технология / Postavshiki_knizhnykh_tovarov_i_metody_raboty_s

Процесс закупки представляет собой цепочку взаимосвязанных действий. Начинается он с составления заявок, а заканчивается практическим поступлением требуемых товаров в нужном количестве с соблюдением качества в заданные сроки, а самое главное, что может оказаться лимитирующим фактором, - на приемлемых условиях.

Таким образом, процесс закупки заканчивается выполнением заказа, сделанного на основании имеющихся заявок конкретному поставщику. Поэтому необходимо, чтобы заявки на закупку были своевременно сформулированы, поставщики правильно выбраны, а заказы на поставку и договора с поставщиками правильно и своевременно составлены и оформлены.

Планирование и проведение деятельности по закупке и поставке начинается с выбора соответствующих данной заявке поставщиков. Выявление и изучение источников закупки и поставки не является разовым мероприятием, а должно проводиться систематически, базируясь на различных источниках информации.

Таким образом, разнообразие и большое число потенциальных поставщиков требуемой продукции делает весьма актуальной проблему выбора тех из них, которые могли бы с наибольшим эффектом обеспечить успешную производственно-сбытовую деятельность вашей компании или фирмы.

В целом эта проблема может быть подразделена на 3 этапа:

выявление потенциальных поставщиков;

анализ выявленных поставщиков;

определение рейтинга и ранжирование выявленных поставщиков.

Метод работы с поставщиком:

Работа с поставщиками книжной продукции в настоящее время осуществляется на основе договора поставки. Как правило, он заключается на год-два. После окончания договор чаще всего пролонгируют.

В договоре прописан порядок взаимодействия поставщика и покупателя, порядок расчетов, расторжения договора, указываются банковские реквизиты сторон, условия поставок и прочее.

Как правило, при длительном сотрудничестве с магазином поставщик предоставляет ему скидки на свою продукцию, а также может предложить дополнительные услуги, как постоянному клиенту.

В дополнительных соглашениях к договору можно указать все новые формы и условия работы, принятые сторонами.

В основном поставщики – издательства, реже книготорговые предприятия при издательствах (пример: Абрис при издательстве Просвещение).

При заключении договора поставки между поставщиком (предлагает) и получателем (менеджер формирует ассортимент) происходит обмен прайс-листами (ежедневно обновляются из-за появления новых изданий и имеющиеся издания заканчиваются). Основной прайс-лист (для клиентов): название издания, сведения об авторе, цена издания, вес, стандарт (количество экземпляров в 1 пачке), колонка для заказа, вид переплета, количество страниц, формат, возраст, на который рассчитана книга, статус книги (новинка, бестселлер), ISBN, внутренний номер издания в издательстве (артикул), год издания, пометка «хорошо продается». Оптимальное количество наименований не более 1000 позиций (чтоб издания не конкурировали между собой). Иногда формируют дополнительные прайс-листы новинок с изображением обложки. Также прайс-листы по направлению (тематике) и приуроченные к событию (специальное предложение издательства).

Крупные книготорговые предприятия требуют от поставщиков определенного порядка и соблюдения форматов предоставления информации (отражено в дополнительном соглашении к договору поставки) для размещения на Интернет-ресурсах магазина и для передачи перспективной информации до выхода издания в свет.

Прайс-листы (внутреннего пользования издательства) могут быть добавлены сведения для проведения аналитического изучения ассортимента отдела продаж: остаток конкретного издания, остаток количество изданий, находящихся в остатке, дата введения издания в прайс-лист, вес одной пачки, указание группы товара и прочие).

Прайс-лист – это предложение издательства, отправляет в магазин по электронной почте.

Далее по автозаказ и автодозаказ

Схема заказа:

1. Предложение-автозаказ-поставка – автозаказ новых изданий. Менеджер по закупкам магазина формирует ассортимент из прайс-листа поставщика, утверждает его, определяет стандарты поставки и назначает розничную ценуинформация о издании поступает в электронную базу данных магазинасформированный заказ присылается менеджером в отдел продаж издательства и фиксируется в базе данных поставщикапоставщик резервирует, формирует партию товара и сопроводительные документы для покупателя.

2. Реализация-автодозаказ-поставка – повторный заказ. Вводится значение порога (минимальное количество экземпляров в торговом зале) и стандарта (максимальное) – эти показатели устанавливаются менеджером магазина вручную или автоматически, когда количество изданий достигает порогового, издание заказывается повторно автоматически или вручную.

+ дает возможность поставщику осуществлять доступ к сегменту базы данных магазина об остатках и и самостоятельно оформлять автодозаказ.

+ современные информационные технологии позволяют поставлять нужное количество изданий, которое необходимо для поддержания ассортимента, т.е. работать с максимально широким ассортиментом при минимальных запасах, оперативно реагировать на спрос, упростить складские операции магазина за счет поставок изданий в торговый зал.

- это не подходит для региональных магазинов, т.к увеличение объема продаж происходит очень медленно из-за недостаточным внедрением электронного обмена данными или отсутствием автозаказа.

- автозаказа: менеджер по закупкам не видит реального издания, а работает с информацией о нем, что приводит к ошибкам в заказе.

При повторном заказе менеджер по закупкам магазина имеет доступ к базе данных поставщика и в соотвествии с величиной остатков и расходимаостью издания и стандартом постатвки формирует автодозаказ – эти сведения поступают поставщику по эл.почтеменеджер издательства фиксирует в своей базе данныхна складе этот автозаказ резервируют и утверждаютинформация о резервах поступает в магазин, где фиксируется в базе данныхна складе поставщика издания отбирают, оформляют сопроводительные документы и поставляют в магазин.

Крупные независимые книжные магазины и центры управления сетью разрабатывают программу «Кабинет поставщика», который позволяет издательству/оптовой фирме получать комплексную информацию о товарных остатках, сведения о расчетах за проданные товары, динамике реализации, повторных поставках, о предоплате за товар, а магазину – прайс-листы в режиме on-line. Эта система не отменяет, а оптимизирует взаимодействие менеджерами поставщика и покупателем, что можно рассматривать как регулирование договорных отношений и оказание информационных услуг партнерам по бизнесу. Отгруженные на складе поставщика товары поступают в независимый книжный магазин и на распределительный склад книготорговой сети с сопроводительными документами.