11.4. Организация информационных процессов на предприятии

Понятие информационного потока

Под информацией понимаются такие сведения об объекте, которые отражают прямо или после соответствующей обработки количественные и качественные характеристики объекта. Организация и управление производством предполагает наличие экономической, технической и производственной информации, отражающей ситуацию в различных подсистемах предприятия.

По своему назначению информация, используемая при организации производства, может быть сгруппирована по следующим направлениям:

• обеспечение выбора и формирования цели организуемого объекта;

• обеспечение разработки методов и определение средств достижения объектом его целей на основе проектирования и построения системы организации производства;

• обеспечение функционирования деятельности объекта средствами организации и управления производственной деятельностью.

Для того чтобы информация могла быть использована для решения задач организации производства и управления предприятием, она должна быть соответствующим образом организована на основе формирования системы информации предприятия.

Важными элементами такой системы являются информационные потоки и информационная деятельность.

Информационный поток – это информация, находящаяся в упорядоченном движении по заданным направлениям с фиксированными начальными, промежуточными и конечными точками.

Информационный процесс – это процесс, в котором информация рассматривается в качестве основного объекта с определенной последовательностью изменений. При этом имеет место сбор, анализ, преобразование, хранение, поиск и распространение информации.

В ходе информационного процесса реализуются следующие функции:

• сбор информации в местах ее возникновения;

• анализ информации и ее преобразование;

• накопление информации и ее хранение;

• транспортировка информации;

• фильтрация потока информации т.е. отбор необходимых для того или иного уровня управления данных и документов;

• объединение и разделение информационных потоков;

• управление информационным потоком.

Информационные системы предприятия

Система информации на предприятии имеет своей задачей обеспечение управленческих и производственных подразделений, информацией, необходимой для их успешной работы.

Система информации предприятия располагает необходимыми техническими средствами, программным обеспечением, методологией сбора и обработки информации и призвана организовать всю его информационную деятельность.

Важнейшими условиями практического функционирования системы информации предприятия являются:

1. Новая система информации предприятия должна создаваться на базе уже существующей системы с учетом тех условий, от выполнения которых зависит успешное функционирование предприятия.

2. При разработке системы информации на различных предприятиях необходимо учитывать особенности технологии и организации производства, размеры предприятия, различия в системах управления и т.д.

3. Сбор информации, ее обработка, хранение и передача должны находиться в тесной связи с производственной деятельностью предприятия и его организационной структурой. Система информации предприятия должна быть организована таким образом, чтобы лицу, принимающему решения поступала только та информация, которая необходима для принятия решения, в наиболее нужное время и в наиболее удобной для предприятия решений форме.

4. Необходимо, чтобы система информации способствовала бы поступлению самых необходимых или достоверных фактических данных в те звенья, в которых принимаются решения. Такая информация должна не просто фиксироваться, а активно использоваться при подготовке, исполнению решений и контроле за их выполнением.

5. В процессе сбора информации для обеспечения организационной деятельности предприятия необходимо стремиться к максимальной экономии путем использования внешней информации от специализированных организаций и максимального использования имеющейся внутренней информации. Должна быть обеспечена краткость информации.

6. При разработке системы информации следует учитывать важнейшие достижения в различных областях науки и техники, начиная от физиологии и психологии и кончая достижениями в кибернетике, технике обработки информации и связи.

7. Следует соблюдать принцип универсализации информации с целью рационализации информационных потоков, т.е. одна и та же информация должна быть способна удовлетворить потребности различных подсистем управления.

Структура системы информации. Наиболее часто информационные системы подразделяются на две подсистемы: функциональную и обеспечивающую.

Функциональная подсистема включает в себя совокупность задач, сгруппированных по принципу цели. Могут быть выделены следующие группы задач:

• задачи технической подготовки производства, создания и освоения новых видов продукции;

• задачи производственного планирования и оперативного управления производством;

• задачи технико-экономического планирования;

• задачи материального обеспечения производства;

• задачи обеспечения качества продукции;

• задачи управления персоналом;

• задачи бухгалтерии и управления финансами;

• задачи управления транспортно-складским хозяйством;

• задачи маркетинговой деятельности и сбыта продукции.

Обеспечивающая подсистема включает в себя следующие элементы:

• техническое обеспечение, включающее в себя технические средства, обеспечивающие сбор информации, анализ, обработку и представление информации, средства передачи соответствующих данных и сообщений, средства хранения информации;

• информационное обеспечение – справочники, классификаторы и т.д.

• математическое обеспечение – совокупность математических методов решения задач и программное обеспечение.

160