ИСО 26000 / ISO_26000
.pdf
-предполагаемый уровень участия целевой группы в обмене информацией, то есть, будут ли они представлять информацию для обратной связи, помогать принимать решения или передавать информацию другим сторонам;
-свободный доступ целевой группы к информации;
-тип и уровень подтверждения достоверности, которому подвергается информация.
Существует множество механизмов и техники связи для доставки сообщений непосредственно через печатные и электронные средства связи, например, отчеты, информационные письма, журналы, постеры, рекламные проспекты, подкасты (оцифрованные записи, размещаемые в Интернете), блоги (журналы, которые ведутся в режиме реального времени в Интернете) и веб-сайты. Также возможно передавать информацию через средства информации, например, с помощью интервью, редакторских материалов и статей.
Комментарий в рамке 24. Предложения по снижению затрат, связанных с обменом информации
Здесь представлены некоторые предложения по снижению затрат, связанных с обменом информации, которые могут быть особенно полезны для малых и средних организаций:
-включать информацию в существующие каналы связи, например, внутренние информационные письма, ежеквартальная внешняя почта или имеющиеся в распоряжении электронные средства;
-определять приоритеты для информации и исключать или откладывать передачу информации по вопросам, имеющим низкий приоритет;
-содержание – это самый важный аспект обмена информацией, поэтому затраты, связанные с привлекательностью презентации, можно свести к минимуму;
-выбирать соответствующую частоту представления сообщений, например, выпускать отчеты один раз в два года, а не ежегодно, но чаще предоставлять обновленные варианты отчетов по конкретным инициативам в Интернете;
-использовать добровольную консультативную группу или других волонтеров для внешнего подтверждения достоверности отчета организации, ограничить деятельность по подтверждению достоверности проверкой наиболее важных данных и/или пригласить действующих аудиторов проверить достоверность отчета, пока они находятся в организации по другим вопросам;
-использовать эксплуатационные и другие данные, которые уже были проанализированы, и являются доступными, например, отчеты об окружающей среде и/или здравоохранении и безопасности, различная информация, предоставляемая правительству, информация из налоговых отчетов о благотворительных пожертвованиях, данные о потреблении энергии [и связанных с этим выбросах парниковых газов] из законопроектов по энергетике и топливу, данные о расходе воды из законопроектов по воде и ключевые приоритетные направления из стратегического плана организации;
-использовать внешнее руководство по обмену информацией о социальной ответственности, специально разработанное для SMO;
-сузить распространение информации по географическому принципу и расширить его со временем;
101
- использовать сотрудников для планирования и подготовки обмена информацией или воспользоваться помощью сторонних специалистов по связи, которые изъявляют желание оказывать бесплатные услуги по обмену информацией о социальной ответственности. Обратиться за помощью в профессиональную ассоциацию по обмену информацией.
7.6.4 Диалог с заинтересованными сторонами по вопросу обмена информацией о социальной ответственности
Организация должна вести диалог с заинтересованными сторонами, чтобы:
-оценивать адекватность и эффективность содержания, средства, частоты и области обмена информацией с целью его улучшения, в случае необходимости;
-устанавливать приоритеты для будущих сообщений;
-обеспечивать безопасность внешнего подтверждения достоверности информации, полученной от заинтересованных сторон, если используется такой подход;
-определять лучшие практики.
(См. п. 7.3.)
7.7 Оценка деятельности и практик по социальной ответственности
7.7.1 Основные факторы
Эффективность и достоверность деятельности и практик организации можно повысить с помощью периодической оценки и анализа. Особое внимание следует уделять анализу деятельности с целью улучшения. Постоянный контроль деятельности и измерение характеристик не представляют большой ценности для организации, если результаты конфиденциальны или предназначены для внутреннего использования. Оценка без внутреннего и внешнего сообщения результатов не обеспечит обучение на рабочем месте, не приведет к улучшению работы и не поспособствует передаче опыта и знаний.
Объявление результатов оценки также будет частью процесса обучения для заинтересованных сторон и, вероятно, укрепит их доверие к организации. Доверие, в свою очередь, повышает достоверность. Взаимодействие с заинтересованными сторонами в области оценки и анализа – это непрерывный процесс с диалогом и обратной связью, который повышает осведомленность организации в отношении рисков и возможностей. Обратная связь с заинтересованными сторонами полезна для анализа миссии, предвидения, обязательных процедур и кодекса поведения организации, а также для анализа ее общих задач и конкретных целей по социальной ответственности.
7.7.2 Мониторинг
Периодически организация должна анализировать свою работу по социальной ответственности в общем, а также контролировать осуществлять мониторинг результатов по конкретным действиям. Организация должна предоставлять информацию об этом соответствующим образом своим основным заинтересованным сторонам и обществу в целом (см. п. 7.6). Организация должна подтвердить точность, полноту и надежность информации,
102
предъявляемой другим сторонам. Записи должны быть идентифицируемыми и прослеживаемыми.
При сборе информации и данных организация может столкнуться с некоторыми проблемами, например, связанными с затратами, наличием, надежностью и точностью информации. Организация должна оценивать затраты и усилия в сравнении с эффективностью сбора конкретных данных.
Мониторинг должен включать виды деятельности, касающиеся социальной ответственности, которые могут поддаваться объективной проверке. Осуществление некоторых объективных мер может быть затруднительным, например, доказательство того, имело ли место взяточничество. Зачастую, локальные процессы анализа заинтересованной стороны, например, проверка соблюдения правовых норм неправительственными организациями или местными органами власти, можно использовать в качестве отправной точки для установления более полных действий в области анализа.
Процесс мониторинга должен включать показатели в соответствии с обязательствами организации по социальной ответственности и общепринятые показатели социальной ответственности по типу и характеру деятельности организации, а также вопросы социальной ответственности, которые показались спорными для организации или ее заинтересованных сторон.
Организация может привлекать заинтересованные стороны к участию в анализе ее работы по социальной ответственности через определенные промежутки времени, например, посредством форумов заинтересованных сторон и социального аудита. Для повышения уверенности внешние и независимые аудиторы и/или заинтересованные стороны могут также участвовать в проверке полноты и точности собранных данных. В процессе анализа со стороны руководства (см. п. 7.6.3) заинтересованные стороны вероятнее всего будут конструктивно взаимодействовать с организацией, если они доверяют представленным данным.
Организация должна собирать информацию и вести записи о своей деятельности и работе по социальной ответственности для использования при анализе со стороны руководства ее работы по социальной ответственности. Информация должна включать достижения по значимым [существенным] вопросам по социальной ответственности, однако вопросы, приоритет которых в настоящее время не установлен, также могут быть включены.
7.7.3 Варианты улучшения
Задача анализа со стороны руководства заключается в определении деятельности, значимой для социальной ответственности, которую необходимо улучшить, рассматривая препятствия и преобразовывая заявления, задачи, выделяемые ресурсы, цели и планы действий, в случае необходимости. Организации может выиграть от создания внутренней группы по анализу со стороны руководства.
При выявлении несоответствия с заявлениями, задачами и целями организации необходимо сделать запись об этом для последовательного изучения. Соответствующие меры следует определить и предпринять для устранения несоответствий.
О результатах анализов со стороны руководства необходимо сообщать заинтересованным сторонам организации. В течение приемлемого срока организация должна реагировать на отклики заинтересованных сторон и предоставлять общественности, как информацию от заинтересованных сторон, так и свою ответную информацию.
103
Комментарий в рамке 25. Типы документов, передаваемых для анализа
В зависимости от характера деятельности и размера организации документы различного типа можно передавать для анализа, включая:
-записи данных о ключевых показателях деятельности (см. п. 7.5.4), измеряемых через определенные промежутки времени, например, соответствие требованиям основных законов и выполнение обязательств организации;
-результаты экологических проверок;
-результаты проверок цепи поставок;
-результаты оценок этического поведения, управления и другой деятельности;
-оценка результатов конкретных действий по социальной ответственности, как удачных, так и неудачных;
-записи действий по жалобам сотрудников, потребителей, соседей, граждан и прочих лиц;
-исследование удовлетворенности сотрудников и потребителей;
-информация об общественном восприятии организации, например, публикации в газетах;
-результаты оценки соответствия требованиям других спецификаций, кодексов, руководств, установившихся практик и контрольным показателям, которые разделяет организация.
104
Приложение (справочное)
Примечание редакционного комитета: Название, содержимое и текст должны быть определены.