Консолидация данных

Консолидация — это объединение данных из одной или нескольких областей данных и вывод их в виде таблицы в итоговом листе.

Например, если имеется лист расходов для каждого регионального представительства, консолидацию можно использовать для преобразования этих данных в корпоративный лист по расходам. Этот основной лист может содержать общие и средние объемы продаж, текущее количество товаров на складах и сведения о продуктах, пользующихся наибольшим спросом, по всей организации.

При консолидации данных они компонуются так, что их становится проще обновлять и обобщать на регулярной основе или при необходимости.

Существует два основных способа консолидации данных.

• Консолидация по расположению. Этот метод применяется, если данные из различных источников упорядочены одинаково и в них используются одни и те же подписи столбцов и строк (например, при наличии нескольких листов расходов, созданных из одного и того же шаблона).

• Консолидация по категории. Этот метод применим, если данные из различных источников упорядочены по-разному, но и в них используются одни и те же подписи столбцов и строк (например, при наличии листов с данными о запасах для каждого месяца, которые имеют одинаковый макет, но содержат разные элементы или разное число элементов).

Чтобы консолидировать данные, следует воспользоваться командой Консолидация (вкладка Данные, группа Работа с данными).

Консолидация данных по расположению используется, если консолидируемые данные размещены в одном и том же порядке, т.е. таблицы идентичны. Технология консолидации следующая:

1. Выделите ячейку, представляющую левый верхний угол области, в которой требуется разместить консолидированные данные.

2. На вкладке Данные в группе Работа с данными выберите команду Консолидация.

3. В диалоговом окне Консолидация выберите в раскрывающемся списке Функция итоговую функцию, которую требуется использовать для консолидации данных.

4. В поле Ссылка введите исходную область для консолидации данных (диапазон ячеек), нажмите кнопку Добавить. Повторите эти действия для всех диапазонов, данные из которых будут участвовать в консолидации, после чего нажмите кнопку OK.

Консолидация данных по категориям используется, если данные исходных областей не упорядочены, но имеют одни и те же заголовки. Технология этой консолидации совпадает с технологией консолидации данных по значению. Однако в диалоговом окне Консолидация в группе Использовать в качестве имен следует установить параметры подписи верхней строки и/или значения левого столбца для указания расположения заголовков в исходных областях.

Если была выполнена консолидация данных, то при изменениях в исходных областях следует повторить консолидацию. Можно избежать повторения консолидации в случае изменения исходных данных путем связывания консолидируемых данных с исходными. Чтобы консолидация обновлялась автоматически при изменении исходных данных в другой книге, установите флажок Создавать связи с исходными данными. Установка параметра означает, что между исходными данными и результатами консолидации устанавливается динамическая связь, обеспечивающая автоматическое обновление данных.

Этот флажок можно устанавливать только в случае, если лист с данными находится в другой книге. После того как этот флажок установлен, изменить набор входящих в консолидацию ячеек и диапазонов невозможно.