Свойства полей
Для настройки полей таблицы используются свойства полей, которые подразделяются на общие свойства и свойства подстановки.
Общие свойства полей
Размер поля задает максимальный размер данных, сохраняемых в поле:
Для текстового поля до 255 байт. Размер поля по умолчанию устанавливается настройкой параметров. Для этого нужно открыть окно параметров Access (см. рис. 2), выбрать команду Конструктор объектов и задать размер текстового поля по умолчанию, например, 50, как показано на рисунке 13.
Рисунок 13 – Настройка текстового поля по умолчанию
Для числовых полей:
байт для целых чисел от 0 до 255
целое для целых чисел от -32 768 до +32 767 (2 байта)
длинное целое для целых чисел от -147 483 648 до 2 147 483 647 (4 байта)
с плавающей точкой для чисел от -3.4*10Е38 до +3.4*10Е38 с точностью до 7 знаков (4 байта)
с плавающей точкой для чисел от -1.797*10Е308 до +1.797*10Е308 (8 байт). Размер числового поля по умолчанию устанавливается настройкой параметров, как и текстового поля.
!!!!! Рекомендуется задавать минимально необходимый размер поля.
Формат поля является форматом отображения данных при выводе их на экран или печать. Для некоторых типов данных определены встроенные форматы, например для даты и др. Для отдельных типов данных можно задавать собственные (пользовательские) форматы, например
Для денежного типа: ### ## руб. Здесь символ # может быть заменен цифрой, знаком или пробелом (необязательный символ). Пробел будет выведен буквально. Или # ## 0,00руб; -# ## 0,00руб[Красный]. Здесь отрицательные числа будут выведены красным цветом.
Для числового процентного типа: ###.##%. Точка и знак процента будут выведены буквально.
Для текстового типа: (@@@)@@@-@@-@@. Здесь символ @ будет заменен текстовым символом или пробелом (обязательный символ). Этот формат часто используется для вывода номера телефона.
Для логического типа: ;’’Выделен’’[Синий];’’Не выделен’’. Это означает, если значение логического поля истина, то выведется слово Выделен синим цветом. Иначе выведется Не выделен цветом, принятым по умолчанию.
Маска ввода удобна для ввода данных. Например, для ввода номера телефона можно задать маску : (000)000-00-00. Access автоматически ее преобразует к виду: \(000\)000\-00\-00 . Здесь символ \ означает, что следующий символ будет восприниматься буквально. Примеры других масок ввода можно найти, вызвав помощь клавишей F1.
Число десятичных знаков (после точки) Можно задать от 0 до 15.
Подпись задает текст, который будет выводиться в качестве имени поля в таблице, форме и отчете.
Условие на значение позволяет задать условие, которому должно удовлетворять вводимое в поле значение. Таким образом можно осуществлять контроль вводимых значений.
Сообщение об ошибке задает текст сообщения, выводимый на экран при нарушении условия, заданного предыдущим свойством.
Обязательное поле определяет обязательный ввод данных в поле (Да) или разрешает не вводить данные (Нет). В последнем случае полю присваивается значение Null.
Свойство Пустые строки позволяет указывать, что в данное поле может быть введена пустая строка (“”), т.е. открыть двойные кавычки и закрыть двойные кавычки.
Индексированное поле позволяет индексировать поле (Да) или нет (Нет). Если поле индексируется, то надо указать, допускаются ли в поле повторяющиеся значения (Совпадения допускаются) или нет (Совпадения не допускаются).
!!!!! Для ключевого поля автоматически строится индекс, которому всегда дается имя PrimaryKey. Индекс ключевого поля всегда уникален (Совпадения не допускаются) и не допускает пустых (не введенных) значений , т.е. Null - значений в записях. Настройкой параметров можно задать автоматический способ индексации для полей, входящих в заданный список.
Свойство Подстановка
Свойство Подстановка определяет, в каком виде будут отображаться значения соответствующего поля в таблице и в форме: в виде одиночных значений, в виде списка значений или в виде раскрывающегося списка значения (поле со списком). Для логического поля в виде: флажка (удобно для ввода данных) и поля (удобно при задании пользовательских или встроенных форматов). Значения логического поля могут выводиться в виде 0 (ложь) и -1 (истина).
Пример 1. Пусть в поле GOR таблицы Post чаще всего вводятся города: Москва, Санк-Петербург, Самара. Чтобы не вводить эти часто повторяющиеся города можно задать свойства подстановки, как показано на рисунке 14:
Рисунок 14 – Пример задания свойства подстановки
В этом случае ввод часто повторяющихся городов можно осуществлять из раскрывающегося списка значений, как показано на рисунке 15:
Рисунок 15- Ввод города из списка значений
Другой город можно ввести с клавиатуры.
Вместо списка значений можно задать поле со списком. При вводе данных в таблицу отображения городов и в том, и в другом случае будет отображаться раскрывающимся списком. Однако на форме, созданной по таблице Post, в первом случае города будут отображаться списком, а во втором – полем со списком, что более компактно.
Схема данных. Обеспечение целостности данных
Схема данных отображает связи между таблицами / запросами.
Создание схемы данных:
Активизировать на ленте вкладку Работа с базами данных и далее – кнопку
;Откроется пустое окно, в которое нужно мышью перетащить всех участников схемы, в данном случае все таблицы (в рассматриваемом примере Post, Det и PD). Можно это сделать иначе, открыв окно Добавление таблицы из к.з. меню на пустом поле схемы данных командой Добавить таблицу.
Связать таблицы между собой. Для этого перетащить мышью поле из одной таблицы - источника (откуда) в поле другой таблицы - приемника (куда).
!!!!!! Связывать поля можно только одного типа. Поле счетчика можно связывать только с полем типа Длинное целое. Счетчик со счетчиком связывать нельзя, так как два счетчика работают независимо друг от друга.
В открывшемся окне Изменение связей, если необходимо, можно включить флажок Обеспечение целостности данных, а также обеспечить каскадное обновление связанных полей и/или каскадное удаление связанных записей. Если установлен только флажок Обеспечение целостности данных, то из родительской таблицы нельзя удалить запись, если в дочерней таблице есть связанные с ней записи. Кроме того, в дочернюю таблицу нельзя добавлять “детей-сирот”. Если установлен еще флажок каскадное обновление связанных полей, то при изменении значения ключевого поля в родительской таблице соответствующим образом изменятся значения полей связи и в дочерних таблицах. Если установлен флажок каскадное удаление связанных записей, то при удалении записи из родительской таблицы будут удалены все связанные с ней записи из всех дочерних таблиц.
При необходимости связь можно уточнить, установив желаемый тип объединения каждой пары таблиц кнопкой Объединение. По умолчанию определено симметричное объединение (INNER JOIN), которое устанавливает объединение только тех записей, в которых связанные поля обеих таблиц совпадают.
Левое объединение (LEFT JOIN) устанавливает объединение всех записей из таблицы - источника и только тех записей из таблицы - приемника, в которых связанные поля совпадают.
Правое объединение (RIGHT JOIN) устанавливает объединение всех записей из таблицы - приемника и только тех записей из таблицы - источника, в которых связанные поля совпадают.
Удалить связь: выделить связь (1с на линии связи) и нажать клавишу Del.
Открыть окно Изменение связей: 2с на линии связи.
Для рассматриваемого примера схема данных примет вид:
Рисунок 16 – Схема данных для рассматриваемого примера
Закрыть с сохранением окно схемы данных.
Для того чтобы облегчить заполнение таблиц данными, нужно задать для полей связи (PN и DN в дочерней таблице PD) свойства подстановки. Для этого
откроем дочернюю таблицу PD в режиме конструктора;
выделим строку PN и активизируем в свойствах поля вкладку Подстановка;
выберем из списка для свойств:
Тип элемента управления . . . . Поле со списком
Тип источника строк . . . . . . . .Таблица или запрос
Источник строк . . . . . . . . . . . . Post
Присоединенный столбец . . . . . 1
Число столбцов . . . . . . . . . . . . . 2
Это означает, что в поле PN дочерней таблицы мы будем заносить только такие значения, которые (при выполнении условия целостности данных) есть в родительской таблице, причем подставлять мы будем значения из одного (первого) столбца PN родительской таблицы (Присоединенный столбец), а видеть при этом будем значения двух соседних столбцов PN и PIM родительской таблицы (Число столбцов). Так удобнее, так как номер поставщика в отрыве от его имени нам ни о чем не сообщает. Остальные свойства оставим по умолчанию. Таким образом, свойства подстановки для поля PN дочерней таблицы PD будут такими:
Рисунок 17 – Свойства подстановки для поля связи PN дочерней таблицы PD
Тогда, если мы сначала введем данные в родительскую таблицу Post, то при вводе в дочернюю таблицу данные просто можно выбирать из списка, как показано на рисунке 18:
Рисунок 18 – Ввод данных в дочернюю таблицу
Аналогично задаем свойства подстановки для поля связи DN дочерней таблицы PD, как показано на рисунке 19:
Рисунок 19 – Свойства подстановки для поля связи DN дочерней таблицы PD
Остальные свойства оставьте, как задано по умолчанию.