Тест «Делегирование полномочий»

Делегирование полномочий – важнейшее средство расширения управленческих возможностей руководителя, повышения качества управления; при расширении объема управленческих обязанностей руководителя делегирование становится одной из кардинальных мер, позволяющих руководителю справиться с резко возросшим объемом работы.

Ответьте «да» или «нет».

1. Продолжаете ли вы работать после окончания рабочего дня?

2. Трудитесь ли вы дольше, чем ваши сотрудники?

3. Часто ли вы выполняете за других работу, с которой те вполне могли бы справиться сами?

4. Удается ли вам найти в случае нужды подчиненного или коллегу, который помог бы вам?

5. Знают ли ваш коллега, подчиненный (или ваш шеф) ваши задачи и сферу деятельности достаточно хорошо, чтобы заменить вас, если вы оставите свою работу?

6. Хватает ли вам времени на планирование своих задач и деятельности?

7. Бывает ли «завален» ваш письменный стол, когда вы возвращаетесь из командировки?

8. Занимаетесь ли вы другими делами и проблемами из той сферы ответственности, которая была закреплена за вами до последнего повышения по службе?

9. Часто ли вы бываете вынуждены откладывать важную задачу, чтобы выполнить другие?

10. Часто ли вам приходится спешить, чтобы соблюсти важные сроки?

11. Расходуете ли вы время на рутинную работу, которую могут сделать другие?

12. Сами ли вы диктуете большую часть своих памятных записок, корреспонденции и отчетов?

13. Часто ли к вам обращаются по поводу задач, не выполненных вашими подчиненными?

14. Хватает ли вам времени на общественную и представительскую деятельность?

15. Стремитесь ли вы к тому, чтобы всюду быть в курсе дел и иметь информацию обо всем?

16. Стоит ли вам больших усилий придерживаться списка приоритетных дел?

Ключи и результаты теста «Делегирование полномочий»

Подсчитайте количество утвердительных ответов.

До 3 – вы делегируете полномочия отлично!

4–7 – у вас еще есть резервы для улучшения и делегирования.

8 и более – похоже, что делегирование представляет для вас серьезную проблему, решению которой вы должны уделить первостепенное внимание.

Тест «Умеете ли вы отдавать распоряжения?» (7 мин.)

Предлагаемый тест имеет цель определить предварительную и текущую самооценку эффективности применения организационно-распорядительных методов руководства.

Отметьте в таблице позиции, наиболее значимые с вашей точки зрения. Для этого в первой графе против каждой позиции поставьте оценку важности (В) по пятибалльной системе. После оценки важности против каждой рекомендации поставьте во второй графе отметку по пятибалльной системе, отражающую исполнение (И) вами этой рекомендации.

Ключ к тесту «Умеете ли вы отдавать распоряжения?»

До 60 баллов – ваши распоряжения малоэффективны;

61-85 баллов – эффективность ваших распоряжений удовлетворительна;

86-92 балла – вы отдаете правильные распоряжения;

93-100 баллов – ваши распоряжения грамотны, корректны и высокоэффективны.

Показ слайдов и комментарии тренера 5 минут

Видеоролик «Зачем делегировать полномочия» (8.15 мин)

http://www.youtube.com/watch?v=2hRcxbthlcI

Разбить группу на подгруппы по принципу пазлов.

Выдать цветные шарики. Задание:

Маркером на них написать полномочия:

• Красные – полномочия, которые нельзя делегировать

• Синие – полномочия можно делегировать, но следует контролировать конечный результат и координировать действия подчиненных

• Желтые – полномочия передаются навсегда, координация и контроль не требуется.

На подготовку 5 минут

Обсудить мнение групп (7 минут на обсуждение)

Информация для размышления (СЛАЙДЫ) «Успех чужими руками: эффективное делегирование полномочий»

Видеоролик «Что делегировать» (7.41 мин)

http://www.youtube.com/watch?v=AV34gmHx9vE&feature=channel

Игра «Делегирование полномочий» (5 мин.)

Приглашается доброволец, ему выдается емкость и 3 вида предметов отличающихся по размеру: например, яблоко, орехи и изюм и предложите уложить их в емкость, например, чашку

Процедура. Тренер предлагает участнику поместить предметы в емкость. Участник должен сделать следующее: сначала кладет в чашку яблоко, затем орехи и в последнюю очередь изюм, и все отлично помещается.

Если предметы укладывать в другом порядке, то они не помещаются, оказывается, что яблоки впихнуть в емкость с засыпанными орехами и изюмом оказывается очень сложно: им не хватает места. Аналогия такова: вы как руководитель в первую очередь должны выполнить «крупные» (важные) дела, рутинные и менее значимые должны перераспределяться. Но если руководитель будет брать на себя рутинные дела, то важные вещи в его распорядок уже не влезают, падает эффективность руководства.

Помогает распределить дела на важные и второстепенные ABC-анализ. В соответствии с ним задачи делятся на три категории:

А — наиболее важные задачи и полномочия: 15% от всех задач приносит 65% от общего вклада, ответственность за них лежит на руководителе.

В — важные задачи: 20% от общего числа задач приносят 20% вклада, могут делегироваться заместителям.

С — менее важные задачи: 65% от общего количества задач приносят 15% от общей ценности результата. Эти задачи можно делегировать на более нижестоящий уровень.

Кейс-стади (5 мин. На подготовку + 10 на обсуждение): поделить группу на подгруппы по принципу разделения на сезоны, в которых расположены Дни рождения участников. Группам дать задание: прошли Президентские выборы и выбранному кандидату следует сформировать правительство, делегировав полномочия по управлению различными сферами. Требуется визуализировать структуру правительства и принцип разделения полномочий.

Игра «Вавилонская Башня» (3 минуты)

Цели.

■ Объединение всех рассмотренных уровней планирования;

■ выработка умения эффективно планировать работу группы, разрабатывать стратегию, тактику и оперативное управление;

■ выработка навыков работы в команде, делегирования и распределения обязанностей;

■ отражение стиля поведения каждого в команде;

■ выявление ориентации на задачу или на процесс, лидерского стиля.

Процедура. Участники делятся на 3 группы, у каждой команды одинаковый набор материалов (по 100 листов А4). В течение 3 минут команды планируют деятельность по построению башни, затем в течение 5 минут строят ее. Команда, которая построит самую высокую башню, и эта башня простоит дольше, чем другие, будет признана победителем. Башни замеряются сантиметровой лентой. Затем обсуждаются стратегии строительства и взаимодействия внутри команд.

Инструкция. «Сейчас, примерно в течение 10 минут, мы будем играть в игру под названием "Вавилонская башня". Сказание о Вавилонской башне известно нам с детства: "Задумали люди построить город и башню высотою до небес. Но Бог решил помешать их замыслу, смешав языки градостроителей так, что они перестали понимать друг друга. Грандиозное строительство прекратилось, кирпичный город и башня превратились в руины, а строители рассеялись по всей земле".

В этой игре у вас будет возможность построить свои "вавилонские башни", которые должны выстоять и не развалиться. Для этого нужно будет объединить все изученные уровни планирования и применить их для работы в команде, а также найти общий язык для того, чтобы действовать единой командой и победить.

Итак, сейчас вам нужно разделиться на три одинаковые по числу людей команды. Лучше объединяться по принципу «с кем вы меньше всего взаимодействовали». Каждой команде я выдаю по 100 листов. Это материал, из которого вы будете строить башню. Вам дается 3 минуты на то, чтобы распланировать вашу работу. В это время вы можете работать с листами, но по окончании планирования все заготовки вернутся к исходному состоянию, то есть будут развернуты. Затем в течение 5 минут вы будете строить свои башни.

Победит та команда, чья башня будет самой высокой и простоит долше других по окончанию строительства».

Групповое обсуждение. Каждой команде тренер задает вопросы:

■ Общие впечатления от игры? Довольны ли результатом?

■ Какую стратегию строительства башни вы выбрали?

■ Удалось ли ее реализовать?

■ Какие уровни планирования присутствовали? В чем проявлялись?

■ Как были распределены роли в команде?

■ Был ли лидер, как происходило его выдвижение? Что он делал?

■ Какие ошибки допущены, что бы изменили в повторной игре? (Затем анализируется стратегия команды-победителя и ее отличия от других команд: что позволило им стать первыми.)

■ Что из игры вы можете перенести в свою работу?

Тренер обращает внимание участников на то, что в дальнейшем они могут перенести полученные навыки и на планирование работы своего отдела. Кроме того, перемены сложно проводить в одиночку, для этого требуются команда и умение эффективно распределять роли в команде, работать на единый результат.

Разминка: игра «Море волнуется раз…»

Обсуждение конкретных ситуаций:

Приготовить мешочек с различными ситуациями для руководителя, каждый должен вытащить по одной и за 60 секунд продумать поведение в этой ситуации: