Дмитриев / 3 лабораторная работа

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ АЭРОКОСМИЧЕСКОГО ПРИБОРОСТРОЕНИЯ»

КАФЕДРА ЭЛЕКТРОННОЙ КОММЕРЦИИ И МАРКЕТИНГА

ОЦЕНКА ОТЧЕТА

РУКОВОДИТЕЛЬ

доц., к. э. н.				Н.Н. Дмитриев
должность, уч. степень, звание		подпись, дата		инициалы, фамилия

ОТЧЕТ О ЛАБОРАТОРНОЙ РАБОТЕ №3

Система электронного документооборота.

по дисциплине: Информационные технологии в коммерческой деятельности

ОТЧЕТ ВЫПОЛНИЛ

СТУДЕНТ ГР.	8954КС				Т.О.Халикова
			подпись, дата		инициалы, фамилия

Санкт Петербург

2013г.

Система электронного документооборота (СЭД) – это автоматизированная система управления корпоративным документооборотом. Автоматизация позволяет сократить время на обработку документов, а также снижает риски случайной потери данных, кроме того, СЭД позволяет руководству контролировать выполнение управленческих решений. На рынке представлено много подобных систем, рассмотрим одну из них.

NauDoc - программный комплекс для автоматизации бизнес-процессов и электронного документооборота предприятия. Позволяет управлять процессами обработки документов, контролем исполнительской дисциплины, получать исчерпывающую информацию о ходе выполнения заданий.

Используя СЭД NauDoc, компания получает возможность организовать единое хранилище документов с разграничением прав доступа на основании ролей, что позволит его сотрудникам в любой момент времени иметь доступ ко всем необходимым им документам и в кратчайшие сроки находить всю нужную информацию. При этом вся информация доступна вне зависимости от присутствия на рабочем месте владельца данных документов. Журналы регистрации позволяют регистрировать входящие, исходящие и иные внутренние документы, отслеживая перемещение бумажных копий документов между сотрудниками.

Расписывать преимущества этой системы можно еще очень долго. Попробуем рассчитать ее окупаемость на примере компании ООО «Строительное управление».

Входные данные:

Колличество сотрудников, занятых работой в офисе	50 человек
Годовой доход компании	5 000 000 руб.
Прибыль от дохода	20%
Штрафы	0,5%
Прибыль, полученная за счет новых услуг	7%
Средние затраты на одного работника в год (заработная плата, налоги, накладные расходы)	48 000 руб.

В результате внедрения СЭД NauDoc ожидается уменьшение на 9% штрафов за счет исключения утраты важных документов и своевременности предоставления информации контрагентам и в государственные организации. В результате этого за год штрафы сократятся на 2 250 руб. (25 000 х 9%).

Сокращение времени на рутинную работу. Из указанных 50 сотрудников 7 человек заняты согласованием договоров (юристы, менеджеры проектов, менеджеры по продажам). Ежедневно около одного часа эти сотрудники тратят на согласование документов и поиск договорной документации (речь идет именно о рутинной работе по оформлению и розыску документов). Система автоматизации позволит в два раза сократить это время. При 8-часовом рабочем дне высвобождение 30 минут составляет 6% рабочего времени. Шесть процентов от оплаты рабочего времени семи сотрудников при средних затратах на одного сотрудника в 48000 руб. в год составляют экономию в 20 160 руб. (7 х 48 000 х 6% = 20 160).

Повышение исполнительской дисциплины. Компания получает 7% от всей прибыли за счет введения новых услуг. Любое введение новых услуг сопряжено с подготовкой и согласованием пакета документов. Ожидается, что с введением системы документооборота время на подготовку новой услуги уменьшится на 9% (сама маршрутизация документов обычно занимает около 10% от всего процесса согласования в бумажном виде; но практика показывает, что в результате внедрения системы документооборота это время сокращается до 1%). Допустим, что за счет 9% сокращения времени на подготовку новой услуги к запуску компания сможет повысить доход от новых услуг на 1,5%, тогда при сохранении 20%-й прибыльности отдача от сокращения времени составит 1 050 (1,5% х 350 000 х 20%).

Таким образом, по приведенным трем параметрам общая ожидаемая выгода составляет около 23 460 (2 250 + 20 160 + 1 050). При ожидаемой полной стоимости системы в 400 руб. на рабочее место и ее внедрении на все 50 рабочих мест общая стоимость проекта получается 20 000 руб.

Подведя итог, можно сделать вывод, что в случае выполнения расчетных характеристик СЭД NauDoc окупается в первый год эксплуатации на строительном предприятии ООО «Строительное управление».