Таблицы
Таблица - основной источник данных для других объектов БД.
Работать с таблицей можно в двух режимах:
Режим конструктора (режим конструирования таблицы);
Режим таблицы (режим работы с данными таблицы).
Переход из одного режима в другой можно осуществлять несколькими способами, например выбором соответствующих кнопок, расположенных слева на ленте (рис.11):
Рисунок 11 – Кнопки переключения режимов работы с таблицей
Рекомендуемая последовательность действий по созданию реляционной БД:
Создание структуры всех таблиц (последовательно одна за другой);
Создание схемы данных;
Задание свойств подстановки полей и обеспечение целостности данных;
Заполнение таблиц данными. Первыми заполняются только родительские таблицы. Далее заполняются таблицы, которые являются и родительскими и дочерними (если таковые имеются). В последнюю очередь заполняются дочерние таблицы.
!!!!! Несмотря на то, что типы полей в Access 2007 задаются автоматически при непосредственном вводе данных в таблицу, рекомендуется придерживаться указанной выше последовательности действий, и заполнение таблиц данными делать в последнюю очередь.
Создание структуры таблицы
Для задания структуры таблицы нужно определить состав полей (столбцов), их имена, последовательность размещения их в таблице, тип данных каждого поля, размер поля, первичные ключи (для Access необязательно), индексы и другие свойства полей.
Для создания новой таблицы нужно активировать вкладку Создание ленты.
В открывшемся окне выбрать один из режимов создания таблицы.
Режим таблицы позволяет пользователю создавать таблицу, не определяя предварительно ее структуры. При выборе этого режима открывается пустая таблица, в которую можно сразу вводить данные.
Этот режим имеет очевидные недостатки:
Требуется переименование полей (командой Переименовать столбец из к.з. меню, открытого на имени поля или 2с на имени поля);
Может потребоваться изменение количества столбцов или строк.
Чтобы добавить еще одно поле таблицы, можно в поле, имя которого Добавить поле, ввести данное и нажать клавишу Enter. Полям таблицы по умолчанию присваиваются имена Поле1, Поле2 и так далее. Можно добавление и удаление полей осуществлять из к.з. меню, открытого на имени поля. Новое поле добавляется слева от выделенного поля. Выделение поля происходит, когда на имени поля указатель мыши принимает изображение вертикальной стрелки вниз.
При сохранении этой таблицы Access проанализирует данные и автоматически присвоит соответствующий тип данных каждому полю, т.е. создаст структуру таблицы. Однако размер данных может оказаться значительно больше необходимого, что не рекомендуется. Также не все типы данных при этом используются.
Мастер таблиц автоматически создает таблицу по одному из шаблонов. Пользователю предлагается более 40 образцов таблиц, предназначенных для использования в различных целях. Каждая таблица шаблона содержит соответствующий набор полей, из которых пользователь может выбрать нужные поля.
Включаемые в таблицу поля могут быть переименованы.
После создания таблицы мастером можно при необходимости доработать таблицу в режиме конструктора.
Импорт таблиц позволяет использовать готовые таблицы, созданные другими приложениями или входящие в состав других баз данных. При этом в текущем файле БД создается копия импортируемой таблицы. С такой таблицей можно работать так же, как и с другими таблицами текущей БД. Для импорта таблиц нужно активизировать вкладку Внешние данные ленты.
Связь с таблицами позволяет создавать в текущем файле БД ссылки на нужные таблицы без создания копии, что позволяет работать произвольно с данными таких таблиц, но не разрешает редактировать структуру таблицы. Кроме того, не должно изменяться местоположение связанных таблиц на диске. Связь с таблицами осуществляется также активизацией вкладки Внешние данные ленты.
Конструктор (основной режим) позволяет сконструировать структуру таблицы по желанию пользователя. Создание таблицы:
выбрать вкладку Создание ленты;
выбрать способ создания таблицы. Если таблица создается не по шаблону, а в режиме конструктора, то выбрать Конструктор таблиц.
в столбец Имя поля вводить имена полей таблицы, а в столбце Тип данных выбирать из списка нужный тип данных для каждого поля (рис.11);
на вкладке Общие задать свойства полей, например, по умолчанию для текстового поля задается размер поля, равный 255 символов. Для имени поставщика (поле PIM) достаточно указать 50 символов;
создать первичный ключ таблицы, если необходимо (для Access - не обязательно):
выделить поле или несколько полей (если ключ составной). Выделение нескольких смежных полей можно производить 1с в полосе маркировки первого поля и 1с в полосе маркировки последнего поля ( удерживая клавишу Shift). Выделение не смежных полей можно производить 1с на каждом следующем поле, удерживая клавишу Ctrl.
1с по кн. Ключевое поле (с изображением ключа);
!!!!! В таблице можно определить только один первичный ключ (он может быть составным).
Желательно, чтобы ключевое поле было первым в таблице. Это облегчит связывание таблиц.
Если еще какой-то атрибут может выступать в качестве первичного ключа, то один из них определяется как первичный, а другой – как уникальный, или возможный первичный ключ. Например, номер поставщика (PN) можно объявить первичным ключом, а номер паспорта поставщика (PASP) объявить уникальным (возможным) ключом. Уникальность атрибута (это значит, значения его не повторяются) можно задать с помощью свойства Индексированное поле, для которого установить значение Да (Совпадения не допускаются), как показано на рисунке 12.
сохранить созданную структуру таблицы с присвоением ей имени (кн. закрытия окна структуры).
Таким образом создаются все таблицы БД одна за другой. Перечень созданных таблиц указывается слева в окне объектов БД (Все таблицы). Часто это окно называют браузером объектов.
Рисунок 12 – Создание таблицы Post (поставщики) в режиме конструктора
Имя поля задается по правилам задания имен объектов Access (см. выше имя файла).