M I C R O S O F T A C C E S S

ЗАДАНИЯ

9.1. Разработка базы данных Студенты ОмГУПС

Для этого необходимо выполнить следующие действия:

1. Запустить программу Microsoft Access 2000.

2. В окне Microsoft Access включить переключатель Новая база данных и щелкнуть на кнопке ОК.

3. В окне Файл новой базы данных в поле адреса выбрать личную папку; в поле Тип файла выбрать тип Базы данных Microsoft Access; в поле Имя файла ввести имя Студенты ОмГУПС; затем щелкнуть на кнопке Создать. При этом откроется окно новой базы данных – Студенты ОмГУПС: база данных.

4. Открыть панель Таблицы из списка Объекты.

5. Двойным щелчком на значке Создание таблицы в режиме конструктора открыть бланк создания структуры таблицы.

6. Задать в таблице следующие поля:

Имя поля	Тип поля	Свойства поля
Шифр	Числовой	Условие на значение – >999 And <10000; Обязательное поле – Да; Индексированное поле – Да (Совпадения не допускаются)
Фамилия	Текстовый	Размер поля – 30
Дата рождения	Дата/время	Маска ввода – 00.00.00
Стипендия	Денежный	Условие на значение – <800

7. Закрыть окно конструктора. При закрытии окна задать имя таблицы Группа N (например, Группа 46-а), установить автоматическое создание ключевого поля. В результате последней операции в таблице будет автоматически создано поле Код типа Счетчик для хранения порядкового номера записей.

8. Открыть созданную таблицу Группа N двойным щелчком на ее значке, установить необходимую ширину столбцов и наполнить таблицу экспериментальным содержанием, добавив 6-8 записей с данными о студентах группы N (рисунок 1). После ввода данных закрыть таблицу.

9.2. Работа с данными таблицы Группа N

1. С помощью команды главного меню Записи→Сортировка или кнопок панели инструментов представьте данные в упорядоченном виде:

а) по фамилии в алфавитном порядке;

б) по убыванию размера стипендии;

в) по уменьшению возраста.

Рисунок 1 – Пример таблицы Группа N

2. С помощью команды главного меню Записи→Фильтр→Расширенный фильтр сделайте выборку данных:

а) студентов, не получающих стипендии. Выведите на экран только поле Фамилия (в алфавитном порядке);

б) студентов, родившихся до 01.08.84 г. Выведите на экран только поля Фамилия и Дата рождения (по уменьшению возраста).

3. Отмените установленные параметры фильтра и сортировки данных и выведите на экран таблицу Группа N полностью.

9.3. Разработка базы данных Адресная книга

1. С помощью мастера создайте таблицу Адресная книга, в которую из шаблона таблицы Студенты введите следующие поля в указанном порядке: КодСтудента, Фамилия, Имя, Отчество, Адрес, НомерТелефона.

2. В созданную структуру таблицы Адресная книга добавьте поле Шифр перед полем Фамилия, задайте свойства этого поля аналогично соответствующему полю из таблицы Группа N.

3. Созданную таблицу Адресная книга наполните экспериментальным содержанием, добавив 8-10 записей, в числе которых должны быть и записи из таблицы Группа N (рисунок 2). Закройте таблицу.

Рисунок 2 – Пример таблицы Адресная книга

4. Откройте таблицу Адресная книга. Удалите из нее две последних записи. Закройте таблицу.

5. Введите записи заново с использованием формы ввода данных. Для этого сначала создайте форму, выбрав в окне Студенты ОмГУПС: база данных команду Формы→Создать→ Автоформа: в столбец. Затем откройте форму, перейдите к нужному номеру записи и введите данные.

6. Откройте таблицу Адресная книга, проверьте правильность ввода данных, закройте таблицу и завершите работу с программой.

9.4. Создание межтабличных связей

Для создания межтабличных связей необходимо выполнить следующие действия:

1. Запустить программу Microsoft Access 2000.

2. В окне Microsoft Access включить переключатель Открыть базу данных, выбрать ранее созданную базу Студенты ОмГУПС и щелкнуть на кнопке ОК.

3. В окне Студенты ОмГУПС: база данных открыть панель Таблицы. Убедитесь, что на ней присутствуют значки ранее созданных таблиц Группа N и Адресная книга.

4. Открыть окно Схема данных, щелкнув на панели инструментов кнопку или выбрав из главного меню команду Сервис→Схема данных. Одновременно с открытием окна Схема данных открывается диалоговое окно Добавление таблицы, на вкладке Таблицы которого можно выбрать таблицы, между которыми создаются связи.

5. Щелчком на кнопке Добавить выбрать таблицы Группа N и Адресная книга – в окне Схема данных откроются списки полей этих таблиц.

6. При нажатой клавише Ctrl выделить в таблице Группа N два поля – Шифр и Фамилия.

7. Перетащить эти поля на список полей таблицы Адресная книга. При отпускании кнопки мыши автоматически откроется диалоговое окно Изменение связей.

8. В окне Изменение связей выбрать поля Шифр и Фамилия таблицы Группа N, включаемые в связь. Не следует устанавливать флажок Обеспечение целостности данных – в данном упражнении это не требуется, но может препятствовать постановке учебных опытов с таблицами.

9. Закройте диалоговое окно Изменение связей и в окне Схема данных рассмотрите образовавшуюся связь. Убедитесь в том, что линию связи можно выделить щелчком левой кнопки мыши, а щелчком правой кнопки мыши открывается контекстное меню, позволяющее разорвать связь или отредактировать ее.

10. Закройте окно Схема данных.

9.5. Создание запроса

1. В окне Студенты ОмГУПС: база данных откройте панель Запросы. Дважды щелкните на значке Создание запроса в режиме конструктора. В Окне Добавление таблицы выберите таблицы, на основе которых составляется запрос (Группа N и Адресная книга).

2. В бланке Запрос на выборку в списках полей таблиц Группа N и Адресная книга поочередно двойным щелчком задайте поля, включаемые в запрос, в следующем порядке: Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения, Адрес. Установите сортировку по фамилии. Сохраните запрос с именем Список.

3. Аналогичным образом создайте запрос Ведомость на выплату стипендии, включив в него поля Фамилия, Имя, Отчество, Стипендия. При этом выполните сортировку данных по фамилии, для поля Стипендия установите условие отбора >0 .

4. Создайте запрос на расчет итоговых значений по полю Стипендия. Для этого нужно выполнить следующую последовательность действий: Запросы→Создать→Простой запрос→[Выбрать таблицу Группа N, поле Стипендия]→[Выбрать отчет Итоговый]→[В окне Итоги установить флажки Sum (суммирование), Avg (среднее значение), Min (минимальное значение), Max (максимальное значение), Подсчет записей]→Сохранить запрос с именем Итоги.

5. По очереди откройте двойным щелчком созданные запросы Список, Ведомость на выплату стипендии, Итоги и убедитесь в правильности указанных в них данных.

9.6. Создание отчета

1. В окне Студенты ОмГУПС: база данных откройте панель Отчеты.

2. Создайте отчет Ведомость на выплату стипендии. Для этого выполните команду Создать→Автоотчет: ленточный. В качестве источника данных выберите созданный ранее запрос Ведомость на выплату стипендии.

3. По данным таблицы Адресная книга с помощью мастера отчетов создайте телефонный справочник – отчет, в который включите только поля Фамилия (в алфавитном порядке) и Телефон. Сохраните этот отчет с именем Список телефонов.

4. Завершите работу с программой.

4