6. Отчеты

Отчеты являются удобным объектом БД для вывода необходимых данных на печать. Источником данных для отчета может служить таблица или запрос. Отчет можно перед печатью просмотреть в режиме предварительного просмотра.

6.1. Создание отчета

Для создания отчета нужно выполнить следующую последовательность действий:

• Открыть вкладку Отчеты

• кн. Создать. Откроется диалоговое окно для выбора способа создания отчета:

• Конструктор(отображает пустой планшет отчета). Режим конструктора используется для создания нового отчета вручную или для редактирования имеющегося отчета.

• Мастеротчетовпозволяет создать отчет с помощью мастера

• Автоотчет(в столбец или ленточный) - это, как и при создании форм, самый быстрый способ создания отчетов.

• Диаграммапозволяет создать диаграмму для вывода данных в графической форме.

• Почтовыенаклейки

• Выбрать способ создания отчета

• Выбрать из списка источник данных для отчета (таблицу или запрос), кн. ОК. Далее следует действовать в зависимости от способа создания отчета.

• В конце отчет следует сохранить, задав ему имя.

Перед печатью отчета его можно просмотреть в окне предварительного просмотра: кн. Просмотрв окне БД или соответствующая кн. на ПИ. Рядом с кн. предварительного просмотра на ПИ находится кн. раскрывающегося списка, из которого можно выбрать режим работы с отчетом:

• Конструктор(для редактирования структуры отчета)

• Предварительныйпросмотр

• Образец(отображает отчет в режиме предварительного просмотра, при этом видно только небольшое количество данных в качестве образца).

6.2. Работа с отчетом в режиме конструктора

В режиме конструктора открывается или пустой планшет, если создается новый отчет, или планшет с элементами управления (ЭУ), если редактируется уже имеющийся отчет, и панель элементов (ПЭ), похожая на ПЭ конструктора форм. Работа с ЭУ отчета осуществляется также как с ЭУ формы, поэтому рассматриваться не будет. Остановимся лишь на основных особенностях работы с отчетом.

Планшет отчета, как и формы, состоит из нескольких областей (заголовокипримечание,областьданных,колонтитулы). Так же, как это делалось для форм, в отчетах можно добавлять и перемещать области. Заголовки и колонтитулы страницы и отчета следует выбирать из менюВид. Можно добавить к заголовку страницы или колонтитулу номера страниц, используя для этой цели свойствоНомерстраницыиз папкиОбщиевыраженияв построителе выражений.

В отчете, как и в форме, можно создавать вычисляемые поля. В области Примечаниерекомендуется подводить итоги или производить другие вычисления по всему отчету. Для этого создается вычисляемое поле, в котором вычисляется выражение с использованием стандартных функций, например, Sum и др.

Созданный или отредактированный отчет перед печатью рекомендуется проверить в режиме предварительного просмотра.

В отличие от форм отчеты имеют также заголовки и колонтитулы для групп данных. Рассмотрим этот вопрос подробнее.

6.3. Сортировка и группировка данных

Группировку данных можно производить по одному или нескольким полям. Понятие группировки данных уже использовалось нами при описании запросов, поэтому здесь ограничимся лишь рассмотрением особенностей группирования данных в отчетах. Группировку данных можно задать при создании отчета с помощью мастера. Ниже рассмотрим группировку данных без мастера.

Находясь в режиме конструктора отчета откроем диалоговое окно Сортировкаигруппировка:Вид/Сортировка и группировкаили соответствующей кнопкой на ПИ. В этом окне выберем из раскрывающегося списка поля. по которым нужно группировать данные, и зададим для этих полей направление сортировки (по возрастанию или по убыванию).

Поля, по которым группируются данные, должны быть отсортированы.

Далее в нижней части диалогового окна нужно задать свойства группы:

• Заголовокгруппы(нет, да). Если -да, то на планшете отчета появится область заголовка группы, в которой можно написать любой текст или создать другие ЭУ.

• Примечаниегруппы(нет, да). Если -да, то на планшете отчета появится область примечаний группы, в которой, например, можно подвести итоги или выполнить другие вычисления по каждой группе данных.

• Группировка. Это свойство задает способ группирования данных. Он различный для полей разных типов (для текстовых и числовых данных это свойство устанавливается совместно со свойствомИнтервал):

• для текстовыхданных: обычный способ (по всему полю, т. е. по всем символам), по первому символу (тогда свойствуИнтервалнужно задать значение 1), по двум первым символам (тогда свойствуИнтервалнужно задать значение 2) и так далее.

• для числовыхданных, включая типы Денежный, Счетчик и Числовой: для свойства группировка задается значение интервал, а свойству Интервал - значение интервала, например 10, 20, 50 и пр.

• для данных типа Дата/Время могут задаваться диапазоны из набора: год, квартал, месяц, неделя, день, час, минута.

• Неразрывать(нет, полная группа, первая область данных). Если -нет, то отчет печатается без поправок на признаки конца страницы, и группа может перейти на следующую страницу. Если -полнаягруппа, то вся группа помещается на одной странице (если возможно). Если новая группа не помещается на оставшейся части текущей страницы, она выводится, начиная с начала следующей страницы. Если -перваяобластьданных, то печатается, по меньшей мере, одна полная запись на той же странице, где находится заголовок группы. Если под ним недостаточно места для печати записи, то заголовок группы перейдет на следующую страницу.

При создании групп по нескольким полям (вложенные группы данных) поступают аналогичным образом.

Установка параметров страницы: Файл/Параметры страницы.