Электронный офис и виртуальный офис

Электронный офис и виртуальный офис — синонимы услуги, оказываемой в России в основном бизнес центрами и колл центрами, имеющими достаточный потенциалпрограммно-аппаратного и человеческого ресурса. Первый в мире электронный/виртуальный офис был открыт в 1980 году Альфа Моффириджем — предпринимателем из Австралии, основавшим компанию Servcorp при субъективной уверенности, что современному бизнесу физический офис просто не нужен. Официально термины электронный офис и виртуальный офис впервые появились в статье «The virtual office» журналиста Криса Керна (США), размещенной в журнале авиакомпании AmericanAirlines «AmericanWay», но уже до конца прошлого века электронный офис и виртуальный офис стали популярны на уровне бума в Америке, Канаде, Европе, Японии у интернет-магазинов, консалтинговых, аутсорсинговых, аудиторских и рекламных компаний, а с нового тысячелетия с расширением пакетов услуг бизнес центров и колл центров популяризуются в России и странах постсоветского пространства.

Преимущества электронного офиса/виртуального офиса.

Заказ услуги электронного офиса/виртуального офиса позволяет:

• предельно быстро развернуть компанию практически в любом месте страны и мира;

• существенно снизить уровень затрат на аренду помещения физического офиса, закупку и содержание оборудования, мебели, оборудование сетевой инфраструктуры, телефонии, оплату труда штатным сотрудникам;

• уменьшить объем налогов за счет сокращения официального штата сотрудников;

• получить работающую IP сеть, телефонную связь, почтовый ящик, факс и т. д. без финансовых инвестиций на покупку;

• получить подготовленный квалифицированный персонал в любом количестве — от одного секретаря до формата подразделений офиса;

• получить почтовый адрес уровня, принимаемого фискальными службами для передачи отчетности, а иногда и юридический адрес для регистрации фирмы/компании;

• управлять собственной компанией удаленно из другого города, региона, страны и т. д.

Недостатки электронных/виртуальных офисов.

На текущий момент недостатки электронных/виртуальных офисов касаются в основном потребителей и/или партнеров компаний, имеющих электронный/виртуальный офис, поскольку бизнес центры и ряд колл центров уже предоставляют в пакете услуг виртуального офиса возможность краткосрочной аренды помещений для встреч, проведения переговоров, в том числе в других городах — «бизнес-гостиные», нанимаемые бизнес центром или колл центром по услуге «Консъерж» в зданиях офисных центров или гостиницах.

К основным недостаткам электронного офиса (или виртуального офиса) относят:

• активное использование электронных офисов/виртуальных офисов мошенническими структурами, в том числе компаниями-однодневками, теле-магазинами, агентами по недвижимости и т. д., причем пока только в Великобритании с 2002 года принят и действует кодекс the M.A.I.L Fair Trade Scheme («Схема честной торговли почтовыми адресами»), а в России мошенничество, как правило, остается безнаказанным;

• структура, предоставляющая услугу электронного офиса/виртуального офиса, имеет доступ к бизнес информации, а алгоритмы эффективной защиты прав интеллектуальной собственности в России пока не работают. Кроме риска утечки информации по субъективным причинам существуют риски взлома хранилищ серверов, определяемые уровнем программного обеспечения арендодателяпрограммно-аппаратных ресурсов электронного офиса/виртуального офиса.