Информационные потоки отеля
Для оптимизации работы сети в подразделениях входящих в её состав организованна общая внутренняя информационная сеть через которую так же имеется доступ к единой базе данных отеля, основное преимущество организации внутренней информационной сети это возможность своевременного информирования потенциальных постояльцев о возможности бронирования и наличии мест по всей сети отелей, также несомненным преимуществом можно считать значительное упрощение ведения отчётной и финансовой документации.
Данные о состоянии наличии мест в сети отелей постоянно обновляются в реальном времени сразу же после того как в базу данных попадает анкета, заполненная новым гостем. Для иногородних гостей существует возможность оформления регистрации в городе в течении двух суток которая распространяется на период проживания.
В администрации отеля постоянно ведется статистика работы сети которая использует практически исключительно данные внутренних информационных потоков плюс некоторые данные из сторонних источников касающихся в основном положения дел на рынке услуг в целом.
Таким образом в отеле организованна сложная система информационных потоков которая значительно повышает качество и скорость работы сети, упрощает предоставление отчётности в государственные налоговые и контролирующие санитарные службы, облегчает работу со страхованием клиентов на период проживания, и значительно упрощает ведение статистики и бухгалтерского учёта.
Циркуляция информационных потоков
Рассматривая потоки информации (а именно ее получение, хранение, обработка, анализ и отображение лежит в основе АСУ), выделим следующие звенья в цепочке (Рис. 1):
Рис. 1. Потоки информации в отеле «RA»
Этот список далеко не полон, однако представляет основные функции системы, более чем достаточные для успешного функционирования отеля.
Специфичность средства размещения заключается в минимизации предоставляемых услуг, вся совокупность которых зачастую сводится к проживанию, и небольшом количестве гостей. Это в первую очередь отель бюджетного типа. Здесь основное внимание уделяется контролю за номерным фондом, радушному принятию гостей, а потому к средствам автоматизации такой гостиницы предъявляется намного меньше требований, чем к АСУ полносервисной гостиницы. Часто АСУ такого отеля представляет собой простейшую компьютерную базу данных с набором фильтров для отображения информации и инструментов для ее изменения. Функции системы часто ограничиваются контролем текущего состояния номерного фонда и бронированием. При желании любой грамотный сотрудник может сам построить такую АСУ и с успехом ее эксплуатировать.
Простейшая самодельная или заказная АСУ может честно служить отелю на протяжении долгих лет, если нет планов на расширение фондов.
Выводы
Анализ предметной области показал, что объектом исследования является оригинальное по концепции учреждение гостиничного бизнеса, услуги которого находятся в приемлемой ценовой категории при этом учреждение находится в центральной части города и в нем организован достойный выбор дополнительных услуг. В организационном плане учреждение представляет собой довольно сложную, но при этом оптимально организованную систему информационных потоков, которая основывается на подробной и объемной в рамках этого учреждения базе данных.