2.3. Создание отчета по базе данных
Отчет– это итоговый документ, создаваемый на основе базы данных. По своим свойствам и структуре отчеты похожи на формы, но предназначены только для вывода данных, причем для вывода не на экран, а на принтер. Они содержат колонтитулы, номера страниц и другие специальные элементы оформления, характерные для печатных документов.
Microsoft Accessпредоставляет пять различных способов подготовки отчетов (рис. 9):
создание отчета вручную в режиме конструктора;
полуавтоматическое создание отчета с помощью мастера отчетов;
автоматическое создание с помощью одного из двух мастеров Автоотчет, которые автоматически включают в отчет все поля выбранных таблиц или запросов;
создание диаграмм в пошаговом режиме с использованием мастера диаграмм;
создание почтовых наклеек с помощью мастера почтовых наклеек.
В отчет могут входить как все данные, так и отдельные избранные данные, содержащиеся в записях. Отчеты могут создаваться как на основе таблиц, так и на основе запросов. При сохранении отчета сохраняется только его структура. Данные, отражаемые в режиме предварительного просмотра отчета, не сохраняются вместе с отчетом. Данные в отчете всегда соответствуют текущему состоянию базы данных.
2.4. Пример выполнения задания
З а д а н и е. Создать различные виды запроса и отчет по разработанной ранее БД Студенты ОмГУПСа.
2.4.1. Создание запроса в режиме конструктора
Для создания запроса необходимо выполнить следующие действия:
1) в окне Студенты ОмГУПСа: база данныхоткрыть панельЗапросы.Дважды щелкнуть на значкеСоздание запроса в режиме конструктора.В ОкнеДобавление таблицывыбрать таблицыГруппа N иАдресная книга, на основе которых составляется запрос;
2) в бланке Запрос на выборкув списках полей таблицГруппа N иАдресная книгапоочередно двойным щелчком задать поля, включаемые в запрос, в следующем порядке:Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения, Адрес. Установить сортировку по фамилии. Сохранить запрос с именемСписок.
Рис. 9. Окно выбора способа создания отчета
2.4.2. Создание запроса на расчет итоговых значений по полю Стипендия
Для создания запроса нужно выполнить следующие действия:
1) в окне Студенты ОмГУПСа: база данныхоткрыть панельЗапросы, щелкнутьСоздать → Простой запрос, выбрать таблицуГруппа N, поле Стипендия,установить переключательИтоговый отчет, щелкнуть на кнопкеИтогии в открывшемся окне установить флажкиSum(суммирование),Avg(среднее значение), Min (минимальное значение), Max(максимальное значение),Подсчет записей. Сохранить запрос с именемИтоги;
2) по очереди открыть двойным щелчком созданные запросы Список,Ведомость на выплату стипендии, Итогии убедиться в правильности указанных в них данных.
2.4.3. Создание отчета Ведомость на выплату стипендии
В окне Студенты ОмГУПСа: база данныхоткрыть панельОтчеты, и выполнить командуСоздать → Автоотчет: ленточный. В качестве источника данных выбрать созданный ранее запросВедомость на выплату стипендии.
2.5. Задание
1) Представьте данные таблицы Группа Nв упорядоченном виде:
по фамилии в алфавитном порядке;
по убыванию размера стипендии;
по уменьшению возраста.
2) Сделайте выборку данных таблицы Группа N:
студентов, не получающих стипендию (выведите на экран в алфавитном порядке только поле Фамилия);
студентов, родившихся до 01.08.84 (выведите на экран по уменьшению возраста только поля ФамилияиДата рождения).
3) Отмените установленные параметры фильтра и сортировки данных и выведите на экран полностью таблицу Группа N.
4) Создайте запрос на выборку, включив в него поля Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения, Адрес.
5) Создайте запрос Ведомость на выплату стипендии, включив в него поляФамилия, Имя, Отчество, Стипендия. Для поляСтипендия установите условие отбора согласно варианту из табл. 4, выведите фамилии в алфавитном порядке.
Т а б л и ц а 4
Варианты индивидуальных заданий по созданию запроса
|
Вариант |
Условие отбора стипендии |
Вариант |
Условие отбора стипендии |
|
1 |
> 0 |
7 |
> 200 |
|
2 |
< 500 |
8 |
> 400 |
|
3 |
> 100 |
9 |
> 600 |
|
4 |
> 300 |
10 |
> 350 |
|
5 |
> 500 |
11 |
> 250 |
|
6 |
> 300 |
12 |
> 450 |
6) Создайте запрос на получение итоговых значений по полю Стипендияв соответствии с условием варианта из табл. 4.
7) Создайте отчет Ведомость на выплату стипендии.
8) По данным таблицы Адресная книгас помощью мастера отчетов создайте телефонный справочник – отчет, в который включите только поляФамилия(в алфавитном порядке) иТелефон. Сохраните этот отчет с именемСписок телефонов.
В присутствии преподавателя установите в запросе с именем Списоксортировку по фамилии, создайте автоотчет на основе базы данныхГруппа N.
Библиографический список
1. Информатика. Базовый курс / С. В. С и м о н о в и ч, Г. А. Е в с е е в, В. И. М у р а х о в с к и й, С. И. Б о б р о в с к и й. СПб: Питер, 2001. 640 с.
2. MicrosoftOffice2000: Справочник / Под ред. Ю. К. К о л е с н и к о в а. СПб: Питер, 1999. 480 с.
3. С т о ц к и й Ю. С. Самоучитель Office2000. СПб: Питер, 2000. 608 с.
4. Ш а ф р и н Ю. А. 1500 основных понятий, терминов и практических советов для пользователей персональным компьютером. М.: Дрофа, 2001. 272 с.