

или

Искренне Ваш,

Директор объединения Н. А. Федоров