Как классифицируются документы по видам деятельности

По видам деятельности независимо от средств фиксации все документы принято разделять на три большие группы: • организационно-распорядительные; • по финансово-расчетным операциям; • по снабжению и сбыту.

Организационно-распорядительные документы имеют исключительно важное значение. В них отражены вопросы общего руководства предприятием и его производственной деятельностью. Эти документы составляются работниками всех подразделений предприятия. Документы по организации учета и отчетности составляют непосредственно работники отдела учета. Документы по финансово-расчетным операциям составляют в основном работники финансового отдела и бухгалтерии. Правильно составленные документы по финансово-расчетным операциям способствуют рациональному использованию денежных средств.

Документы по снабжению и сбыту составляют преимущественно работники планового отдела, отделов материально-технического снабжения и сбыта, а также работники учета.

Документы классифицируют и по наименованиям. Однако изучать документацию предприятий лучше не по наименованиям, потому что структура и особенно их содержание, несмотря на общие наименования, могут быть различными.

Перечислите документы относящиеся к организац.-распоряд.

К организации системы управления относятся организационно-распорядительные документы:

- уставы,

- штатные расписания

- протоколы,

- приказы,

- положения о структурных подразделениях,

- должностные инструкции

Устав - правовой акты, являющийся одним из учредительных документов и определяющий правовой статус организаций, необходимый для её государственной регистрации.

Штатное расписание - правовой акт, устанавливающий штатный состав и штатную численность организации. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Протоколы составляются на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы организации.

Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации организации, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) – это приказы о приеме, перемещении, увольнении работников, предоставлении отпусков, о командировании, присвоении разрядов, вынесении взысканий и поощрении работников.

Положение о структурном подразделении - организационно-правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы структурного подразделения.

Должностная инструкция - организационно-правовой документ, устанавливающий для работника организации конкретные трудовые обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

Виды бланков+ реквизиты расположенные на бланках

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

— общий бланк;

— бланк письма;

— бланк конкретного вида документа, кроме письма. Общий бланк, в том числе с угловым расположением постоянных реквизитов, используют для изготовления любых видов документов, кроме писем.

РЕКВИЗИТЫ - обязательные элементы оформления служебного документа. РЕКВИЗИТЫ - обязательные элементы оформления служебного документа.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 06.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 04, 06, 07 и при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09,10,11, 12;14,15,16;17; 18;19.

Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12; 17;18.

Допускается изготавливать документы на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники.

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т. п.).

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

В том случае, когда документ оформляют не на бланке, а на чистом листе бумаги, постоянные реквизиты печатаются на компьютере или пишущей машинке. Для организации с небольшой перепиской постоянные реквизиты могут наноситься резиновым штемпелем.