9.2. Порядок обращения с конфиденциальными документами

На каждом предприятии должен быть установлен строгий порядок обращения с конфиденциальными документами, который является составной частью внутриобъектового режима и направлен на обеспечение сохранности конфиденциальных документов и предотвращение утечки содержащейся в них информации.

Выдача (передача) конфиденциальных документов может производить­ся только исполнителям (пользователям), имеющим санкционированный доступ к этим документам, и только под подпись в учетных формах или взамен разовой расписки.

Выдача документов исполнителям и их возврат осуществляются в течение одного рабочего дня, но если исполнители работают с конфи­денциальными документами в своих служебных комнатах, то документы (кроме дел) допускается выдавать им как на один рабочий день, так и на все время, необходимое для работы с ними. В последнем случае, поми­мо сейфа и номерной печати, исполнителю выдаются под подпись в ли­цевом счете специальный портфель (кейс), имеющий устройство для опе­чатывания, и форма "Описи документов, находящихся у исполнителя", в которую исполнитель должен вносить каждый документ в момент полу­чения и вычеркивать после передачи в подразделение конфиденциаль­ного делопроизводства. Опись может иметь следующие графы:

№ п/п	Номер и гриф конфиденциальности				Количество листов
	изданного	поступившего	документа	носителя
	документа	документа	выделенного
			хранения
1	2	3	4	5	6

Опись предназначена для осуществления самоконтроля за наличием документов. С этой целью перед сдачей спецпортфеля с документами в подразделение конфиденциального делопроизводства исполнитель дол­жен проверить наличие находящихся у него документов и их соответ­ствие описи. При отсутствии каких-либо документов или части их не­медленно ставится в известность подразделение конфиденциального де­лопроизводства и организуется их поиск. После проверки документы вместе с описью помещаются в спецпортфель, который опечатывается личной печатью исполнителя и передается в подразделение конфиден­циального делопроизводства. Не допускается хранить в спецпортфеле открытые документы, если они не являются приложением к конфиденци­альным документам.

Спецпортфели могут храниться у исполнителей только в течение ра­бочего дня. Их получение и возврат производятся в обмен на специаль­но заготовленную расписку (жетон), удостоверение или пропуск сотруд­ника. При наличии большого числа исполнителей, работающих с конфи­денциальными документами, на специальную расписку может наклеиваться фотокарточка исполнителя. При приеме-передаче спецпортфеля не­обходимо проверять соответствие номера и четкость оттиска печати.

Должностные лица, которым разрешено в нерабочее время хранить конфиденциальные документы в личных сейфах при условии подключе­ния сейфов к охранной сигнализации, по окончании рабочего дня поме­щают документы в сейф, опечатывают его и сдают под охрану по специ­альному журналу, ведущемуся службой охраны.

По завершении работы с документами исполнители должны своев­ременно возвращать их в подразделение конфиденциального делопро­изводства.

При увольнении, перед уходом в отпуск, отъездом в командировку исполнители сдают в подразделение конфиденциального делопроизвод­ства все хранящиеся в их спецпортфелях конфиденциальные документы.

Рабочее место исполнителя должно быть организовано таким обра­зом, чтобы исключалось обозрение (в том числе и через окна) находя­щихся на столе конфиденциальных документов лицами, не имеющими к ним отношения.

На столе должны быть только те конфиденциальные документы, с ко­торыми осуществляется работа. Все остальные должны находиться в сейфе, закрытом на ключ. Не разрешается хранение конфиденциальных документов в ящиках столов и других не предназначенных для этого ме­стах.

При выходе исполнителя в течение рабочего дня из служебной ком­наты документы убираются в сейф, который опечатывается личной печа­тью. При выходе из комнаты всех исполнителей дверь комнаты должна быть закрыта на ключ.

Крупноформатные конфиденциальные документы на чертежных дос­ках (кульманах) на время отсутствия исполнителя должны закрываться специальными защитными чехлами, опечатываемыми его печатью.

Подразделение конфиденциального делопроизводства обязано осу­ществлять периодический контроль за порядком хранения документов в служебных комнатах исполнителей и обращения с ними.

Нарушения порядка обращения с конфиденциальными документами целесообразно учитывать с целью последующего анализа и принятия мер по их предотвращению. Учет может осуществляться в карточке (журнале), имеющей следующие графы:

Дата нарушения	Инициалы, фамилия лица, допустившего нарушение	Краткое изложение характера нарушения	Причины нарушения	Принятые меры
1	2	3	4	4

О серьезных нарушениях, которые привели или могли привести к ут­рате документов или утечке содержащейся в них информации, подраз­деление конфиденциального делопроизводства должно докладывать ру­ководителю предприятия и вносить предложения об отстранении от ра­боты с конфиденциальными документами или привлечении к ответствен­ности виновных лиц.

При смене или временном отсутствии руководителя и сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства передача доку­ментов замещающим их лицам производится по актам или распискам с обязательной проверкой фактического наличия передаваемых докумен­тов.