3.2.3. Оформление издаваемых конфиденциальных документов

Официальные конфиденциальные документы должны быть оформлены и удостоверены в установленном порядке. Чертежно-графические документы оформляются в соответствии с нормами, существующими для систем проектной, конструкторской и технологической документации, при этом оформление конфиденциальных документов отличается от оформ­ления открытых документов только проставлением грифа конфиденци­альности и номеров экземпляров. Текстовые документы оформляются по установленным правилам оформления различных систем управлен­ческой документации. Самой многочисленной по составу и объему до­кументов, присущей всем организациям, независимо от формы собствен­ности и организационно-правовой формы, является система организа­ционно-распорядительной документации, применяемая для фиксации ре­шений административных и организационных вопросов, а также вопро­сов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятель­ности организаций. Порядок оформления конфиденциальных организа­ционно-распорядительных документов в значительной степени- совпа­дает с правилами оформления открытых документов, но вместе с тем имеет и существенные отличительные особенности.

С учетом того, что порядок оформления организационно-распоряди­тельных документов, по сравнению с порядком оформления документов входящих в другие системы управленческой документации, с одной сто­роны, является наиболее сложным, а, с другой стороны, в значительной мере применим к этим системам, в данном подразделе рассматриваете? именно этот порядок.

Состав организационно-распорядительных документов определен Общероссийским классификатором управленческой документации и Унифицированной системой организационно-распорядительной докумен­тации. Значительная их часть используется для отображения (фиксиро­вания) информации, составляющей коммерческую и служебную тайну.

В конфиденциальных и открытых организационно-распорядительных документах используются следующие элементы оформления, называе­мые реквизитами (в соответствии с ГОСТ Р 6.30-03 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"):

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Кроме того, только в конфиденциальных документах дополнительно используются следующие реквизиты:

- гриф ограничения доступа к документу;

- номер экземпляра документа;

- учетный номер носителя;

- отметки о размножении документа.