технология / 7_Dokumentooborot_v_knizhnoy_torgovle

7. Документооборот в книжной торговле

Движение товаров с момента их заказа и поставки до реализации последнего экземпляра сопровождается документами.

Каждый тип документов имеет свою схему движения от момента его создания до списания в архив. Для организации правильного документооборота необходимо прописать в стандарте предприятия этапы жизненного цикла документа, определить на каких стадиях какой сотрудник отвечает за документ, установить переходы к следующему этапу обращения док-та и его связи с основным док-том.

Договор поставки представляет собой разновидность договора купли-продажи, кот. используется в предпринимательской деятельности; обеспечивает продвижение издательской продукции от поставщика к покупателю; является основным документом; обеспечивает непрерывный сбыт поставщику и непрерывное поступление товаров в книжный магазин. Независимый книжный магазин самостоятельно принимает решение о заказе определенного кол-ва каждого конкретного издания. В рез-те переговоров с поставщиками достигается соглашение о технологии поставок товара, в кот входят: условия закупки-поставки, размеры и периодичность поставки, условия возврата непроданного товара, транспортировка и оплата товара, штрафные санкции. Поставщик обязуется передать получателю в установленный срок производимые им или закупаемые товары. Для установления стабильных отношений необходимы долгосрочные договорные отношения. Изменения конкретизируется в дополнительных соглашениях к договору поставки.

Прайс-лист – предложение издательства, отправляется по эл.почте. Название, автор, цена, вес, стандарт – кол-во экземпляров в пачке, колонка для заказа, вид переплета, кол-во страниц и т.д. Могут быть доб сведения для проведения аналитического изучения ассортимента отдела продаж (остаток конкретного издания и т.п.)

Доверенность на перевозку груза выдается водителю для установления законности перевозки груза от поставщика к получателю (во избежание конфликтов с сотрудниками ДПС).

Путевой лист грузового автомобиля явл. док-том строгой отчетности и применяется для перевозок товаров на условиях работы автомобиля по сдельным расценкам «единых тарифов на перевозки грузов автомоб.транспортом». К нему должна быть приложена тов.трансп.накладная.

Товарно-транспортная накладная (ТТН) предназначена для идентификации товаров и его учета при перевозке. На основании этого док-та право собственности переходит от поставщика к покупателю. Покупатель приходует товар. Автотранспортная организация осуществляет расчет стоимости услуг. Грузоотправитель выписывает 4 экз. ТТН состоит из 2 разделов: товарного и транспортного. Товарный содержит сведения и параметры товара, транспортный – сведения о грузе, его упаковке, весе, кол-ве тарных мест и грузо-погрузочных операциях и расчет стоимости услуг фирмы-перевозчика. После загрузки транспортного ср-ва на складе отправителя представитель поставщика и водитель экспедитор заполняют нужные графы ТТН, и документ удост. печатью. Один экз – в бухгалтерию поставщика. Вместе с грузом поступают сопроводительные док-ты. 3 экз ТТН подписывает представитель получателя и ставит печать. Один экз ТТН поступает в бухгалтерию получателя. 2 других – в компанию перевозчика для начисления зарплаты водителю, фикс объема перевозок и выставления счета заказчику перевозки. Если поставщик и получатель перевозят своим транспортом, нужно 2 экз ТТН.

Товарная накладная (торг-12), счет-фактура, гигиенический сертификат –на их основании ведется приемка товара. ТН – первичный док-т бухучета. Составляется в 2 экз – поставщику для списания товара, покупателю для приходования товара. В ней указывается полное название фирм, перечень товаров, всех его параметров и общая сумма. Заверяется поставщиком и покупателем (подпись и печать обеих сторон). Электронная накладная – копия товарной накладной. Она не рассматривается как документ, служит для оптимизации бизнес-процессов на складе книготоргового предприятия (приемки). Счет-фактура удостоверяет фактическую поставку товара, явл основанием для отчета перед налоговыми органами. Санитарно-эпидемиологическое заключение (сертификат) – док-т, удостоверяющий соответствие или несоответствие гос правилам и нормативам продукции, работ и услуг.

Накладная на внутреннее перемещение товара, тары – для учета движения внутри предприятия, между подразделениями и лицами, имеющими разную материальную ответственность (2 экз, для списания и оприходования).