6.3. Организация исполнения конфиденциальных документов

В соответствии с утвержденным Положением о системе доступа к конфиденциальным документам после учета документов осуществляет­ся их рассмотрение и передача для исполнения.

При большом объеме поступающих документов целесообразно осу­ществлять их предварительное распределение по уровням принятия ре­шений по ним. С этой целью разрабатывается Перечень поступивших документов, направляемых на исполнение без рассмотрения руководи­телем предприятия. Перечень может иметь следующую форму:

№ п/п	Наименования адресуемых документов	Инициалы, фамилии лиц, которым адресуются документы	Инициалы, фамилии лиц, которым адресуются документы при временном отсутствии основных адресатов
1	2	3	4

Разработку перечня целесообразно возлагать на ПДЭК. При подго­товке перечня необходимо учитывать требования Положения о системе доступа к конфиденциальным документам в части обеспечения право­мерности доступа к документам в процессе делегирования полномочий по их рассмотрению.

Перечень подписывается председателем и членами ПДЭК и вводится в действие приказом руководителя предприятия. В приказе определяет­ся и должностное лицо, которому предоставляется право адресования документов, включенных в перечень. Им может быть руководитель под­разделения конфиденциального делопроизводства, руководитель служ­бы безопасности или помощник (референт) руководителя предприятия.

Перечень позволяет сократить путь и время движения документов до непосредственных исполнителей, а, следовательно, ускорить процесс их исполнения, освободить руководителей различного ранга от рассмотре­ния вопросов, которые могут быть решены непосредственными исполни­телями документов, уменьшить трудозатраты на рассмотрение, исполне­ние и обработку документов, обеспечить выполнение требований систе­мы доступа к поступившим документам.

Не включенные в перечень поступившие документы, а также изданные документы и документы выделенного хранения, подлежащие рассмотре­нию непосредственно руководителем предприятия, передаются ему под подпись в «Журнале передачи конфиденциальных документов», если они не рассматриваются в присутствии сотрудника подразделения конфи­денциального делопроизводства, ответственного за их учет. Журнал имеет следующие графы:

Номер документа	Количество листов	Подпись за получение и дата	Подпись за возврат и дата
1	2	3	4

При одновременном получении и возврате нескольких документов может проставляться одна подпись за все документы.

Если после рассмотрения документов в присутствии сотрудника под­разделения конфиденциального делопроизводства у руководителя ос­тается часть их, то в журнал передачи конфиденциальных документов вносится только эта часть.

В процессе рассмотрения документов на них пишутся резолюции. В состав резолюции входят следующие элементы: инициалы, фамилия ис­полнителя (исполнителей), содержание поручения (предписываемое дей­ствие), срок исполнения (при необходимости), подпись, дата, например:

И. В. Бородину

Н.И. Самойловой

Прошу подготовить проект

договора к 18.04.2003.

Личная подпись

09.04.2003

Текст поручения должен быть конкретным и кратким.

В случаях, когда поручение дается двум и более лицам, ответствен­ным исполнителем является лицо, указанное первым. Ему предоставля­ется право координации работы соисполнителей. Если ответственным исполнителем назначается лицо, указанное в резолюции не первым, то рядом с его фамилией в скобках или через тире проставляется "отв.".

На документах, не требующих указаний по исполнению и срокам ис­полнения, эти данные не проставляются.

Резолюция пишется на площади между адресатом и текстом. Если она не помещается на этой площади, то ее можно писать на свободном месте первого листа, за исключением полей. Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием на нем учетного номера и даты документа, к которому относится резолюция, однако не следует вво­дить это в систему, т.к. резолюция является составной частью документа и поэтому должна, как правило, оформляться на нем.

На документах, требующих контроля исполнения, может проставлять­ся на левом поле, на уровне заголовка реквизит "Отметка о контроле", который обозначается буквой "К" либо словом или штампом "Контроль". Целью отметки является напоминание исполнителю об обязанности ис­полнения документа в установленный срок и указание подразделению конфиденциального производства о взятии документа на контроль.

После рассмотрения и написания резолюций на документах они, как и документы, адресованные исполнителям в соответствии с Перечнем по­ступивших документов, направляемых на исполнение без рассмотрения руководителем предприятия, а также требующие исполнения внутренние документы, передаются исполнителям под подпись в соответствующих учетных формах. Обязательность подписи за получение и возврат кон­фиденциальных документов независимо от занимаемой должности не­обходима и для обеспечения сохранности документов, и потому, что при безрасписочном получении документов в случаях их утраты пользовате­ли, как правило, заявляют, что они утраченный документ не получали, и вся вина за утрату ложится на сотрудника подразделения конфиденциаль­ного делопроизводства.

При получении документа исполнитель должен проверить соответ­ствие учетного номера документа и количества его листов (с просче­том) записям в учетных формах.

Передача документов между исполнителями должна производиться через подразделение конфиденциального делопроизводства или (при возврате в течение рабочего дня) по разовой расписке, минуя подразде­ление конфиденциального делопроизводства.

Документы, требующие подготовки ответа или принятия решения, под­лежат контролю. Организация контроля должна обеспечивать качествен­ное и своевременное исполнение документов.

Ответственность за качество исполнения документов несут исполни­тели и руководители подразделений, в которых работают исполнители.

Контроль за сроками исполнения документов осуществляет наряду с руководителями соответствующих структурных подразделений подраз­деление конфиденциального делопроизводства.

Если исполнение документа поставлено на контроль, то для его осу­ществления при карточном способе учета используются дополнитель­ные экземпляры учетных карточек, в которых для перенесения резолю­ции руководителя и контрольных отметок используются графы, отражаю­щие движение документов в ходе их исполнения. При журнальном спо­собе учета для осуществления контроля исполнения документов изго­тавливаются специальные контрольные карточки, имеющие следующие графы:

Учетный номер и гриф конфиденциальности документа	Дата документа	Вид и заголовок документа	Резолюция	Контрольные отметки	Отметка о снятии документа с контроля
1	2	3	4	5	6

В процессе контроля исполнения документа подразделение конфи­денциального делопроизводства должно периодически (в установлен­ные на предприятии сроки) напоминать исполнителю о контролируемом документе, о чем в графе "Контрольные отметки" контрольной карточки проставляется соответствующая дата. О нарушении срока исполнения документа подразделение конфиденциального делопроизводства изве­щает соответствующего руководителя.

После исполнения документа исполнитель проставляет на нем отмет­ку об исполнении документа и направлении его в дело, которая включает следующие данные:

- ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об испол­нении данного документа, или при отсутствии такого документа краткую справку об исполнении;

- слово "В дело";

- номер (индекс) дела, в которое должен быть подшит документ;

- подпись исполнителя или руководителя структурного подразделе­ния, в котором исполнен документ;

- дату.

Например:

Исполнен 14.04.2003 № 9К

Вдело 0210

подпись

15.04.2003

Исполненный документ вместе с документом-ответом (при наличии) сдается в подразделение конфиденциального делопроизводства. Сотруд­ник подразделения должен проверить правильность произведенной от­метки об исполнении документа, соответствие вида и заголовка доку­мента заголовку дела, в которое он направляется, просчитать количество листов документа и проверить соответствие их учетным данным, распи­саться за получение документа в соответствующих графах учетных жур­налов (карточек). Контролируемый документ по решению соответствую­щего руководителя снимается с контроля, контрольная карточка (дубли­кат учетной карточки) или уничтожается, или помещается в справочную картотеку. Основная учетная карточка (при карточном способе учета) перекладывается в картотеку исполненных документов, в которой кар­точки располагаются в последовательности их номеров.