После подписания, указанные документы регистрируются, и пересылаются для исполнения, ознакомления в структурные подразделения предприятия, а в необходимых случаях, и за его пределы.
* протоколы, подготовка и оформление которых не требует составления проекта и согласования, передаются адресатам в виде размноженных экземпляров или выписок;
* служебные и докладные записки, справки, сводки и другие документы оперативного характера, рассматриваются должностным лицом, которому они направлены, после чего передаются для исполнения в соответствующие отделы управления, либо помещаются в дело.
Прием и передача входящих, исходящих и внутренних документов осуществляется под расписку соответствующего работника предприятия.
Передача документов из одного отдела в другой, а также контролируемых документов, производится через канцелярию, а внутри структурного подразделения - через сотрудника, ответственного за делопроизводство. Во всех этих случаях делается отметка в регистрационных журналах.
Доставка входящих документов внутри предприятия осуществляется назначенным делопроизводителем.
В ОП "ТЭР" осуществляется учет документооборота. Раздельному учету подлежат входящие, исходящие документы, а также предложения, заявления и жалобы граждан, внутренние документы. Данные об объеме документооборота обобщаются и анализируются в канцелярии.
Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов. Основным принципом регистрации документов является однократность. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания. Регистрация входящих документов осуществляется централизованно канцелярией.
Формы журналов регистрации входящих и исходящих документов прилагаются (приложение № 6).
Пометка "ДСП" проставляется на подготавливаемых в подразделениях, предприятия документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.
К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения, на распространение которой диктуется служебной необходимостью.
Необходимость проставления на документах пометки "Для служебного пользования" определяется руководителем предприятия или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.
Документы с пометкой "Для служебного пользования":
* учитываются отдельно от несекретной документации;
* печатаются с указанием на лицевой или оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров;
* копируются (тиражируются) с письменного разрешения руководителя подразделения или его заместителя. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;
* передаются работникам подразделений Комитета по здравоохранению под расписку;
* не могут передаваться по незащищенным каналам компьютерно-модемной связи;
* рассылаются в несколько адресов согласно указателю рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов;
* хранятся в сейфах или металлических шкафах.
Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой для подразделения предприятия.
Документы группируются в дела или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу.
На обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка "Для служебного пользования".
Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "Для служебного пользования" производится в подразделении предприятия в общем порядке. В учетных документах делается отметка об, уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.
На утраченные дела, документы и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.
За утрату документов с пометкой "Для служебного пользования", разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, работник предприятия может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.
Все передаваемые в машинописное бюро документы должны быть оформлены с учетом требований настоящей Инструкции, тщательно отредактированы и написаны только фиолетовыми, синими или черными чернилами, шариковыми ручками с пастой аналогичных цветов.
При подготовке материалов к печатанию особое внимание следует обратить на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, наименований учреждений и организаций и географических названий, применять только общепринятые сокращения слов.
Документы, написанные исполнителем неразборчиво, с большим количеством исправлений, исполненные карандашом или красными чернилами к печатанью не принимают. Содержание документа должно быть кратким, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.
Документ объемом более одной страницы, как правило, должен иметь заголовок, в краткой форме раскрывающей его основное содержание. Печатается от левой границы текстового поля документа с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится. Формулируется он составителем документа.
Если в документе рассматривается несколько вопросов, то заголовок формулируется обобщенно.
Заголовок должен отвечать на вопрос "о чем?" и начинается с предлога "о" ("об"). Например: "О выделении...", "Об отмене...", "Об изменении...".
Если объем заголовка к тексту превышает 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков), то его допускается печатать во всю ширину листа до границы правого поля документа.
В документах, оформленных на двух и более листах, нумеруется второй и последующие листы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
Необходимость копирования и размножения документов определяют руководители структурных подразделений, которые несут ответственность за содержание и качество документов. Материал для печатания и размножения принимаются операторами-специалистами канцелярии.
При подготовке писем за подписью директора обращаются за бланками в канцелярию.
Исполнители, получившие бланки в канцелярии, несут ответственность за их сохранность и правильность использования.
При переписке внутри предприятия бланк не используется.
Не разрешается изготовление бланков документов на компьютерах и копировально-множительных аппаратах.
Для оперативной передачи информации применяется телефонограмма.
Принятая телефонограмма записывается в книгу с указанием ее порядкового номера, наименования отправителя и номера его телефона, времени приема текста телефонограммы, должности и фамилии принявшего. Такое разнообразие определяется огромным числом организаций и фирм, в которых трудятся секретари, а также широким диапазоном проблем, поручаемых секретарям.
Оттиск печати проставляется на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, содержащих обязательства, гарантии или удостоверяющих чьи-либо права. Наряду с подписью ответственного должностного лица оттиск печати является дополнительной гарантией подлинности документа.
Оттиск печати проставляется так, чтобы им были захвачены часть наименования должности лица, подписавшего документ, и часть его личной подписи.
В делопроизводстве применяется несколько печатей - круглая гербовая печать предприятия, печать и штампы отдела кадров, канцелярии.
Круглая печать предприятия с изображением Государственного герба Российской Федерации (гербовая печать) проставляется на документы с подписью председателя комитета или его заместителей.
Круглая гербовая печать предприятия проставляется на документах, подтверждающих права юридических и физических лиц, на документах о расходовании денежных средств и материальных ценностей, на выборных документах, на договорах, на командировочных удостоверениях председателя комитета и его заместителей.
Печать отдела кадров проставляется на справках с места работы, доверенностях на получение заработной платы, в трудовых книжках и на выписках из них, на копиях документов об образовании, на других подтверждающих документах.
Печать канцелярии проставляется на командировочных удостоверениях.
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в комитете, с указанием сроков их хранения, оформления в установленном порядке. Организационно-методическое руководство разработкой сводной номенклатуры дел осуществляет канцелярия, методическую и практическую помощь - архивное управление. Номенклатура дел каждого структурного подразделения предприятия разрабатывается лицом, ответственным за делопроизводство в данном структурном подразделении, согласовывается архивариусом и соответственно утверждается руководителем данного подразделения.
Сводная номенклатура дел составляется один раз в пять лет. Согласовывается с архивным управлением, утверждается председателем комитета. После утверждения сводной номенклатуры предприятия отделы получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе. Каждое дело, включенное в номенклатуру дел, должно иметь определенный индекс. Индексы дел состоят из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дел по номенклатуре в пределах структурного подразделения. В номенклатуре дел сохраняются одинаковые индексы для однородных дел в пределах структурных подразделений. Возникшие в течение года непредусмотренные дела дополнительно вносятся в номенклатуру. С этой целью в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры делается запись о количестве заведенных дел.
В дела формируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел. Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в разные дела. В дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы, к которым в свою очередь присоединяются приложения. Приложения большого объема группируются в отдельные тома. Не допускается включение в дело документ, не относящийся к нему. Дело не должно превышать 250 листов. Документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности. Методическое руководство и контроль за правильностью формирования дел осуществляет канцелярия. Приказы по основной деятельности группируются отдельно. Приказы оперативного характера (о командировках, взысканиях) формируются в отдельное дело. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий. Переписка формируется в дела за календарный год. В дело помещаются все документы, возникшие в ходе решения вопроса. Переписка систематизируется в хронологической последовательности; ответ помещается за документом- запросом. Документы, которые образуются в результате деятельности данного предприятия, либо его подразделения и имеющие в свою очередь историческое, научное, социальное, экономическое и иное значение независимо от техники и способа закрепления информации подлежат передаче на государственное хранение (т. е. в архив).
Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описей дел и актов о выделении документов к уничтожению, обеспечение сохранности документов и передачу дел в архив управления.
Экспертиза ценности документов - это определение ценности документов с целью отбора на государственное хранение и установление сроков хранения. Экспертиза ценности документов осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией управления, назначаемой приказом начальника управления в составе 3-5 человек.
Члены экспертной комиссии проверяют правильность отбора документов на хранение и уничтожение путём просмотра описей, актов и документов. Непосредственный отбор документов осуществляется специалистами отделов управления.
Заседания экспертной комиссии протоколируются.
Решения экспертной комиссии утверждаются руководством управления.
Основными функциями экспертной комиссии (ЭК) являются: организация ежегодного отбора документов для хранения, рассмотрение годовых разделов и описей дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), рассмотрение актов о неисправном повреждении документов постоянного хранения, а так же участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных документов, инструкций по делопроизводству и т.д.
Отбор документов и дел к уничтожению оформляется актом
Отбор документов за соответствующий период к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.
Опись ведется с единой нумерацией в течение нескольких лет.
Годовые разделы на дела постоянного хранения составляются в 3-х экземплярах, заверяются лицом, ответственным за делопроизводство.
Описи на дела временного (свыше 10 лет) хранения составляются в 2-х экземплярах.
Ответственные за делопроизводство обязаны обеспечить сохранность документов. Изъятие документов из дел постоянного хранения запрещается.
Прием каждого дела производится заведующим архивом в присутствии сотрудника, сдающего дело. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии.
Дела во временное пользование выдаются сотрудником под расписку в получении в специальном журнале.
В архив Управления передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года, в котором они заведены. Дела временного хранения в архив не передаются. Архив управления принимает дела по описям под расписку о приеме на всех экземплярах годовых разделов описей с указанием количества принятых дел и даты приема. Если отдельные дела необходимо оставить в делопроизводстве для текущей работы, архив управления оформляет передачу этих дел во временное пользование. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве управления. До передачи в Государственный архив, документы постоянного хранения, хранятся в архиве управления - 10 лет. По истечении указанного срока документы, подлежащие государственному хранению, передаются из архива управления в Государственный архив города.