- •Информационно-справочные документы
- •Докладная записка
- •Служебная записка
- •Объяснительная записка
- •Предложение
- •Представление
- •Дополнительная информация:
- •Заявление
- •Протокол
- •Справка
- •Заключение
- •Перечень
- •Переписка
- •Служебное письмо
- •Сопроводительное письмо
- •Письмо-просьба
- •Письмо-запрос
- •Письмо-ответ
- •Письмо-сообщение
- •Письмо-подтверждение
- •Информационное письмо
- •Гарантийное письмо
- •Письмо-извещение
- •Письмо-приглашение
- •Письмо-предложение
- •Письмо-напоминание
- •Письмо-требование
- •Письмо-благодарность
- •Письмо-поздравление
- •Телеграмма
- •Телефонограмма
- •Электронное сообщение
- •Продольный бланк документа
- •Угловой бланк
Телефонограмма
Телефонограмма – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи. 1
Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем. 2
Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.). 3
В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. 4
Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана. 5
Для записи телефонограмм целесообразно использовать специальные бланки, если специальные бланки отсутствуют, телефонограмма записывается в журнал по следующей форме: 6
Должность, фамилия сотрудника, предавшего телефонограмму, и номер его телефона |
Должность, фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, и номер его телефона |
Дата, номер телефонограммы |
Время передачи |
Текст телефонограммы |
Должность и фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма |
Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, с помощью звукозаписывающей аппаратуры или застенографирована, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи. 7
Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:
исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;
должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;
должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации;
входящим регистрационным номером полученной телефонограммы. 8
Электронное сообщение
Электронное сообщение - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети. 1
В соответствии с законодательством юридическая сила документов, хранимых, обрабатываемых и передаваемых с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью, порядок пользования которой определен Федеральным законом от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи". Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в указанных системах программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. 2
Наличие бумажных аналогов отправленных по электронной почте документов определяется в регламентах, инструкциях по ДОУ в организации. Бумажный аналог создает удобства в работе для сотрудников, необходимый в случае возникновения конфликтных ситуаций, в случае неполучения документа адресатом и т.п. 3