14. Отчеты
Отчеты являются удобным объектом БД для вывода необходимых данных на печать. Источником данных для отчета может служить таблица или запрос. Отчет можно перед печатью просмотреть в режиме предварительного просмотра.
14.1. Создание отчета
Для создания отчета нужно выполнить следующую последовательность действий:
Активизировать на ленте вкладку Создание;
В разделе Отчеты ленты выбрать способ создания отчета (рисунок 74).
Рисунок 74 – Способы создания отчетов
Откроется диалоговое окно для выбора способа создания отчета:
Конструктор отчетов(отображает пустой планшет отчета). Режим конструктора используется для создания нового отчета вручную или для редактирования имеющегося отчета.
Мастеротчетовпозволяет создать отчет с помощью мастера.
Отчет(в столбец или ленточный) - это, как и при создании форм, самый быстрый способ создания отчетов.
Пустой отчетпозволяет создать пустой отчет, который можно заполнить элементами по Вашему желанию.
Наклейки– позволяет создавать серию наклеек (марок) по выбранному формату.
Выбрать способ создания отчета.
Выбрать из списка источник данных для отчета, если необходимо (таблицу или запрос). Далее следует действовать в зависимости от способа создания отчета.
В конце отчет следует сохранить, задав ему имя.
Перед печатью отчет можно просмотреть в окне предварительного просмотра.
Выбрать режим работы с отчетом можно, как показано на рисунке 75:
Рисунок 75 – Режимы работы с отчетом
14.2. Работа с отчетом в режиме конструктора
В режиме конструктора открывается или пустой планшет, если создается новый отчет, или планшет с элементами управления (ЭУ), если редактируется уже имеющийся отчет, и панель элементов (ПЭ), похожая на ПЭ конструктора форм. Работа с ЭУ отчета осуществляется также как с ЭУ формы, поэтому рассматриваться не будет. Остановимся лишь на основных особенностях работы с отчетом.
Планшет отчета, как и формы, состоит из нескольких областей(заголовокипримечание,областьданных,колонтитулы).Так же, как это делалось для форм, в отчетах можно добавлять и перемещать области. Заголовки и колонтитулы страницы и отчета следует выбирать, находясь в режиме конструктора отчета, в разделеКолонтитулы ленты.
В отчете, как и в форме, можно создавать вычисляемые поля. В областиПримечаниеотчетарекомендуется подводить итоги или производить другие вычисления по всему отчету. Для этого создается вычисляемое поле, в котором вычисляется выражение с использованием стандартных функций, например, Sum и др.
Созданный или отредактированный отчет перед печатью рекомендуется проверить в режиме предварительного просмотра.
В отличие от форм отчеты имеют также заголовки и колонтитулы для групп данных. Рассмотрим этот вопрос подробнее.
14.3. Сортировка и группировка данных
Группировку данных можно производить по одному или нескольким полям. Понятие группировки данных уже использовалось нами при описании запросов, поэтому здесь ограничимся лишь рассмотрением особенностей группирования данных в отчетах. Группировку данных можно задать при создании отчета с помощью мастера. Ниже рассмотрим группировку данных без мастера.
Находясь в режиме конструктора или представления отчета, по кнопке Добавитьгруппировку (внизу окна отчета) выберем из раскрывающегося списка поля, по которым нужно группировать данные, и зададим для этих полей направление сортировки (по возрастанию или по убыванию).
!!!!! Поля, по которым группируются данные, желательно отсортировать.
По умолчанию на планшете отчета будет присутствовать область заголовка группы, а область примечания группы нужно добавить принудительно, если необходимо. Это можно сделать, указав дополнительные параметры из раскрывающегося списка Больше.
Выбор других дополнительных параметров зависит от типа данных в поле
для текстовых данных: обычный способ (по всему полю, т. е. по всем символам), по первому символу, по двум первым символам и так далее.
для числовых данных, включая типы Денежный, Счетчик и Числовой, может быть задано значение интервала, например 10, 20, 50 и пр.
для данных типа Дата/Время могут задаваться диапазоны из набора: год, квартал, месяц, неделя, день, час, минута.
Среди других дополнительных параметров важно указать:
не удерживать группу на одной странице, что означает возможность перехода группы на следующую страницу;
удерживать группу на одной странице, что означает расположение группы на одной странице, если возможно. Если группа не помещается на оставшейся части текущей страницы, она выводится, начиная с начала следующей страницы.
удерживать заголовок и первую запись на одной странице.
При создании групп по нескольким полям (вложенные группы данных) поступают аналогичным образом.
Установка параметров страницы осуществляется в разделе Инструменты конструктора отчетов, если Вы работаете в режиме конструктора, или в разделе Работа с макетами отчета, если Вы работаете в режиме макета.
Рассмотрим процедуру создания простого отчета с группировкой данных по одному полю.
Пример 10. Создать отчет по запросу так, чтобы вместо номера поставщика (PN) в отчете отображалось его имя (PIM), вместо номера детали (DN) отображалось ее название, а остальные поля в отчете были такими же, как в дочерней таблице PD, то есть поле KOL.
Сгруппировать данные в отчете по имени поставщика. В заголовке каждой группы написать слово Поставщик, а далее указать его имя (для каждой группы свое). В примечании группы вывести информацию о количестве записей в группе, в примечании отчета вывести информацию о суммарном значении поля KOL по всем записям. Пронумеровать сквозной нумерацией все записи отчета.
Поставленную задачу можно решить, выполнив следующую цепочку действий:
создать запрос, показанный на рисунке 76:
Рисунок 76 – запрос для отчета
сохранить запрос с именем для отчета;
выделить запрос в браузере объектов;
создать отчет (Создание/Отчет);
добавить группировку по полю PIM;
по кнопке Больше из раскрывающего списка выбрать пункт с разделом примечания;
перейти в режим конструктора отчетов;
раздвинуть область заголовка группы и сдвинуть немного вниз поле PIM;
до поля PIM в верхней части заголовка группы вставить надпись Поставщик;
раздвинуть область примечаний группы;
добавить поле в область примечаний группы;
изменить присоединенную надпись на текст Количество записей в группе;
открыть для этого поля окно свойств, активизировать вкладку Данные и с помощью построителя выражений задать для свойства Данные значение:
=Count([PIM])
в области примечаний к отчету создать вычисляемое поле, для которого для свойства Данные задать значение
=Sum([KOL])
пронумеровать записи в отчете можно с помощью вычисляемого поля, созданного в области данных отчета. Для этого поля свойству Данные нужно задать значение =1 и свойству Сумма с накоплением задать значение Для всего (выбрать из предлагаемого списка).
изменить заголовок отчета на Отчет по запросу.
На рисунке 77 показан результирующий отчет в режиме конструктора, а на рисунке 78 – в режиме Представление отчета.
Рисунок 77 – Результирующий отчет в режиме конструктора
Рисунок 78 – Результирующий отчет