Методика по Информатике / Access / Методичка Ступаков и задания / Лаб №1 по ACCESS 2009

6

Лабораторная работа 1

Создание базы данных (БД)

З а д а н и е.

1. Создать БД Студенты ОмГУПСа, состоящую из заготовок таблиц: Специальности ОмГУПСа, Пол, ФИО, Адрес, Учебное заведение. Таблицы создавать в конструкторе таблиц.

2. Установить межтабличные связи.

1.1. Создание базы данных

Для создания БД необходимо выполнить следующие действия:

1) запустить программу Microsoft Access: Пуск → Программы → Офис → Microsoft Access;

2) в окне Microsoft Access нажать кнопку Office ;

Рис. 1. Вывод списка возможных действий с документом БД

3) в окне Новая база данных в поле адреса выбрать личную папку; в поле Имя файла ввести имя Студенты ОмГУПСа; затем щелкнуть на кнопке Создать;

4) открыть вкладку ленты Создание → Конструктор таблиц (рис. 2);

5) задать имена и тип данных полей таблиц (рис. 3) в соответствии с табл. 1 – 5;

6) задать свойства полей таблиц (рис. 4) в соответствии с табл. 1 – 5.

Для создания ключевого поля необходимо выделить соответствующее поле, щелкнуть на нем правой кнопкой мыши и выбрать в раскрывшемся меню пункт Ключевое поле, либо воспользоваться кнопкой ленты Ключевое поле.

Р ис. 2. Вызов Конструктора таблиц

Рис. 3. Создание полей новой таблицы в режиме конструктора

Рис. 4. Пример задания свойств поля таблицы

В таблицах 1 – 5 указаны характеристики полей таблиц Специальности ОмГУПСа, Пол, ФИО, Адрес, Учебное заведение. Значения записей таблиц Специальности ОмГУПСа и Пол установить в соответствии с рис. 5, а, б. Значения вносятся после создания таблицы.

Так как для заполнения таблицы ФИО потребуются значения из таблиц Специальности ОмГУПСа и Пол, необходимо сначала создать таблицы Специальности ОмГУПСа и Пол и заполнить их.

а б

Рис. 5. Значения записей таблиц

а  Специальности ОмГУПСа;

б  Пол

При создании таблицы ФИО в режиме конструктора в окне Свойства поля выбрать вкладку Подстановка сначала для поля Специальность, а затем для поля Пол в соответствии с рис. 6 а, б.

П ри создании таблиц следует обратить внимание на то, что поля с одинаковыми именами в разных таблицах должны иметь одинаковые свойства.

а б

Рис. 6. Значения вкладки Подстановка

а – поля Специальность таблицы ФИО;

б – поля Пол таблицы ФИО

1.2. Создание межтабличных связей

Для создания межтабличных связей необходимо выполнить следующие действия:

1) открыть вкладку ленты Работа с базами данных;

2) нажать на кнопку Схема данных . Одновременно с окном Схема данных открывается диалоговое окно Добавление таблицы (рис. 7), где на вкладке Таблицы можно выбрать таблицы, между которыми создаются связи;

Рис. 7. Диалоговое окно Добавление таблицы

3) щелчком на кнопке Добавить выбрать таблицы ФИО, Адрес, Специальности ОмГУПСа, Учебное заведение и Пол – в окне Схема данных откроются списки полей этих таблиц;

4) выделить в таблице ФИО поле Шифр;

5) перетащить это поле на поле Шифр таблицы Адрес. При отпускании кнопки мыши автоматически откроется диалоговое окно Изменение связей (рис. 8), в котором необходимо установить флажки Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление и Каскадное удаление связанных записей. В диалоговом окне должен отображаться Тип Отношения (например, один-к-одному). Этот тип отношения отображается и на схеме данных (рис. 9). Если свойства полей связываемых таблиц различны, то тип отношения не определен и на схеме данных связь не отображается. Следует обратить внимание, что таблицы, между которыми устанавливаются связи, должны быть закрыты.

6) закрыть диалоговое окно Изменение связей и в окне Схема данных рассмотреть образовавшуюся связь. Убедиться в том, что линию связи можно выделить щелчком левой кнопки мыши, а щелчком правой кнопки мыши открыть контекстное меню, позволяющее разорвать связь или отредактировать ее;

Рис. 8. Диалоговое окно Изменение связей

7) повторить пункты 4 – 6

для поля Шифр таблиц ФИО и Учебное заведение;

для поля Специальность таблиц ФИО и Специальности ОмГУПСа;

для поля Пол таблиц ФИО и Пол.

8 ) закрыть окно Схема данных, завершить работу с СУБД Access.

Рис.9. Межтабличные связи

Характеристики полей таблицы Специальности ОмГУПСа

Таблица 1

Имя поля	Тип данных	Свойства поля				Примечание
		Размер поля	Обязательное поле	Пустые строки	Индексированное поле
Специальность	Текстовый	4	Да	Нет	Да (Совпадения не допускаются)	Ключевое

Характеристики полей таблицы Пол

Таблица 2

Имя поля	Тип данных	Свойства поля
		Размер поля	Обязательное поле	Пустые строки	Индексированное поле	Условие на значение	Примечание
Пол	Текстовый	1	Да	Нет	Да (Совпадения не допускаются)	"м" Or "ж"	Ключевое

Характеристики полей таблицы Учебное заведение

Таблица 3

Имя поля	Тип данных	Свойства поля				Примечание
		Размер поля	Обязательное поле	Пустые строки	Индексированное поле
Шифр	Числовой	Целое (Формат – Основной)	Да		Да (Совпадения не допускаются)	Ключевое
НаимУчЗавед	Текстовый	20	Да	Нет	Да (Совпадения допускаются)
ГодОконч	Дата/Время	Формат (Краткий формат даты)	Да		Да (Совпадения допускаются)

Характеристики полей таблицы ФИО

Таблица 4

Имя поля	Тип данных	Свойства поля				Примечание
		Размер поля	Обязательное поле	Пустые строки	Индексированное поле
Шифр	Числовой	Целое (Формат – Основной)	Да		Да (Совпадения не допускаются)	Ключевое
Фамилия	Текстовый	20	Да	Нет	Да (Совпадения допускаются)	Ключевое
Имя	Текстовый	12	Да	Нет	Да (Совпадения допускаются)
Отчество	Текстовый	15	Да	Нет	Да (Совпадения допускаются)
Специальность	Текстовый	4	Да	Нет	Да (Совпадения допускаются)
Пол	Текстовый	1	Да	Нет	Да (Совпадения допускаются)
Стипендия	Денежный	–	Нет	–	Да (Совпадения допускаются)

Характеристики полей таблицы Адрес

Таблица 5

Имя поля	Тип данных	Свойства поля				Примечание
		Размер поля	Обязательное поле	Пустые строки	Индексированное поле
Шифр	Числовой	Целое (Формат – Основной)	Да		Да (Совпадения не допускаются)	Ключевое
Почтовый индекс	Текстовый	6	Да	Нет	Да (Совпадения допускаются)
Город	Текстовый	15	Да	Нет	Да (Совпадения допускаются)
Номер дома	Текстовый	10	Нет	Да	Да (Совпадения допускаются)
Номер квартиры	Текстовый	6	Нет	Да	Да (Совпадения допускаются)
Номер телефона	Текстовый	6	Нет	Да	Да (Совпадения допускаются)

1.3. Создание межтабличной формы

Создание формы для дальнейшего заполнения таблиц базы данных необходимо в области переходов в списке Объекты выбрать пункт Формы:

1) на вкладке ленты Создание в группе Формы выполните команду Другие формы/Мастер форм;

2) в открывшемся окне Создание форм (в строке Таблицы и запросы) выбрать таблицу ФИО;

3) из таблицы ФИО все поля перенесите в окно Выбранные поля;

4) повторите п. 2, выбрав таблицу Адрес;

5) повторить п. 3 для таблицы Адрес, выбрав из нее поля, отсутствующие в таблице ФИО;

6) пп. 2 и 3 выполнить для таблицы Учебное заведение с выбором из нее полей, которые отсутствуют в окне Выбранные поля.

7) завершить создание формы в соответствии с указаниями системы. Законченная форма показана на рис. 9.

8) сделать копию готовой формы. Открыть копию формы в режиме конструктора и изменить положение полей ввода (пример измененной формы приведен на рис. 10).;

9) заполнить таблицы посредством любой созданной формы (2 записи для каждой специальности в таблице Специальность);

10) поместить ярлык для запуска формы на Рабочий стол.

Рис. 9. Форма для заполнения базы данных

Рис. 10 Измененная форма