5. Фильтрация данных

Фильтр – это фактически набор условий для отбора подмножества данных [1]. Фильтры можно применять перед проведением поиска данных, чтобы уменьшить количество просматриваемых записей при поиске, тем самым ускорить работу.

Фильтры могут применяться не только в таблицах, но и в формах, запросах и отчетах.

Прежде чем выполнять фильтрацию данных таблицы, необходимо открыть эту таблицу в режиме таблицы. Среда Access предоставляет возможность работать с фильтрами следующих видов:

1. Простой фильтр (фильтр по значению поля)

Простой фильтр можно наложить на столбец таблицы различными способами:

• 1с по стрелке в заголовке столбца откроет окно для наложения фильтра на данные этого столбца, но при этом закроет данные столбца:

Рисунок 50 – Окно для наложения простого фильтра на столбец KOL

То же окно можно открыть иначе: 1с в любом месте фильтруемого столбца (лучше не на первой записи, чтобы видеть хотя бы часть фильтруемых записей) и кнопкой Фильтр на ленте в разделеСортировка и фильтр.

Или 1с в любом месте фильтруемого столбца и из к.з. меню выбрать в

открывшемся окне команду Числовые фильтры.

• ввести условие отбора, например, отфильтровать в таблице PD записи, для которых значение поля KOL заключено в интервале не меньше 33 и не больше 40 можно, открыв окно Между и заполнив строки так, как показано на рисунке 51:

Рисунок 51 – Наложение простого фильтра Между на столбец KOL

Результат фильтрации данных показан на рисунке 52:

Рисунок 52 – Результат фильтрации

Фильтрацию записей по данным полей не числовых Вы легко можете освоить самостоятельно.

1. Фильтр по выделенному фрагменту данных:

• выделитьфрагмент данных, по которому необходимо отфильтровать записи таблицы. Это может быть значение поля или часть строки, если поле текстовое, как показано на рисунке 53.

• воспользоваться кнопкой Выделение в области Сортировка и фильтр на ленте и выбрать нужный вариант.

Рисунок 53 – Фильтр по выделенному

2. Фильтр по выделенному фрагменту с несколькими условиями отбора:

• наложим фильтр по выделенному, например по городу Спб. Результат фильтрации показан на рисунке 54.

Рисунок 54 – Результат фильтрации по Спб

после вывода на экран записей с городом Спб выделим фрагмент в другом поле, например, строку в имени поставщика (рисунок 55), и еще раз воспользуемся фильтром по выделенному.

Рисунок 55 – Фильтр по выделенному Петр

В результате такой последовательной фильтрации на данные таблицы Post был наложен фильтр с двумя условиями, соединенными операцией И (Спб И Петр).

Результат фильтрации показан на рисунке 56.

Рисунок 56 – Результат последовательной фильтрации

Отменить (снять) фильтр можно так, как показано на рисунке 57:

Рисунок 57 – Отмена фильтров

1. Обычный фильтр является альтернативой последовательной фильтрации, то есть обычный фильтр может содержать сразу несколько условий по нескольким полям таблицы. При этом условия фильтрации можно выбрать из предлагаемого списка всех возможных значений полей, а можно задать логическим выражением. Но, как и прежде, условия по нескольким полям соединяются операцией И.

Пример 2. Пусть требуется отфильтровать данные таблицы, все записи которой видны на рисунке 53, обычным фильтром так, чтобы фамилии были Петров или Иванов из городов, названия которых начинаются с буквы М.

Для этого нужно воспользоваться кнопкой Дополнительно в разделе Сортировка и фильтр вкладки Главная на ленте, и в открывшемся списке команд выбрать команду Изменить фильтр, как показано на рисунке 58:

Рисунок 58 – Использование обычного фильтра

Поскольку последний наложенный на таблицу фильтр сохраняется, то мы его и увидим. Вместо него нужно создать новый фильтр (показан на рисунке 59) согласно условиям примера 2.

Рисунок 59 – Обычный фильтр по условиям примера 2

Этот фильтр можно сохранить как запрос по команде Сохранить из к.з. меню, открытого на заголовке Post:фильтр.

Результат фильтрации показан на рисунке 60

Рисунок 60 – результат фильтрации обычным фильтром по условиям примера 2

1. Расширенный фильтр имеет окно, очень похожее на окно запроса. На рисунке 61 показано это окно для фильтра примера 2. Открыть окно расширенного фильтра можно по кнопке Дополнительно командой Расширенный фильтр (см. рис.58) в разделе Сортировка и фильтр вкладки Главная ленты.

Рисунок 61 – Пример расширенного фильтра

Расширенный фильтр можно сохранить в виде запроса, задав ему имя. Для этого нужно на заголовке PostФильтр1 (рис. 61) из к.з. меню исполнить команду Сохранить.

!!!!!! Если в момент закрытия таблицы фильтр не снят, то он остается активным и при следующем открытии таблицы.

Поскольку при сохранении фильтра ему не присваивается имя, то одновременно с одной таблицей может быть связан только один (последний) фильтр какого-либо одного вида. Этот фильтр теряется при создании нового фильтра. Чтобы не потерять фильтр, надо выполнить сохранение фильтра как запроса, как было сказано выше.

5. Формы

Таблица - это источник данных. Форма - объект БД, удобный для работы пользователя с данными таблицы. Используя форму, можно выполнить редактирование данных в таблице. Источником данных для формы может быть как таблица, так и запрос.

Любая форма должна быть предварительно сконструирована в соответствии с требованиями пользователя. При этом определяется: из каких объектов нужно отображать данные (другими словами, какие объекты будут являться источниками данных для формы: таблицы или запросы), какие поля должны быть представлены в форме, нужны ли вычисляемые поля, какие графические элементы будут использоваться (линии, рисунки, поясняющий текст) и пр.

Конструирование формы можно возложить на мастеров Access, или выполнить вручную с помощью конструктора форм, или сначала сконструировать с помощью мастеров Access, а затем подправить форму вручную.

Форма может быть однотабличной (если источником данных служит одна таблица или запрос), многотабличной (построенной на основе нескольких взаимосвязанных таблиц) или вообще без источника данных (чаще всего используется для реализации пользовательского кнопочного меню). Форма может быть одностраничной и многостраничной.

Формы можно создавать следующих видов:

• в столбец (простая форма):в форме видны данные только из одной текущей записи;

• ленточная: в форме видны несколько записей, причем данные из всех полей одной записи располагаются в одной строке;

• табличная: данные представляются в виде таблицы, оформленной в определенном стиле.

Основными режимами работы с формой являются:

• режим формы - это основной режим, в котором можно работать с данными источника формы;

• режим конструктора предназначен для создания и настройки формы и ее элементов;

• режим макета предназначен для иртерактивной настройки макета формы, например, можно добавлять новые поля простым перетаскиванием их из панели Список полей, выравнивать и форматировать элементы структуры, добавлять рисунки и пр. При этом форма отображается так, как она выглядела бы в режиме формы [1].