Раздел2. ХАРАКТЕРИСТИКАОТДЕЛЬНЫХВИДОВ ЛОГИСТИКИ

Тема 6. ЗАКУПОЧНАЯ ЛОГИСТИКА

Встранахсрыночнойэкономикойосновнойцельюзакупочнойлогистикиявляетсяудовлетворение потребностей производства в материалах с максимально возможной экономической эффективностью. Термин«закупки» дажесредироссийскихпрактиков, работающихворганахматериально-технического обеспечения, применяется редко. Подтверждением этому является название подразделения, выполняющегофункцииуправлениязакупаемымиматериалами– отделснабжения. Носамосодержание деятельностиподобногородаподразделенийкореннымобразомотличаетсяоттого, какиммыеговидели

изнали в период планово-административного управления. Современные задачи отдела снабжения на предприятии– этотщательноеизучениерынкаивыборконкретногопоставщика. Органыматериальнотехнического обеспечения (снабжения, закупок) – это комплекс отделов и служб, занимающихся обеспечением производства всеми необходимыми материалами, полуфабрикатами, запчастями, оборудованием. Бесперебойное обеспечение всех участков производства материальными ресурсами (МР) является важнейшим условием ритмичной работы и выполнения производственной программы. Службамматериально-техническогообеспеченияисбытапринадлежитособаярольворганизациивсего логистического процессаизготовленияпродукции, так какименноздесьпроисходитразработка планов материально-технического снабжения, здесь же и завершается их реализация.

Работанадсоставлениемпланаобеспеченияматериальнымиресурсаминапредприятиивосновном

сводится к следующим этапам:

• подготовительный: подбираются необходимые данные, готовится документация, делаются выводы по проведенным исследованиям рынка товаров, поставщиков, потребителей, прогнозируется

потребность в различных материальных ресурсах;

• расчетпотребностивматериальныхресурсах– этонаиболееответственныйэтап, таккакошибки впроведенныхрасчетахмогутпривестикизлишнимлогистическимзатратам, сбоюфункционирования всей логистической системы.

Впроцессепланированиязакупокнеобходимоопределить:

•какие материальные ресурсы требуются, каков характер их потребления;

•количество этих ресурсов (в целом на год и по отдельным периодам);

•время закупок с учетом характера потребления материальных ресурсов;

•возможностипоставщиков;

•требуемые площади складских помещений;

•необходимое складское и подъемно-транспортное оборудование;

•потребность в транспортных средствах;

•общиеиздержкиназакупки;

•реальные возможности своего предприятия;

•общая потребность переводится в конкретную по различным видам материальных ресурсов. Все указанные процессы связаны с тем, что:

•необходимо выдержать обоснованные сроки закупки сырья и комплектующих изделий, так как материалы, закупленные ранее намеченного срока, ложатся дополнительной нагрузкой на оборотные фонды предприятия, а опоздание в закупках может привести к изменению или срыву программы;

•следует обеспечить точное соответствие поставок и потребностей в них, так как их избыток или недостаток может вызвать дополнительные расходы и повлиять на устойчивость выпуска;

•обязательно соблюдение требуемого качества поставляемых материальных ресурсов, при этом также должна учитываться цена и всевозможные скидки с цены.

Процесс закупки происходит или под непосредственным контролем бухгалтерии, или менеджеру позакупкамвыдаетсяопределеннаясуммасредств, накоторыеонпосвоему усмотрениюиподличную ответственность производит закупку необходимых материальных ресурсов. В целом логистический

38

процесс закупок состоит из следующих операций: составление заявок, анализ представленных в отдел материально-технического обеспечения заявок, выбор поставщиков, анализ и размещение заказов, выполнениезаказов.

Заявки должны составляться таким образом, чтобы ожидаемые потребности опережали фактические, аиханализсводитсякпредложениютакихвариантовзакупок, которыемоглибыпривести к снижению стоимости заказов. Выбор поставщиков проходит в три этапа (рис. 6.1).

Анализ рынка и идентификация всех возможных поставщиков

Рис. 6.1. Алгоритмвыборапоставщикаматериальныхресурсов

39

Первый этап. Основными источниками получения сведений о необходимых материалах и их поставках являются:

•личные контакты;

•объявления в рекламных журналах;

•представление подробных сведений о товарах в торговых каталогах и проспектах;

•регулярнаяперепискасужезнакомымипоставщикамииотправлениезапросовкпотенциальным;

•посещениепредприятий;

•изучениеопытапоиспользованиюпоставленнойпродукции.

Второй этап. В результате изучения всех этих источников составляется список поставщиков, пользующихся доверием. При этом учитывается:

•качество предоставляемых материалов и услуг;

•уровеньценыиценовыескидки;

•надежность поставок, т.е. соблюдение сроков поставок;

•комплектность поставок;

•ассортиментная номенклатура материалов;

•удаленностьпоставщика;

•наличиерезервноймощностиупоставщиков;

•психологический климат в коллективе и добросовестность поставщика;

•наличие запасных частей;

•организация управления качеством товара;

•финансовоеположениепоставщика.

Третий этап. Установление контактов с соответствующими поставщиками и документальное оформление заказа.

Выборметодазакупокзависитотсложностиконечногопродукта, составакомплектующихизделий

иматериалов (рис. 6.2). Основными являются:

•оптовые;

•регулярныемелкимипартиями;

•закупки товаров по мере необходимости;

•ежедневные (ежемесячные) по котировочным ведомостям. Применяются там, где закупаются дешевые и быстро потребляемые товары. Котировочные ведомости включают: полный перечень товаров; количество товаров, имеющихся на складе; требуемое количество товаров;

•закупки товара с немедленным оформлением. Товар заказывается, когда он требуется, а вывозитсясоскладовпоставщиков. Кнедостаткамданногометодаотносится: необходимостьдетального оформления документации при каждом заказе, мелкие размеры заказов и множество поставщиков.

Различаютпотребностьпредприятийвматериальныхресурсахкрасходуипотребностькзаготовке. Потребность к расходу – это то количество материалов, которое должно быть использовано для выполнения производственной программы и других плановых работ. Потребность к заготовке – это количество материалов, которое необходимо завезти со стороны.

В практике разработки планов материально-технического обеспечения применяют различные методы расчетов потребности в материальных ресурсах, выбор которых в каждом отдельном случае определяется особенностями потребления материалов и наличием необходимых для расчета данных. Основными, наиболееобщими изнихявляются:

•метод прямого счета;

•расчет на основе данных о составе продукции;

•расчет на основе нормативных сроков износа;

•расчет на основе формул химической реакции;

•статистический метод (прогнозирование потребности).

Потребность в материальных ресурсах методом прямого счета определяется умножением норм расхода конкретного материала на количество изделий, которое должно быть изготовлено в плановом периоде. Втехслучаях, когдаодинитотжематериалиспользуетсядляпроизводстванесколькихизделий, для получения общей потребности необходимо вычислить сумму произведений.

В промышленности метод прямого счета имеет несколько разновидностей: поиздельный, подетальный, определение потребности по аналогии, по типовым представителям. На каждом предприятии, кроме основных материалов, из которых непосредственно изготовляется продукция и которые составляют ее содержание, расходуются также и вспомогательные материалы. Часть из них или способствуют производственному процессу, или потребляется средствами труда, и расход их регулируется не нормами расхода на единицу изготовляемой продукции, а сроками износа. К таким материальнымресурсамотносятсязапасныечастикмашинамиоборудованию, инвентарь, инструменты и приспособления, различные виды спецодежды и т.д. При этом нормативные сроки износа могут устанавливатьсянетолькововремени, ноивединицахпроизводственнойработы– вкилометрахпробега, тонно-километрах перевозки и т.д.

40

Для определения потребности в таких материалах и изделиях необходимо их количество, находящеесявэксплуатации, разделитьнанормативныйсрокизноса. Носуществуютитакиематериалы, длякоторыхтрудноилинельзяустановитьнормырасходаилинормативысроковизноса. Книмотносятся, например, канцелярскиепринадлежности, многиевидыхозяйственныхтоваров, материалыдляопытных производств и т.д. Для обоснования потребности в таких материалах можно воспользоваться статистическими данными об их фактическом расходе в прошлых периодах. Более совершенной разновидностью статистического метода является прогнозирование потребности в материалах (на основанииустановленнойзакономерностиилиопросомэкспертов).

Ранее были рассмотрены микрологистические системы, применяемые в различных случаях. Для логистического процесса закупки материальных ресурсов могут быть использованы:

•метод KANBAN;

•система планирования потребности в материалах (MRP), охватывающая несколько уровней: первый – программное планирование, второй – распределение материалов и управление закупками (третий);

•метод «точно в срок»;

•системаснабжения«позапросам», покоторойспоставщикамизаключаютсятиповыеконтракты надлительныйпериодсуществованияпотребности, аданныепофактическойпотребностизапрашиваются наосновепоэтапногоуточнения;

•методпрогнозныхпоказателей: спроснабольшиепартиизакупокформируетсянаопределенном уровне, а затем конкретный объем поставок приводится в соответствие со спросом;

•электронно-информационный метод коммуникации клиентов и поставщика на основе передач необходимых данных, когда запрос поступает в виде заказа, а данные о поставке и транспортировке уточняются в прямом межкомпьютерном общении.

Особенноважныммоментомвлогистикезакупокявляетсяоформлениедоговорнойдокументации. Система договоров в материально-техническом снабжении имеет ряд преимуществ:

•сокращение делопроизводства;

•сокращение административных расходов;

•возможность отказаться от собственной системы складов;

•высвободить капитал, замороженный в запасах;

•возможность получения дополнительных услуг, связанных с комплектованием заказов и т.п.;

•возможностьорганизациисрочныхпоставок.

Договорная документация включает: собственно договор, каталоги материалов, соглашение по организацииподачизаявокивыполненияпоставок, инструкцииповедениюконтроляиучетавыполнения договорных условий. Разработанный в прежние времена заказ-наряд, различного рода накладные и т.п. вомногихслучаяхуженеудовлетворяютсовременнымтребованиям. Поэтомуменеджерампозакупкам или руководителям соответствующего отдела, необходимо разработать стандартные бланки, в которые будутвключеныследующиепозиции:

1.Название документа (например, «Заказ» или «Заказ на поставку»).

2.Порядковый номер (помогает быстро отыскать нужный документ).

3.Название и адрес компании.

4.Ответственностьзазаказ(указываетсядолжностноелицо, скоторымпоставщикможетвыяснить все вопросы).

5.Дата, наименование и адрес поставщика.

6.Сроки поставки и количество поставляемых товаров.

7.Описание товаров (система кодирования продукции, предъявляемые требования к хранению и транспортировке, соответствие установленному стандарту).

8.Адрес поставки (конкретное место поставки, если оно отличается от п. 3).

9.Цена (указывается во избежание конфликта).

10.Расчетный счет (указываются банковские реквизиты).

Зарубежный опыт показывает, что наиболее оптимальным является оформление заказа в четырех экземплярах, каждый из которых во избежание путаницы имеет свою окраску. Один экземпляр отправляется поставщику как заказ на поставку. Второй – в финансовый отдел и является основанием для оплаты. Третий отправляется в отдел материально-технического снабжения для контроля совершившейся поставки. Четвертый оставляется в отделе заказов, что называется «на всякий случай», и после выполнения заказа сдается в архив.

Кроме указанного выше договора о поставке в практической деятельности широко используются контракт. Он оформляется в случае, если одна сторона предлагает определенную партию товаров по назначенной цене и на конкретных условиях поставки, а другая сторона принимает это предложение. Контракты бывают устные (как правило, на основе устных переговоров) и письменные (как более надежные, в случае возникновения каких-либо недоразумений). В таком документе оговариваются финансовые и юридические условия, предусматривается материальная ответственность за какие-либо

42