2.3.4. Применение современных технологий при осуществлении закупок

Применение современных технологий при осуществлении закупок приводит к повышению производительности процесса закупки. Это, прежде всего, электронный обмен данными с поставщиками, кодирование информации и автоматизированный ввод данных.

Из-за ненадежности сопроводительных документов возникает ряд трудностей. Персонал отдела снабжения затрачивает треть своего времени, разбираясь с проблемами, вызванными отклонением процесса снабжения от предписанного. Укажем некоторые типичные проблемы, возникающие из-за наличия множества бумаг:

• длительное время, необходимое для обработки всей процедуры;

• зависимость от большого числа форм и документов, перемещаемых через личные объекты;

• необходимость большого числа сотрудников для сбора всех документов, их анализа, обработки, хранения и других операций;

• необходимость в других сотрудниках, которые должны контролировать административные процедуры, управлять ими;

• ошибки, неизбежно возникающие при большом количестве документов и занятых сотрудников;

• невозможно уделять достаточно внимания системам, работающим совместно, например контролю состояния запасов.

Основным шагом в совершенствовании снабжения стали электронные закупки. Электронный обмен данными (electronic data interchange, EDI) позволил автоматизировать процесс закупки. Организация стыкует свою информационную систему с системой поставщика, и, когда наступает время разместить заказ, ее система автоматически отправляет сообщение об этом. Такой вариант подходит для небольших регулярных заказов. Существует несколько вариантов автоматизированного снабжения, но все они имеют общее название «электронное снабжение» (e-procurement), или — «электронные закупки» (e-purchasing). Эти варианты снабжения могут выполняться в различных формах, но в любом случае в их основе лежит прямой обмен данными между компьютером поставщика и заказчика. Принципиально можно выделить два типа электронного снабжения; их обозначают В2В (business-to-business — когда одна организация закупает материалы у другой) и В2С (business-to-customer — когда у предприятия продукцию покупает конечный потребитель).

К основным выгодам, обеспечиваемым электронным снабжением, относятся:

• мгновенный доступ к поставщикам, расположенным в любой точке мира;

• прозрачный рынок, на котором товары легкодоступны, а условия их получения приемлемы;

• автоматизация закупок посредством стандартных процедур;

• существенное уменьшение времени, необходимого для транзакций;

• снижение затрат (как правило, на 12—15 %);

• использование аутсорсинга в некоторых видах деятельности по снабжению;

• интеграция собственной информационной системы с аналогичными системами поставщиков.

Для поддержки EDI были разработаны две сопутствующие технологии. Первая — кодирование товаров (item coding), позволяющее присвоить каждой упаковке перемещаемых материалов идентификационную метку. Эта метка обычно представляет собой штрих-код или радиоэлектронную метку, информацию с которой можно считывать автоматически в любое время и в любом месте перемещения товара.

Вторая технология — электронный перевод денежных средств (electronic funds transfer, EFT). Когда поступает подтверждение о доставке материалов, EFT автоматически дебетует банковский счет заказчика и кредитует счет поставщика.

Таким образом, EDI размещает заказы, кодировка товаров позволяет их отслеживать, a EFT отвечает за платежи.