1)Недоброкачественные по существу отраженной информации:

А)содержащие случайные ошибки

Б)отражающие незаконные операции

В)подложные документы:

- бестоварные – накладная на отпуск продукции, оформленная надлежащим образом, но фактически по которой продукция со склада не отгружалась

- безденежные – расходный кассовый ордер, на котором имеется подпись руководителя, главного бухгалтера и лица, на кого выписан ордер, но фактически выплата не производилась

- документы с материальным подлогом – такие документы, в которых присутствует подчистка, подтирка.

- документы с интеллектуальным подлогом – оформлены правильно, но содержат ложные сведения о хозяйственной или финансовой деятельности.

2)Недоброкачественные по форме:

А)недооформленные

Б)неправильно оформленные – не соответствуют формам

В)комбинированные

Порядок написания даты в документах различного характера

Применяется два способа написания дат — цифровой и словесно-цифровой.

Цифровой способ является наиболее экономичным, поскольку сокращает длину написания даты и может одновременно служить кодом при обработке документов на ЭВМ. Элементы даты приводятся одной строкой арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов в такой последовательности: число, месяц, год. Например: 1 сентября 2011 года - 01.09.2011.

Словесно-цифровой способ имеет несколько разновидностей.  На документах со сведениями финансового характера предыдущий пример выглядит следующим образом: 01 сентября 2011 года, или  01 сентября 2011 г.  Если обозначение даты в тексте состоит только из года, слово год пишется полностью: смета на 2002 год.

Если дата состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то ее написание имеет следующую форму: в апреле 2011 г.; в октябре-ноябре 2011 г.; в I квартале 2011 г.; в III-IV кварталах 2011 г.; в первом полугодии 2011 г. Слова год, годы сокращаются (г., гг.), если они приведены в датах с обозначением месяца, квартала, полугодия. Слово год опускается при его цифровом обозначении на титульном листе, обложке, а также в выходных данных библиографического описания. В тексте всех видов изданий, кроме изданий научно-технических документов, время дня обозначается в последовательности: часы, минуты, секунды.

Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, 2006.04.05. Это особенно удобно для поиска документов в больших архивах. 

Формат документов, назначение полей в документах

Устанавливают два стандартных формата бланков организационно-распорядительных документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа.

На практике также могут использоваться другие форматы бумаги (для остальных классов управленческой документации). Например, для изготовления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы с множеством граф, может использоваться бланк формата А3 (420 х 297 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

30 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

При подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей.

Организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТ.

Особого внимания требует левое поле – поле для подшивки документа в дело. Из этого можно сделать вывод, что при разработке бланков документов временного срока хранения (до 10 лет), например, бланков писем, можно оставить левое поле шириной 20 мм, а при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения лучше установить левое поле в 30-35 мм.

Правое и нижнее поля оставляют на случай износа бумаги, верхнее – для указания страниц в многостраничных документах.

При использовании оборотной стороны листа левое поле должно составлять не менее 10 см, правое – не менее 20 мм, то есть наоборот по сравнению с лицевой стороной.

Зав. Заочным отделением

Цырельчук Ж.Н.

24.02.2011 № 2233 Учащейся группы №1552

Специальность «ЭОП»

Аверченко Светланы Андреевны

Объяснительная записка.

Я, Аверченко Светлана Андреевна, отсутствовала 23.02.2011 на занятиях из-за полученной мною травмы. Утром, в 7.00, идя на занятия я упала и ушибла ногу. Обратилась в поликлинику №25,где мне выдали справку. Справка прилогается.

.

24.02.2011г. подпись