7.2. Формирование конфиденциальных дел

Формирование дел включает распределение документов по делам в соответствии с номенклатурой и систематизацию документов внутри дел. Дела формируются в течение года по мере поступления в них доку­ментов.

Формирование конфиденциальных дел должно осуществляться в под­разделении конфиденциального делопроизводства.

В дела помещаются исполненные документы (подлинники или заве­ренные экземпляры), оформленные в установленном порядке. Другие экземпляры могут помещаться в дело лишь в случаях, когда на них имеются какие-либо резолюции, пометки, дополняющие содержание основного экземпляра. При производственной необходимости допускается помещать в дела временного хранения проекты документов. В исключи­тельных случаях с разрешения руководителя подразделения конфиден­циального делопроизводства допускается помещать в конфиденциальные дела отдельные открытые документы, имеющие прямое отношение к содержанию конфиденциальных документов дела. В дела не должны помещаться документы, подлежащие возврату.

Перед помещением документа в дело сотрудник подразделения кон­фиденциального делопроизводства обязан проверить наличие отмет­ки об исполнении, соответствие вида и содержания документа заго­ловку дела, наличие отметки о переводе приложения на учет конфиденциальных документов выделенного хранения, если оно не подши­вается в дело.

В деле группируются, как правило, документы одного календарного года.

Ведение переходящих дел допускается в отдельных случаях, главным образом для документов временного срока хранения.

В зависимости от вида и содержания документы систематизируются внутри дел в вопросно-логической, хронологической последовательнос­ти или их сочетании.

Изданные предприятием распорядительные документы, протоколы, акты систематизируются в делах хронологически в порядке возрастания номеров.

Каждое дело должно содержать не более 250 листов. При большем количестве листов заводятся впоследовательности тома дела, которые должны иметь один и тот же индекс и заголовок данного дела.

Формирование дел производится путем подшивки документов в об­ложки. Дела постоянного и долговременного сроков хранения должны иметь твердые обложки.

Изъятие по каким-либо причинам документов из дела разрешается руководителем подразделения конфиденциального делопроизводства, а при направлении их в другие предприятия - руководителем предприя­тия. Вместо изъятых документов в дело помещается справка-замести­тель следующей формы:

СПРАВКА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ

Документ №_________ от____________ на_________л. из дела

изъят и __________________________________________________________________

(указывается новое местонахождение документа: при подшивке в другое дело -индекс дела, номера тома и листов; при отправлении -куда направлен, постоянно или временно, наименование, номер и дата сопроводительного документа; при уничтожении - номер и дата акта об уничтожении)

Основание:_______________________________________________________________

(подпись, инициалы, фамилия лица, производившего изъятие, дата)

О документах, изъятых из дела безвозвратно, производится, кроме того, соответствующая отметка в описи документов дела. При необходимос­ти вместо изъятых документов в дело могут быть подшиты их копии, в этом случае справка-заместитель не требуется. Отметки о снятии копий и местонахождении подлинников производятся лишь в соответствующих 1 учетных формах документов.