24. Организация городского хозяйства_1 / ОРГХ / Тема 1 / Лекция по ГХ

Каждый человек в течение своей жизни так или иначе связан с организациями. Именно в организациях или при их содействии люди растут, учатся, работают, преодолевают недуги, вступают в многообразные отношения, развивают науку и культуру. В рамках организации повсеместно осуществляется человеческая деятельность. Нет организации без людей, равно как и нет людей которым не приходится иметь дело с организациями.

Организация – сложный механизм. В нем переплетаются и уживаются интересы личности и групп, стимулы и ограничения, жесткая технология и инновации, безусловная дисциплина и свободное творчество, нормативные требования и неформальные инициативы. У организаций есть свой облик, культура, традиции и репутация. Они уверенно развиваются, когда имеют обоснованную стратегию и эффективно используют ресурсы. Они перестраиваются, когда перестают отвечать избранным целям. Они погибают когда оказываются неспособными выполнять свои задачи.

Не понимая сущности организаций и закономерностей их развития, нельзя ни управлять ими, ни эффективно использовать их потенциал, ни осваивать современные технологии их деятельности.

Существуют различные трактовки термина “ОРГАНИЗАЦИЯ”. В одних случаях он употребляется для обозначения деятельности по упорядочению всех элементов определённого объекта во времени и пространстве. Такое истолкование близко к понятию “организовывать”. Во многих других случаях организация рассматривается как объект, обладающий упорядоченной внутренней структурой. В нем сочетаются многообразные связи(физические, технологические, экономические, правовые) и человеческие отношения. Организация как объект представляет собой целостный комплекс взаимосвязанных элементов и особое единство с внешним окружением. Для неё характерна целенаправленность функционирования и развития. Организация - это самоорганизующаяся система на всех этапах своего жизненного цикла.

Разумеется такой сложный организм, каким является организация, не может быть понят только с позиции рассмотрения его формальной структуры и разложения его на отдельные части. Наряду со структурным подходом, отражающим преимущественно статику организации, ключевое значение имеет поведенческий подход, нацеленный на выявление динамики организации и ставящий в центр исследования человека, систему отношений между людьми, их компетентность, способности, мотивации к труду и достижению установленных целей. Людей побуждают объединяться в организации и взаимодействовать в их рамках физические и биологические ограничения, свойственные каждому человеку в отдельности, и цели, достижение которых требует коллективных усилий. Дополняя друг друга, люди объединяют свои усилия и влияют на поведение организации в целом в интересах повышения её эффективности.

Основопологающая задача теории организации – изучение влияния, которое оказывают индивидуумы и группы людей на функционирование организации, на происходящие в ней изменения, на обеспечение эффективной целенаправленной деятельности и получение необходимых результатов. Теория организации призвана использовать достижения и данные целого ряда смежных научных дисциплин(психологии, социологии, социальной психологии, антропологии) для решения этих задач.

Вклад психологии в теорию организации проявляется в наибольшей мере через изучение и прогнозирование поведения индивидуума, определение возможностей изменения поведения людей. Психология выявляет условия, мешающие или способствующие рациональным действиям и поступкам людей.

Исследования в области социологии расширяют методологические основы теории организации за счёт изучения социальных систем, где индивидуумы исполняют свои роли и вступают в определённые отношения между собой. Принципиально важным является изучение группового поведения, особенно в формальных и сложных организациях.

Особый вклад социологии обусловлен изучением природы социальных конфликтов (прежде всего конфликтов межличностных) между малыми, средними и большими социальными группами

Вклад антропологии в теорию организации обусловлен тем, что эта отрасль знаний среди прочих проблем изучает функцию культуры общества, т.е. своеобразный механизм отбора ценностей и норм прошлого, трансляция их живущим поколениям, вооружаемым определёнными стереотипами сознания и поведения. Эта социальная память прошлого лежит в основе различных фундаментальных ценностей, взглядов и норм поведения людей, появляющихся в деятельности организации.

Связь теории организации с экономической наукой определяется объективной потребностью формировать цели и стратегию организаций как основу для их построения, обеспечения внутренних и внешних взаимодействий. Исследования отношений собственности, рыночного и государственного регулирования, макро- и микроэкономических аспектов функционирования субъектов хозяйствования, проблем эффективности и её измерителей, методов экономического стимулирования имеют непосредственное отношение не только к ориентации организаций, но и ко всем сторонам их эффективной деятельности.

Особую значимость приобретает связь теории организации с юридической наукой, изучающей право как систему социальных норм и различные аспекты правоприменительной деятельности. Непосредственное влияние на формирование ключевых разделов теории организации оказывают такие отрасли юридической науки, как гражданское, трудовое и хозяйственное право. Это же относится и к административному праву, регулирующему общественные отношения, возникающие в процессе организации государственного управления и осуществления исполнительно-распорядительной деятельности. Особенно можно выделить корпоративное право – совокупность юридических норм, регулирующих правовой статус, порядок создания и деятельности хозяйственных обществ и товариществ.

Важную роль играют современные информационные системы, связывающие воедино все процессы функционирования организации и собственно управленческой деятельности, а также информатика как наука, изучающая законы, закономерности, методы, способы и средства реализации информационных процессов в этих системах. Организации должны быть структурированы таким образом, чтобы максимизировать способности системы управления по обработке и передаче необходимой информации, добиться требуемой оперативности принятия, реализации и контроля управленческих решений. Организации должны быть структурированы таким образом, чтобы максимизировать способности системы управления по обработке и передаче необходимой информации, добиться требуемой оперативности принятия, реализации и контроля управленческих решений. Организации должны обеспечивать оперативное получение требуемой информации как руководителями, так и исполнителями.

Общество состоит из множества организаций, с которыми связаны все аспекты и проявления человеческой жизни,- экономика, наука, культура, образование, оборона, даже личная жизнь.

Организация представляет собой сознательно координируемое социальное образование с определёнными границами, которое функционирует на относительно постоянной основе для достижения общей цели или целей. Под словами “сознательно координируемое” понимается – управление, под “социальным образованием” – то, что организация состоит из людей или их групп, взаимодействующих между собой. Модели взаимодействия которыми следуют индивидуумы, являются преднамеренными. Организационные процессы содержат в себе социальную сущьность, а взаимодействие членов групп должно быть сбалансировано и предполагает необходимость в координации. Организация имеет относительно определённые границы, которые могут меняться со временем. Члены организации, на которых возлагаются определённые обязанности, вносят свой вклад в достижение установленных целей. Преимущество организованных групп заключается в том, что человек, входя в состав коллектива, может более успешно достичь своих целей, чем индивидуально. Поэтому для достижения своих целей он и создаёт интегрированные, кооперативные системы поведения.

Структура организации определяет, каким образом должны быть распределены задачи, какой должна быть субординация, каковы формальные координирующие механизмы и модели взаимодействия. Для организации характерны комплексность, формализация и определённое отношение централизации и децентрализации. Комплексность рассматривает степень дифференциации в рамках организации. Она включает уровень специализации или разделение труда, количество уровней в иерархии организации и степень территориального распределения частей организации. Под формализацией понимаются заранее разработанные и установленные правила и процедуры, определяющие поведение работников. Некоторые организации минимально оперируют с такими стандартными директивами. Другие имеют все типы правил, инструктирующих работников по поводу того, что они могут и чего не могут делать.

Каждая организация имеет своё предназначение – миссию, во имя которой люди объединяются и осуществляют свою деятельность. Миссия – понятие неоднозначное. Значение определения миссии организации состоит в том, что она:

1. Представляет собой базис, точку опоры для всех плановых решений организации, для определения её целей и задач;

2. Создаёт уверенность, что организация преследует непротиворечивые, ясные, сравнимые цели;

3. Помогает сосредоточить усилия работников на выбранном направлении, объединяет их действия;

4. Вызывает понимание и поддержку внешних участников организации(акционеров, финансовых фирм ит.д)

Примерная характеристика предназначения организации в общем виде включает:

- предлагаемые товары и услуги;

- место и роль в системе рыночных отношений;

- Цели организации (выживание, рост, доходность);

- технологию (процессы, инновации);

- философию (базовые взгляды, ценности, мотивации);

- Внутреннюю концепцию (сильные стороны, степень конкурентоспособности, факторы выживания);

- внешний образ, имидж (ответственность перед партнерами, потребителями, обществом в целом).

Осуществляя свою миссию (предназначение), организация добивается достижения определённых целей – выживания, роста, доходности.

Она выпускает определённую продукцию и оказывает услуги, использует различные технологии и т.д., выполняя при этом свои функции.

Табл3,2

Открытые и закрытые системы.

Система – это набор взаимосвязанных и взаимозависимых частей, составленных в таком порядке, который позволяет воспроизвести целое. Каждая система характеризуется как дифференциацией, так и интеграцией. В системе используются разнообразные специализированные функции. Каждая часть организации выполняет свои определённые функции.

Различаются системы открытые и закрытые. Понятие закрытой системы возникло в физике. Это система, являющаяся самосдерживаемой. Её главная характеристика заключается в том, что она существенно игнорирует эффект внешнего воздействия.

Совершенной системой закрытого типа была бы та, которая не при­нимает энергии от внешних источников и не дает энергию внеш­ней среде. Закрытая организационная система имеет малую при­меняемость.

Открытая система признает динамическое взаимодействие с окружающим миром. Организации получают сырье и человечес­кие ресурсы из окружающего мира. Они зависят от клиентов и заказчиков, потребляющих их продукцию. Банки, активно взаи­модействующие с внешней средой, открывают депозиты, обраща­ют их в кредиты и инвестиции, используют полученную прибыль для поддержания развития, выплаты дивидендов и уплаты нало­гов. На рис. 3.1 представлена промышленная организация как от­крытая система.

Рис.3,1

На входе системы — поступление материалов, рабочей силы, капитала. Технологический процесс организуется для переработки сырья в конечный продукт. Конечный продукт, в свою очередь, продается заказчику. Финансовые учреждения, рабочая сила, поставщики и заказчики, правительство — все являются ча­стью внешней среды.

Разграничение систем на открытые или закрытые не является жестким, раз навсегда установленным. Открытая система может стать закрытой, если контакты с окружением сокращаются со вре­менем. В принципе возможна и обратная ситуация. Открытые системы тяготеют к усложнению структуры и дифференциации. Иными словами, рост открытой системы сопровождается повы­шением уровня специализации ее элементов и усложнением структуры, нередким расширением границ системы или создани­ем новой суперсистемы. Если деловое предприятие растет, то на­блюдаются значительная его дифференциация и усложнение его структуры. Создаются новые специализированные отделы, приоб­ретаются новые виды сырья и материалов, расширяется ассорти­мент выпускаемой продукции, организуются новые сбытовые кон­торы.

Все системы имеют вход, трансформационный процесс и вы­ход. Они получают сырье, энергию, информацию, другие ресур­сы и преобразуют их в товары и услуги, прибыль, отходы и т.п. Открытые системы имеют, однако, некоторые специфические черты. Одна из таких черт — это признание взаимозависимости между системой и внешней средой. Существует граница, которая отделяет систему от ее окружения. Изменения во внешней среде влияют на один или несколько атрибутов системы, и наоборот, изменения в системе воздействуют на окружение. Внешняя среда организации схематично представлена на рис. 3.2.

Рис.3,2

Организация должна отражать состояние внешней среды. В ос­нове ее построения лежат предпосылки экономического, научно-технического, политического, социального или этического харак­тера. Организация должна создаваться так, чтобы она нормально функционировала. Должны обеспечиваться вклад каждого ее члена в общую работу и эффективная помощь работникам в достиже­нии поставленных целей. В этом смысле действенная организа­ция не может быть статичной. Она должна оперативно отслежи­вать все изменения внешней среды, оценивать их и выбирать наи­лучшую ответную реакцию, способствующую достижению ее целей. Она должна эффективно реагировать на воздействия внеш­ней среды.

Принципиальное значение для функционирования организа­ций имеет обратная связь. Открытые системы постоянно получа­ют информацию из внешней среды. Это помогает приспособить­ся и позволяет предпринимать корректировочные действия по исправлению отклонений параметров системы. Здесь под обрат­ной связью понимается процесс, позволяющий получить приток в систему информации или денег для модифицирования произ­водства выпускаемой продукции или налаживания выпуска новой продукции.

Нужно учитывать и то, что организации укомплектовываются людьми. Очевидно, что при группировке видов деятельности и распределении полномочий внутри любой организационной системы необходимо учитывать недостатки и привычки людей. Это не означает, что организация должна создаваться применительно к людям, а не на основе целей и сопутствующих их достижению видов деятельности. Однако весьма важным для руководителя, зачастую сдерживающим фактором является то, какие лица бу­дут работать в организации, какие роли они будут выполнять (табл. 3.3).

Поведение членов организации может рассматриваться как ее внутренняя среда. В организации постоянно возникают пробле­мы, могущие изменить ее положение. Чтобы все ее элементы дей­ствовали и были разумно скоординированы, необходимо непре­рывное поступление ресурсов. Производственный аппарат изна­шивается, технология устаревает, материалы нужно пополнять, работники увольняются. Чтобы обеспечить жизнеспособность организации, эти ресурсы необходимо, не прерывая производ­ственного процесса, заменять элементами равной производитель­ности.

Другие внутренние проблемы возникают из-за недостатков вза­имодействия и скоординированности разных участков организации.

Таблица 3.3

Роли в организации

Понятие ролей	Группировка ролей
Определение основных обя­занностей или областей деятельности Определение свободы дей­ствий или полномочий Обеспечение информацией и другим инструментарием	Межличностные роли (главный руководи­тель, лидер, связующее звено) Информационные роли (приемник инфор­мации, распространитель информации, представитель) Роли, связанные с принятием решений (предприниматель, устраняющий наруше­ния; распределитель ресурсов, ведущий переговоры)

Одной из причин того, что работники уходят, а акционеры не желают вкладывать свои сбережения, является неудовлетворен­ность этих групп условиями труда и вознаграждением за участие в организации; и это недовольство может стать таким сильным, что возникнет угроза самому существованию организации. Внут­ренняя среда организации схематически показана на рис. 3.3.

Для организации характерен циклический характер функцио­нирования. Выходная продукция системы обеспечивает средства для нового инвестирования, что позволяет повторять производ­ственный цикл. Доходы, полученные промышленными организа­циями, должны быть адекватными расходам на оплату кредитов, труда рабочих и погашения займов, если цикличность устойчива и обеспечивает жизнеспособность организации.

Отметим, что организационные системы предрасположены к сокращению или распадению на части. Поскольку закрытая сис­тема не получает ресурсы из внешней среды, она может со вре­менем сокращаться. В отличие от нее открытая система характе­ризуется негативной энтропией, т.е. она может реконструировать себя, поддерживать свою структуру, избежать ликвидации и даже вырасти, потому что приток ресурсов извне превышает их отток из системы. Приток ресурсов для предотвращения энтропии под­держивает некоторое постоянство обмена ресурсами, в результа­те чего достигается относительно стабильное положение. Даже несмотря на то, что существуют постоянный приток новых ресур­сов в систему и их постоянный отток, обеспечивается определен­ная сбалансированность системы. Когда открытая система активно

перерабатывает ресурсы в выходную продукцию, она оказывает­ся, тем не менее, способной поддерживать себя в течение опре­деленного времени. Исследования показывают, что большие и сложные организационные системы имеют тенденцию к дальней­шему росту и расширению. Они получают определенный запас прочности, выходящий за пределы обеспечения только выжива­емости. Многие подсистемы в рамках системы имеют возможность получать ресурсов больше, чем требуется для производства про­дукции.

С ростом организации ее высшие руководители вынуждены все в большей мере передавать полномочия по выработке решений нижестоящим звеньям. Однако, поскольку руководители высше­го уровня отвечают за все решения, их роль в организации изме­няется: от выработки решений руководители высшего уровня пе­реходят к управлению процессами выработки решения. В резуль­тате увеличение размеров организаций приводит к необходимости разделения труда в сфере управления. Одна группа — руководи­тели высшего уровня — обладает первичными полномочиями и не­сет ответственность за определение характера системы управления организацией, т.е. процесса, с помощью которого должны разре­шаться проблемы организации. Другая группа руководителей подчиняется руководству высшего уровня, ее основная обязанность состоит в выработке решений.

Открытые системы добиваются согласования двух, часто кон­фликтных стратегий. Действия по поддержанию сбалансирован­ности системы обеспечивают взаимодействие с внешней средой, что, в свою очередь, предотвращает резкие изменения, которые могут разбалансировать систему. Напротив, действия по приспо­собляемости системы к различным изменениям позволяют адап­тироваться к динамике внутреннего и внешнего спроса. Одна стра­тегия, например, ориентирована на обеспечение стабильности системы путем покупки, технического обслуживания и ремонта оборудования, набора и обучения работников, использования пра­вил и процедур. Другая стратегия сосредоточивается на изменении системы посредством планирования, изучения рынка, развития производства новой продукции и т.п. И то и другое необходимо в интересах выживания организации. Стабильные организации, ко­торые не способны адаптироваться к изменению условий, долго просуществовать не смогут. То же самое можно сказать о приспо­собляемых к изменениям, но нестабильных, т.е. неэффективных, организациях.

Организационная система может достичь своих целей, исполь­зуя различные комбинации ресурсов и стратегий. Вот почему не­обходимо рассматривать разнообразные формы и способы реше­ния возникающих проблем, а не искать какой-либо один «опти­мальный» выход, приводящий к быстрым результатам.

ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ ОРГАНИЗАЦИИ

Организации зарождаются, развиваются, добиваются успехов, ослабевают и в конце концов прекращают свое существование. Немногие из них существуют бесконечно долго, ни одна не жи­вет без изменений. Новые организации формируются ежедневно. В то же время каждый день сотни организаций ликвидируются навсегда. Умеющие адаптироваться — процветают, негибкие — ис­чезают. Какие-то организации развиваются быстрее других и де­лают свое дело лучше, чем другие. Руководитель должен знать, на каком этапе развития находится организация, и оценивать, на­сколько принятый стиль руководства соответствует этому этапу. Именно поэтому широко распространено понятие жизненного цикла организации как предсказуемых изменений с определенной последовательностью состояний в течение времени. Применяя понятие жизненного цикла, можно видеть, что существуют отчет­ливые этапы, через которые проходят организации, и что перехо­ды от одного этапа к другому являются предсказуемыми, а не слу­чайными.

Жизненный цикл организации непосредственно и теснейшим образом связан с жизненным циклом продукции — временным ин­тервалом, включающим несколько стадий, каждая из которых от­личается особым характером процесса изменения объема произ­водства во времени. Следует различать полный жизненный цикл продукции, жизненный цикл продукции в сфере производства, жизненный цикл продукции в сфере потребления. Полный жиз­ненный цикл продукции включает время создания, продолжитель­ность выпуска и время эксплуатации изделий потребителями. Это понятие используется для планирования маркетинга и снабжен-ческо-сбытовой деятельности, организации послепродажного об­служивания изделий, выбора адекватных форм управления и со­здания необходимых структурных звеньев.

Концепции жизненного цикла уделяется большое внимание в литературе по изучению рынков. Жизненный цикл используется для объяснения того, как продукт проходит через этапы рожде­ния или формирования, роста, зрелости и упадка. Организации имеют некоторые исключительные характеристики, которые

требуют определенной модификации понятия жизненного цикла. Один из вариантов деления жизненного цикла организации на соответствующие временные отрезки предусматривает следующие этапы.

Рис.4,1

1. Этап предпринимательства. Организация находится в стадии становления, формируется жизненный цикл продукции. Цели являются еще нечеткими, творческий процесс протекает свободно, продвижение к следующему этапу требует стабильного обеспечения ресурсами.

2. Этап коллективности. Развиваются инновационные процессы предыдущего этапа, формируется миссия организации. Коммуникации и структура в рамках организации остаются, в сущности, неформальными. Члены организации затрачивают много времени на развитие механических контактов и демонстрируют высокие обязательства.

3. Этап формализации и управления. Структура организации стабилизируется, вводятся правила, определяются процедуры. Упор делается на эффективность инноваций и стабильность. Органы по выработке и принятию решений становятся ведущими компонентами организации. Возрастает роль высшего руководящего звена организации, процесс принятия решений становится более взвешенным, консервативным. Роли уточнены таким образом, что выбытие тех или иных членов организации не вызывает серьезной опасности.

4. Этап выработки структуры. Организация увеличивает выпуск продукции и расширяет рынок оказания услуг. Руководители выявляют новые возможности развития. Организационная структура становится более комплексной и отработанной. Механизм принятия решений децентрализован.

5. Этап упадка. В результате конкуренции, сокращающегося рынка организация сталкивается с уменьшением спроса на свою продукцию или услуги. Руководители ищут пути удержания рынков и использования новых возможностей. Увеличивается потребность в работниках, особенно наиболее ценных специальностей. Число конфликтов нередко увеличивается. К руководству приходят новые люди, предпринимающие попытки сдержать тенденцию к упадку. Механизм выработки и принятия решений централизован.

Основные этапы жизненного цикла организации графически представлены на рис.4.1. На рисунке часть кривой, имеющая положительный наклон, отражает стадии создания, роста и зрелости организации, а другая ее часть с отрицательным наклоном – стадию упадка организации.

При создании организации, когда творческий процесс протекает свободно, проявляется стремление к стабильному и устойчивому развитию. При этом решаются две задачи – обеспечение доступа к необходимым ресурсам и овладение механизмом конкуренции. Ключевую роль здесь играет анализ сложившейся ситуации, получение объективной информации. Для анализа ситуации может быть использована табл. 4.1.