Введение
На ранних стадиях развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности (до конца ХV.в) государственных учреждений еще не существовало. Их функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность либо вообще без штата чиновников, либо с очень ограниченным штатом. В этих условиях единая система делопроизводства не была востребована самой системой управления.
Письменные документы, дошедшие до нашего времени, данные, полученные археологами и лингвистами, показывают, что уже в Х в. в Древнерусском государстве была культура написания документов. Мы тоже полагаем, что управление имеет информационную природу, по крайней мере, в той его части, которая касается отношений между людьми. Трудно представить какой - либо вид деятельности менеджера, не связанный с получением, хранением или генерацией информации. Перечисленные фундаментальные проблемы рассматриваются в курсе "теория управления" (разделы "Информационная природа управления" и Кибернетические методы в управлении"), поэтому здесь мы не будем их подробно рассматривать.
Термин "делопроизводство" характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов.
Под названием "документ" подразумевается информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в той или иной организации для использования в своей деятельности. Отсюда напрашивается вывод, что понятия - "управление", "информация", "делопроизводство", "документ", органически взаимосвязаны.
Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий.
Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, дискеты и др.).
Служба ДОУ занимается внедрением единого порядка работы с документами в организации, а так же совершенствует формы и методы работы с документами с учетом механизации, и автоматизации документационных процессов. Общегосударственные документы по делопроизводству можно разделить на три группы: Законодательные акты РФ, общегосударственные документы по ДОУ, ведомственные нормативные документы.
Каждый работник службы документационного обеспечения управления должен знать современные социально-правовые и нормативно-методические документы, касающиеся вопросов работы с документами
К таким документам относятся:
- Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и Архивах;
- Положение об Архивном фонде Российской Федерации;
Государственные стандарты и изменение к ним;
Государственная система Документационного обеспечения управления;
Общероссийский классификатор управленческой документации;
Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений;
Основные правила ведомственных архивов
Методической базой совершенствования делопроизводства служат:
Единая государственная система делопроизводства, комплекс государственных стандартов на унифицированные системы документов, предназначенные для использования в автоматизированных системах управления.
Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов, а так же организационно-распорядительная, плановая, статистическая, материально-технического снабжения и др. Состав документов по основным функциям управления закреплен в Общероссийском классификаторе управленческой документации.
Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических и юридических лиц.
Отдельные стороны работы с информацией и документацией регулируется специальными федеральными законами. Федеральный закон Российской Федерации "Об информации, информатизации и защите информации".
Законом определен правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов:
порядок документирования информации;
категории информации по уровню доступа к ней;
порядок правовой защиты информации.
Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ). и унифицированных систем документации (УСД) .
УСД предназначено для использования, как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации, необходимой для управления в определенной сфере деятельности Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации другим нормативным документам, содержащим определенные правила документирования.
В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указания, поручения, инструкции, документирование и организацию работы с официальными документами.
Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. Как правило, в документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы или предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами. При проверке работы организации, проведении ревизии, прежде всего, проверяют документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована. Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения (службы делопроизводства), а в небольших организациях и фирмах секретари- референты (секретари).
Первоначально термин появился в устной речи (предположительно в ХV в.) и означал процесс решения (производства) дела: "дело производить"- решать вопрос. В ходе решения возникала необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понятно. Уже в ХVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому либо делу, вопросу.
Впервые в этом понятии слово "дело" зафиксировано в документах в 1584г. Современное делопроизводство включает: Обеспечение своевременного и правильного создания документов ОСД (документирование); организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение). На современном этапе развития делопроизводства параллельно с термином "делопроизводство" в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Для приближения к терминологии, употребляемой в литературе и компьютерных программах, делопроизводители используют организационные, программные и информационные обеспечения.
Документированная информация (документ), зафиксирована на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать является обязательным условием для ее включения в информационные ресурсы - осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации. Информационные ресурсы могут быть государственной и негосударственной собственностью и находятся в собственности граждан, органом государственной власти, органом местного самоуправления, организации и общественных объединений. Российская Федерация и субъект Российской Федерации являются собственниками информационных ресурсов, создаваемых, приобретаемых, накапливаемых за счет средств федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации, полученных путем иных установленных законом способов. Государство имеет право выкупа документированной информации у физических и юридических лиц в случае отнесения этой информации к государственной тайне. Собственник содержащих сведений, отнесенный к государственной тайне, имеет право распоряжаться этой собственностью только с разрешения соответствующих органов государственной власти. Документы и массивы документов, созданные за счет средств физических и юридических лиц, а также приобретенные ими на законных основаниях и полученные в порядке дарения или наследства, являются собственностью данных юридических физических лиц. Субъекты, представляющие в обязательном порядке документированную информацию в органы государственной власти и организации, не утрачивает своих прав на эти документы и на использование информации, содержащейся в них.
Документированная информация, представляемая в обязательном порядке в органы государственной власти и организации юридическими лицами независимо от их организационно-правовой формы и форм собственности, а также гражданами, формирует информационные ресурсы, находящие в собственном владении государства и субъектов, представляющих эту информацию.
Информационные ресурсы, являющиеся собственностью государства, находятся в ведении органов государственной власти и организаций в соответствии с их компетенцией, подлежат учету и защите в составе государственного имущества.
Граждане, органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации и общественные объединения обязаны представлять документированную информацию органам и организациям, ответственным за формирование и использование государственных информационных ресурсов.
Федеральный закон "Об участии в международном информационном обмене" направлен на создание условий для эффективного участия России в международном информационном обмене в рамках единого мирового информационного пространства, на защиту, интересов Российской Федерации и муниципальных образований, защиту интересов, прав и свобод физических и юридических лиц при международном информационном обмене.
Закон "О языках народов РСФСР" регламентирует использование государственного языка в официальных документах.
В законодательство были введены новые требования к бланкам документов и оформлению отдельных реквизитов документов.
Изображение Государственного герба на документах регламентируется Положением о Государственном гербе Российской Федерации, использование бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Наиболее полным документом по организации документационного обеспечения управления является Государственная система документационного управления (ГСДОУ). В нем изложены требования к составлению документов, а также определен порядок работы с документами в учреждении.
Отдельные разделы посвящены организации информационно-поисковых систем, контролю исполнения документов, формирование дел и передачи их на архивное хранение, а также автоматизации работы с документами.
Из приложений следует выделить "Примерный перечень документов, подлежащих утверждению", "Примерный перечень документов, на которых ставиться гербовая печать", "Правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм", "Примерное положение о службе документного обеспечения управления" и "Примерную структуру текста должностной инструкции для работников службы ДОУ"1. Важной частью предварительной архивной обработки документов является оформление обложек дел постоянного и длительного срока хранения, требования к которым изложены в ГОСТ 17914-722.
Нормативно-справочными пособиями при определении сроков хранения документов организации является Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения.
В народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных форм документов, (УСД) - совокупности взаимосвязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке, и их применению.
В основе создания автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации. В основе создания УСД лежит метод унификации - установления единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.
Кроме общегосударственных нормативных документов автором данной работы было проанализировано большое количество методических пособий, изданных в разное время. Авторами пособий являются специалисты в научно- исследовательском, практическом направлениях информационно-документационного обеспечения управления.
Проблему организации делопроизводственного обслуживания, документирования, организации работы с документами отражают в учебных методических пособиях.
В семидесятые годы занимались изучением делопроизводства такие авторы, как: В.И. Лосев и Т.В. Кузнецова, Л.В. Рахманин, П.А. Рабинович и др.
В 1973 году выходит работа Л.В. Рахманина "Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов", посвященная, главным образом, особенностям официально-делового стиля речи и проблемам составления текстов документов. В 1975 году издается учебное пособие для студентов высших учебных заведений под редакцией Я.З. Лившица и А.В. Цуркулина "Административное делопроизводство". В нем показаны все основные стороны делопроизводственного обслуживания. Пособие подробно и достаточно точно отражает состояние делопроизводства того периода и с точки зрения изучения истории ДОУ, представляет несомненный интерес и сегодня.
В 1975г. вышла в свет работа двух авторов В.И. Лесова и Т.В. Кузнецовой "Основы делопроизводства". Данная книга полезна для начинающих секретарей, описывает основные моменты в работе с документами.
В 1977г. опубликовалась работа П.А. Рабиновича "Корреспонденция и делопроизводство"4. В книге даны основные правила работы с корреспонденцией, этапы ее обработки. В восьмидесятые годы вопросам делопроизводства уделялось большое внимание. В 1983 году вышла книга сотрудников ВНИИДАД В, А. Архипова, И.П. Маркова, А.Н. Соковой, посвященная вопросам подготовки и оформлении ОРД. В 1989 году был напечатан учебник А.Б. Фельзера и М.М. Мисермана.
Кроме учебного значения эта книга представляет собой подробный справочник по любым вопросам организации делопроизводства в организациях и на предприятиях.
Во-первых, в книге очень подробно расписана работа с реквизитами того или иного документа. Во-вторых, учебник изложен таким доступным языком, что работать с документом сможет работать любой неопытный секретарь.
Многочисленные пособия по ДОУ выходят в свет в 90-е годы, что объясняется востребованностью подобных изданий вновь создающимися негосударственными структурами. Среди пособий, адресованных секретарям, можно выделить книги М.В. Стинюкова, как по секретарскому делу, так и по делопроизводству. В книгах изложены основные требования к организации ДОУ как малых предприятий, так и предприятий не государственной формы собственности.
Многие пособия содержат приложения, в которых даются формы документов. Пособия, изданные в 1998 году, составлены с учетом нового ГОСТ Р. 6.30-97, который устанавливает:
состав реквизитов документов;
требования к оформлению реквизитов документов;
требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба РФ, распространяется на ОРД - постановления, распоряжения, протоколы, письма и др., которые фиксируют решения административных и организационных вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, предприятий, организаций, учреждений независимо от формы и вида деятельности.
Методические рекомендации "Унифицированная система организационно-распорядительной документации"1. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению для (организации с различными формами собственности)2 предназначены для внедрения в организациях:
- единых правил оформления реквизитов документов и вариантов их расположение на основе современной нормативной базы по документационному обеспечению;
- новых информационных технологий подготовки документов и передачи документной информации делового стиля документов, основных требований при составлении, унификации текстов документов;
- правил изготовления документов с помощью печатных устройств, включая компьютерную текстообработку;
- правила проектирования бланков документов;
- правил учета, использования и хранения бланков и печатей;
- правил оформления документов, передаваемых по каналам электросвязи.
Обобщение разрозненных требований действующих нормативных документов и рекомендаций современных методических пособий, создание учебных пособий для персонала, остается очень актуальной задачей до выхода в 1999 году учебника "Организация работы с документами"3. При подготовке данной работы были рассмотрены научные работы отечественных и западных ученых специалистов. Анализ источников показал, что у западных ученых, радикально новый взгляд на автоматизацию делопроизводства, тяжело решается проблема безбумажной технологии создания и хранения документов, электронного документа и электронной подписи.
На государственном уровне не решаются вопросы автоматизированного документационного обеспечения управления, нет новых современных Государственных стандартов, регламентирующих законов, единых требований.
Делопроизводство в ОП. "Тюменьэнерго" регламентируется Уставом предприятия от 27 июля 1996 г. На основе общегосударственных документов каждая организация создает свои нормативно-методические документы. В Тюменьэнерго также имеется опыт разработки документов, составляющих нормативно-методическую и правовую основу постановки документационного обеспечения управления.
Привлеченная источниковая база позволяет разрешить проблему создания комплексного исследования. Цель иследования-комплексный анализ организации делопроизводства в Тюменьэнерго и перспективы совершенствования делопроизводства.
В соответствии с этой целью автором поставлены следующие задачи:
- изучить документооборот в плане подготовке и прохождения организационно-распорадительной документации, организацию работы с документами в Тюменьэнерго.
- проанализировать применения современных технологий в работе с документами в Тюменьэнерго.
- определить степень соответствия нормативно- правовых документов ОП "ТЭР" общегосударственным нормативным документам;
Поставленные автором задачи предопределяют структуру исследования. Оно состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и литературы, приложения.
В первой главе автором показана история развития Тюменской энергетической системы. Во второй главе рассмотрена организация документационного обеспечения ОП "Тюменьэнергоремонт" на современном этапе. В третьей главе описан путь совершенствования документационного оборота, а также проанализирован состав организационно-распорадительных документов.
1. История развития Тюменской энергетической системы
В далекой Сибири в суровых климатических условиях строились города, одним из них стал г. Сургут, в котором производится добыча нефти и газа. Давно прошли времена, когда "чёрное золото" фонтаном било из недр. Пластовое давление на месторождениях со временем падало, и нефть начали извлекать принудительным способом. А для этого нужна энергия и немалая. Она нужна для мощных буровых установок, энергия питает систему автоматики и телемеханики, которая контролирует бесперебойную работу промыслов. Топливом для неё служит попутный нефтяной газ.
Бурный рост добычи нефти и газа превратил Среднее Приобъе в район острого дефицита электроэнергии. Темпы роста электропотребления в Тюменской области превышают в семь - восемь раз темпы роста в среднем по стране. Поэтому было принято решение построить ещё ряд мощных тепловых станций, среди которых Сургутская ГРЭС-1, ГРЭС-2 и мощная единая Тюменьэнергоремонтная система, ставшая важнейшей стройкой года.
Во второй половине 1268г. в восьми километрах от г. Сургута на речке Чёрной развернулось строительство крупнейшей в Западной Сибири тепловой электростанции. Строительные работы велись в неосвоенном районе страны с суровыми климатическими условиями при отсутствии железнодорожной связи с промышленными центрами и недостаточно развитыми речными портами, коренная реконструкция которых была начата в том же году. В районе строительства полностью отсутствовала база строительной индустрии, строительные источники тепла и энергии.
До пуска электростанции строителям предстояло проложить сотни километров газопроводов, построить жилой микрорайон энергетиков и сооружения водохранилища.
Строительство электростанции осуществляется в три очереди. На первой и второй очередях электростанции по шесть электроблоков мощностью по 210 МВт. Первый блок был введён в эксплуатацию в декабре 1972 г., двенадцатый в декабре 1980 г.
В Ханты - Мансийском национальном округе и Среднем Приобъе строятся новые города, нефтеперерабатывающие заводы, нефти и газопроводы.
Основные богатства края вызвал дополнительный рост электрических и тепловых нагрузок.
Поэтому Сургутская электростанция продолжает строиться. На третьей очереди электростанции устанавливается энергоблок мощностью по 210 МВт.
В настоящее время идет строительство сооружения Сургутской ГРЭС-2, где будут устанавливаться энергоблоки мощностью по 800 МВт.
Эпоха освоения Тюменского края навсегда вошла в историю страны, и чем больше проходит времени, тем яснее и отчётливее становится понимание того, что это был подвиг.
Десятки тысяч настоящих героев, работая в нечеловеческих условиях среди болот, живут в палатках и балках, создавая тюменское чудо.
Предполагалось, что в одном только Сургутском районе электрические нагрузки должны были составлять порядка 1300 МВт. Одним словом тюменской нефти требовалось мощная энергетическая база.
Поистине героические будни первопроходцев - первых строителей и эксплуатационников могучей энергосистемы осуществляются, и в недрах истории и в настоящее время.
Сменится не одно поколение людей, и вечным памятником им будет удивительный и сложный комплекс от фундамента до уникального оборудования, собранный воедино руками одного поколения, дающий свет и тепло людям.
Сегодня эти люди рядом с нами, а на пороге новая смена - грамотная, напористая, жаждущая самостоятельности. Впрочем, и двадцать лет назад, когда забивались первые колышки, нынешние ветераны были точно такими же. Им и сейчас чуть более сорока, и хотя многое уже стёрлось в памяти, остались даты и события тех необычных дней.
В этой стройке были всякие первооткрыватели, но остались те, кто не смог расстаться с городом и станицей, построенными их руками.
Люди, вошедшие в историю становления мощной единой "Тюменьэнерго" системы, сегодня выступают в двойной роли. Они главные герои и они же главные рассказчики событий тех далёких, а может, ещё и близких лет.
Ничего бы не значила эта стройка века, никаких бы не было рекордов, если бы не люди. Это они, а не металлические громадины, оставляют след на земле.
Если кто-то удивляется, как много сделано на предприятии для благ человека, руководители восклицают: "Так и должно быть"!
Да, за бешеным темпом строительства гиганта энергетики не забыт человек.
И это главное.
Как же сейчас это всё отличается от того, с чего начинали первопроходцы! Сегодня, так называемая инфраструктура предприятия расширяется. И это отрадно!
Наверное, и историки, и специалисты, и ветераны не вправе оспаривать своё личное мнение по поводу создания Сургутской ГРЭС-2: запуск первого энергоблока в 1985 году или получение статуса официальной самостоятельности в 1987 году.
Но как бы там ни было, ещё задолго до этих дат пришли первые эксплуатационники, существующие только на бумаге ГРЭС.
Первым выработанным киловаттом предшествовал пуск подстанции Шушкинская, которая была первой колонной главного корпуса и многое другое. В то время, для малочисленного персонала специалистов блоков каждая маленькая победа мощностью в 800 МВт приносила искреннюю радость, веру в то, что очень скоро практически на пустом месте вырастет мощная единая "Тюменьэнергосистема". Единственная в России и в Мире.
Развитие энергетики в Тюменской области не имело аналогов ни в нашей стране, ни за рубежом. Электро-потребление возрастало ежегодно на 800-900 МВт. Трудности усугублялись суровыми климатическими условиями и удалённостью от основных промышленных центров страны. Поэтому для успешной реализации намеченных программ требовались героические усилия всех коллективов, чёткая организация, решение социальных и кадровых вопросов.
Основные направления экономического и социального развития в 1981-1985 годы и на период до 1990 года отличались необходимостью добиться значительного улучшения трудовой дисциплины, а так же порядка организованности на производстве. Дальнейший рост благосостояния советских людей - это обеспечение полного и рационального использования рабочего времени в сфере обслуживания и на каждом участке производства и, конечно же, осуществление мер по закреплению кадров и снижению текучести рабочей силы.
Ни одно учреждение, организация, предприятие или фирма не могут существовать без руководителя, осуществляющего организационно - распорядительную деятельность.
В тоже время любой руководитель нуждается в секретаре - референте, берущем на себя его организационное и информационное обслуживание.
Секретарь связывает руководителя с внешним миром и сотрудниками фирмы, организует приём посетителей, осуществляет телефонные переговоры, совещания, а так же получает, обрабатывает и докладывает информацию о документах; хранит их и оформляет, предоставляет по первому требованию.
Высококвалифицированному секретарю-референту поручается и подготовка документов. Совсем недавно, мало популярная и низкооплачиваемая профессия секретаря стала одной из самых престижных в России. На рынке труда она имеет постоянный спрос, а высокая заработная плата секретаря, присуща людям с высшим образованием из самих различных областей деятельности: учителям, переводчикам, инженерам и т.д.