Таким образом, определение цели и выработка стратегии её достижения принятие решения и управление - это комплекс тех функций, которые повседневно должен выполнять каждый руководитель.
Руководители управляют, используя свои знания и опыт. Знания помогают определить нужную стратегию и принять компетентное решение, а интуиция подсказывает, как именно управлять и контролировать. Поэтому управление является не только наукой, т.е. системой знаний, но и искусством.
Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы записи и оформляет информацию, необходимую для осуществления управленческих действий, по установленным правилам.
Деятельность предприятия обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющие его документационную базу.
Документационная база предприятия представляет:
1 Приказами
2 Протоколами заседаний Технического Совета
1 Решениями заседаний Технического Совета
2 Информационно-справочными документами
3 Плановой и отчетной документацией по всем видам деятельности
4 Протоколами заседаний Аппаратных совещаний (АС)
5 Решение заседаний Аппаратных совещаний
Основным распорядительным документом, издаваемым на предприятии, является приказ. Приказ-это правовой акт, издаваемый директором предприятия в целях разрешения основных и оперативных задач.
По своему содержанию приказы не противоречат законам и другим правовым актам вышестоящих органов, а также ранее вышедшим приказам. Если новый приказ резко противоречит ранее вышедшему, то в последнем пункте данного приказа указывается, что приказ №_______ от _____, считать утратившим силу.
Издаваемые в управлении приказы подразделяются на:
-приказы по основной деятельности
-по административно-хозяйственной деятельности
-приказы по личному составу (прием, перемещение, смена фамилии, увольнение)
-приказы об отпусках и командировках.
Все перечисленные категории приказов имеют различную научно-историческую ценность, практическое значение и разные сроки хранения. Каждая категория приказов имеет отдельную нумерацию и формируется самостоятельно. Проекты приказов разрабатываются специалистами структурных подразделений по поручению руководства или по собственной инициативе. Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей. Распорядительная часть начинается словом "Приказываю". В пунктах распорядительной части приказа указывается исполнитель, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий.
В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом. Юридическую силу приказ приобретает после подписания его директором предприятия.
Юридическая сила документа - это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица, выступающие документ, обязаны:
1 соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;
2 издавать документы только в пределах своей компетенции;
3 соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.
Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку, направление исполненного документа в дело, учет и анализ хода результатов исполнения документа и в конечном итоге
- осведомление руководителя подразделения в целях качественного исполнения документов. Директор, его заместители, руководители отделов обеспечивают организацию и проверку исполнения поручения, приказов, указаний и других контрольных документов и несут личную ответственность за их качественное выполнение в установленный срок. Контроль за сроками исполнения документов по видам документов возлагается на делопроизводителя службы. Типовые сроки исполнения документов установлены на основании актов высших органов государственной власти и управления Россия (Приложение № 7.).
Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются директором и его заместителями в самом документе, а так же фиксируются в резолюции руководителя. Документ считается исполненным лишь тогда, когда решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу. Если исполнение не документировалось, отметка об исполнении делается на своем документе и контрольной карточке.
Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных. В свою очередь контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям и группам документов (указы и распоряжения).
Сроки исполнения документов определяются руководителем или законодателем, исходя из срока, установленного подразделением предприятия направившего документ.
Если индивидуальный срок исполнения документа отличается от типового срока, установленного для данной группы документов, временем исполнения считается индивидуальный срок.
Срок исполнения документа с резолюцией "Срочно" устанавливается в 3 дня. Срок исполнения документа с резолюцией "Весьма срочно" устанавливается в один день.
Если последний срок исполнения приходится на нерабочий день, то днем окончания исполнения считается день, перед нерабочим.
Если во входящем документе указан срок, к которому предполагается получить ответ, этот срок, как правило, должен учитываться при определении срока исполнения документа.
Срок исполнения документа может быть продлен лицом, которое его установило. Продление срока исполнения должно быть оформлено до истечения срока исполнения документа, если в процессе исполнения выясняется невозможность соблюдения срока, тогда документ считается неисполненным в указанный срок.
Работа по своевременному рассмотрению предложений, заявлений, жалоб граждан, считается рассмотренной и законченной лишь после фактического выполнения принятого по ним решения и организует ее ответственный по жалобам.
Ответственный по жалобам составляет полугодовой и годовой отчеты, аналитическую справку о рассмотрении письменных обращений и представляет директору.
У секретаря хранятся письменные обращения граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их исполнением.
В управленческой практике принято различать документы по степени их подлинности на черновые, беловые, подлинники, копии.
Черновой документ, изготовлен рукописным, машинным способом или распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его содержанием.
Он может содержать только текст и не обладать юридической силой.
Беловой документ-это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.
Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания) считается подлинным. Подлинник официального документа - это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой.
Копия документа - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.* Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки (содержащие в подлиннике реквизиты, включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи, принтеров. Для документов, изготовленных на пишущих машинах. В управлении, как и в других областях человеческой деятельности, существует разделение труда, которое приводит к тому, что различные специалисты управленческого аппарата или факсимильной копей являются второй и последующие, экземпляры документов, полученные через копировальную бумагу. Они, как правило, остаются в делах учреждения. Устаревшее название таких копий - отпуск. Свободная копия содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.
В управлении, как и в других областях человеческой деятельности, существует разделение труда, которое приведет к тому, что различные специалисты управленческого аппарата или его структурного подразделения выполняют разные управленческие функции. Некоторые функции управления являются типовыми присущими любому аппарату управления. К таким функциям относятся, например,
Система документации - это совокупность документов, взаимосвязанных по приказам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению прогнозирование и планирование, организационно-распорядительная деятельность, учет и отчетность, финансирование и др.
Государственный стандарт определяет организационно-распорядительные документы как письменные документы, в которых фиксируется решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирование деятельности органов власти, учреждений предприятий, организации, их подразделений и должностных лиц.
Заседания совещаний и конференций, проводимых предприятием, оформляются особым видом документов - протоколами. Протоколы фиксируют ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части, помимо названия протоколируемого заседания или совещания, указывается председатель, секретарь, присутствующие, повестка дня. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих повестке дня. Текст каждого раздела строится по схеме: слушали, выступили, решили. Выступления и доклады помещаются в тексте в конспективной форме или заранее подготовленные тексты прилагаются к протоколу. По итогам обсуждения вопросов на заседаниях предприятия принимается РЕШЕНИЕ. Решение Технического Совета по своей значимости является распорядительным документом, равноценным приказу директора предприятия. Подготовка и оформление решений осуществляется аналогично подготовке и оформлению приказов. Подлинность решения Технического Совета удостоверяется подписями директора предприятия и секретаря.
К информационно - справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и телефонограммы. Данные документа содержат информацию о фактическом положении дел и носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам.
Плановые документы устанавливают точный перечень намечаемых к выполнению работ, их последовательность, объем срок исполнения и исполнителя.
Отчеты содержат сведения о выполнении планов, представляются в вышестоящие организации или должностному лицу.
Особое место среди отчетных документов занимают статистические отчеты, которые заполняются по установленной форме и представляются в органы статистики. Непосредственно необходимо знание ведения должностной инструкции.
Должностная инструкция - основной организационно-правовой документ, определяющий задачи, функции и основные обязанности работников при осуществлении ими трудовой деятельности согласно занимаемой должности.
Основной целью должностной инструкции является создание организационно - правовой основы служебной деятельности работников, повышение ответственности работника за результаты его деятельности, а так же обеспечение объективности при аттестации, поощрении работника и при наложении дисциплинарного взыскания на него.
Следует заметить, что должностная инструкция составляется по каждой штатной должности, носит обезличенный характер и объявляется работнику под расписку при заключении трудового контракта (договора), а так же при перемещении на другую должность и при временном исполнении обязанностей по должности.
В должностной инструкции указывают наименование учреждения, организации или предприятия, конкретной должности, реквизиты согласования и утверждения. Состоит должностная инструкция из четырех разделов: общие положения, права, обязанности и ответственность.
В разделе "Общие положения" указываются квалификационные требования, предъявляемые к работнику в соответствии с занимаемой должностью, организационно - правовые документы, перечень структурных подразделений и порядок замещения и исполнения должностных обязанностей в случае его временного отсутствия.
В разделе "Права" приводится перечень прав работника. Допускается конкретизировать те или иные права с учетом специфики выполняемых обязанностей работником.
В разделе "Обязанности" указываются обязанности работника с учетом задач и функций предприятия с подробным изложением основных направлений его трудовой деятельности.
И, наконец, в разделе "Ответственность" указывают меру ответственности работника за несоблюдение трудовых обязанностей.
В соответствии с требованиями законодательства, действующих нормативных правовых актов и положения на предприятии устанавливается типовой порядок разработки, согласования и утверждения должностной инструкции.
Вначале, должностную инструкцию согласуют с соответствующим юридическим отделом предприятия, затем инструкцию нумеруют, шнуруют, заверив печатью предприятия, и отдают на хранение в отдел кадров предприятия в соответствии с установленным порядком ведения делопроизводства.
Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимается заверенная копия, которую выдают работнику и руководителю данного предприятия, и, вступает в силу данный документ с момента ее утверждения руководителем соответствующего предприятия.
Требования же, должностной инструкции являются обязательным для работника с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность.
Под реквизитом в делопроизводстве понимается составная часть, элемент документа.
Все реквизиты подразделяются на постоянный комплекс реквизитов, т.е. обязательный для оформления всех видов документов и переменный - дополнительный комплекс реквизитов, который используется при составлении документов различного назначения. Обязательными реквизитами документов являются:
* наименование организации
* код организации
* название вида документа
* заголовок документа
* код формы документа
* дата документа
* индекс
* текст
* визы
* подпись
Наименование организации указывается в соответствии с Положением об организации, например:
Обособленное подразделение Открытого акционерного общества энергетики и электрификации "Тюменьэнерго".
ОП "Тюменьэнергоремонт"
Коды организации и формы документа, как правило, печатаются на бланке при его изготовлении и соответствуют кодам, содержащимся в республиканском и отраслевом классификаторах управленческой документации.
Решение Технического совета и т.д. Название вида документа печатается прописными буквами.
Название документа соответствует компетенции организации и содержанию управленческого действия, например:
Приказ; Протокол заседания Технического совета;
Решение Технического совета и т.д. Название вида документа печатается прописными буквами.
Заголовок документа раскрывает его содержание, краткий и емкий, точно передает смысл текста. Заголовок формируется с помощью отглагольного существительного, отвечая на вопрос о чём?, например:
Приказ
о направлении в командировку
Справка об итогах проверки
Заголовок печатается строчными буквами, точка после заголовка не ставится.
Датой документа является дата его подписания или утверждения. Все даты, содержащиеся в документе оформляются цифровым способом. Например:
20.09.01., или 20.09.1995.
В финансовых документах применяется словесно-цифровой способ написания даты, например: 20 сентября 1995 года.
Индекс (регистрационный номер) документа состоит из порядкового номера, создаваемого или получаемого документа и его индексом по номенклатуре дел. Например, индекс исходящего (создаваемого} документа оформляется следующим образом:
01-15 /10,
где 01 - номер структурного подразделения (канцелярия)
15 - порядковый номер дела по номенклатуре дел (переписка)
10 - порядковый номер документа из всего массива исходящих документов.
Индекс входящего (получаемого) документа оформляется в обратной последовательности:
10/01-06,
где 10 - порядковый номер документа из всего массива входящих документов.
01 - номер структурного подразделения (канцелярия)
06 - порядковый номер дела по номенклатуре дел
На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера проставляют через косую черту слева направо в порядке указания авторов на документе.
Текстом управленческого документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий.
Текст документа содержит аргументированную и достоверную информацию.
Текст документа оформляется в виде связанного текста, анкеты, таблицы или соединения этих форм.
Сплошной связной текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при составлении правил, положений, писем, распорядительных документов.
Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте (организации или вопросу) по определенному набору признаков.
Форма таблицы применяется при изложении информации о нескольких объектах по ряду признаков.
Визирование (согласование) документа
При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа.
Согласование документа бывает внутреннее (со структурным подразделением или должностным лицом управления) и внешнее (с подчиненными и неподчиненными организациями).
Внутреннее согласование оформляется визой должностного лица на проекте документа:
гл. бухгалтер
ОП "Тюменьэнергоремонт"
15.03.2001
При наличии замечаний или дополнений к проекту документа, последние излагаются на отдельном листе; при этом в визе указывается: "Замечания прилагаются".
Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в - организации:
Внешнее согласование оформляется грифом "Согласовано", например:
Согласовано директор
гос. Архива
__________О.Д. Пугачева
15.03.2001.
Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования оформляются на отдельном листе на одном уровне:
Лист согласования
Согласовано
Подпись документа
Удостоверением документа осуществляется его подписью. Документы подписываются руководителем, а также его заместителями и руководителями структурных подразделений в пределах компетенции последних.
В состав подписи входит: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке), подпись и ее расшифровка:
Директор ОП "Тюменьэнергоремонт"
____________ Э.Е. Медведев
Если за содержание документа несут ответственность несколько должностных лиц, то их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:
Директор ОП "Тюменьэнергоремонт"
Главный бухгалтер _______________________
При наличии замечаний или дополнений к проекту документа, последние излагаются на отдельном листе; при этом в визе указывается: "Замечания прилагаются".
Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в - организации:
Внешнее согласование оформляется грифом "Согласовано", например:
Согласовано директор
гос. Архива __________О.Д. Пугачева
При подписи документа несколькими лицами равных должностей, их подписи располагают на одном уровне:
Начальник цеха ________ Технический руководитель __________
При подписании документа в отсутствие должностного лица его заместителем, или исполняющим обязанности, обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия;
проставления косой черты или предлога " за " перед наименованием должности не допускается.
На документах, требующих особого удостоверения их подлинности ставится печать, оттиск которой захватывывает часть слов должности лица, подписавшего документ.
В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов дополняется другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т.д. Расположение реквизитов на документах соответствует Государственному стандарту (Приложение №1).
Документы оформляются на бланках.
Установлено два вида бланков: общий бланк, который используется для всех видов ОРД (Приложение №2).
Бланк письма (Приложение №3).
Если в организации создается более 200 документов в год, то для данного вида документа допускается изготовление отдельного бланка, который разрабатывается на основе общего бланка. Наиболее распространенным видом отдельного бланка является бланк приказа (Приложение № 4). Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов A3 (297х420мм), А 4
(210х297мм). Бланки каждого вида документов изготовляют на основе углового или продольного расположения реквизитов.
Документы адресуются в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу. При адресовании документа в организацию или её структурное подразделение без указания должностного лица, их наименования пишут в именительном падеже:
Министерство Энергетики
При направлении документа должностному лицу, название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном:
Министерство Энергетики
При адресовании документа руководителю организации наименование последней входит в состав наименования адресата:
Директору ГРЭС-2
Бахметову Э.Д.
При адресовании в несколько однородных организаций их названия указывают обобщено:
Директорам "Тюменьэнерго"
Полный почтовый адрес пишется при адресовании документа разовым корреспондентам или гражданам.
Утверждение документа является особым способом введения документа в действие, санкционирующим распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц и граждан.
Документы, подлежащие утверждению (Приложение №5), утверждаются директором предприятия.
Утверждение документов производится двумя способами: грифом "Утверждаю" и изданием приказа. Приказ задается, когда введение документа требует дополнительных разъяснений и предписаний. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу на лицевой стороне первого листа документа, например:
Утверждаю
ОП "Тюменьэнергоремонт"
___________ Э.Е. Медведев
05.07.2001.
или
Утверждаю
приказ директора
05.07.2001. №100
Указания по исполнению документа дается в форме резолюции директора, его заместителей, начальников отделов.
В состав резолюции входит: фамилия исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.
Для резолюции отводится место ниже реквизита "адресат" на свободном от текста месте.
Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме:
Приложение: на 10 л. в 1 экз.
Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить названия, количество листов и экземпляров каждого приложения
Приложение:
1. Смета расходов ОП " Тюменьэнергоремонт" на 2000 год на 7л. в1 экз.
2. Отчет об исполнении сметы расходов ОП "Тюменьэнергоремонт" за 1 полугодие 2000г. на 3 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается, делается отметка только о количестве экземпляров.
При наличии нескольких приложений, на них проставляется порядковый номер: Приложение 1,2.3 и т. д.
На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу необходимо делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его дата и номера. Например:
Приложение к приказу директора
ОП "Тюменьэнергоремонт"
10.05.99 №71
Каждый документ содержит отметку о непосредственном исполнителе. В отметку включается: фамилия исполнителя, номер его служебного телефона.
Отметка проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа, или, при отсутствии места на, оборотной стороне последнего листа документа.
Отметка о поступлении документа (входящий номер, дата) проставляется на лицевой стороне первого листа документа, внизу, справа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело помещается на нижнем поле первого листа документа и содержит следующие данные:
краткую справку об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении); слово "в дело" и номер дела, в которое должен быть подшит документ; дату направления документа в дело, подпись руководителя.
Отметка ''в дело" свидетельствует о том, что работа над документом завершена.
Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или подшивки в дело образуют документооборот.
Прием и первоначальная обработка поступающей корреспонденции осуществляется централизованно канцелярией.
Первоначальная обработка поступающей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений, фиксации факта поступления документов в ОП "Тюменьэнергоремонт" и подготовке корреспонденции к передаче по назначению. Все конверты, за исключением личной корреспонденции и в адрес общественных организаций, вскрываются. При этом проверяется целостность конвертов и наличие вложенных документов. Директору передаются документы вышестоящих органов, другие важнейшие документы по принципиальным вопросам деятельности предприятия, содержащие необходимую для него информацию, исполнение которых требует решения руководства. Остальные документы передаются заместителям начальника и руководителям отделов по курируемым вопросам. Документы передаются директору и его заместителям в день их поступления.
Прохождение исходных документов состоит в составлении проекта документа, его изготовлении, визировании, подписании (утверждении), регистрации и отправке.
Исходящие документы подписываются директором и заместителями председателя, и передаются в канцелярию в день подписания.
Обработка отправляемой корреспонденции в канцелярии включает адресование, вложение в конверты, заклеивание, определение и проставление стоимости отправления, составление списка заказной корреспонденции и сдачу ее в отделение связи.
В канцелярии проверяется правильность оформления документов и приложений к ним. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.
Переданные в канцелярию документы должны быть обработаны и отправлены в тот же день (с учетом требований органов связи о времени приема в отделении связи почтовых отправлений).
Срочные документы отправляются немедленно.
Внутренние документы готовятся, оформляются и исполняются в пределах предприятия.
Особенности обращения имеют:
- проекты распорядительных документов, которые после подготовки и согласования их соответствующими отделами, передаются начальнику юридического отдела предприятия для проверки соответствия этих документов действующему законодательству.