Многоуровневая сортировка

Сортировку можно осуществлять по нескольким столбцам или строкам, чтобы сгруппировать данные с одинаковыми значениями в одном столбце или строке, а затем выполнить сортировку другого столбца или строки в этих группах с одинаковыми значениями. Например, если имеются столбцы "Отдел" и "Сотрудник", сначала можно отсортировать строки по столбцу "Отдел" (для группировки всех сотрудников одного отдела), а затем по фамилиям сотрудников (для расположения фамилий сотрудников в каждом отделе в алфавитном порядке).

Для многоуровневой сортировки списка выполните следующие действия.

1. Выделите диапазон ячеек с двумя или более столбцами данных или убедитесь в том, что активная ячейка находится в таблице с двумя или более столбцами.

2. На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Сортировка. Появится диалоговое окно Сортировка.

3. В группе Столбец в поле Сортировать по выберите первый столбец, который необходимо отсортировать.

4. В поле Сортировка выберите тип сортировки. Выполните одно из указанных ниже действий.

• Для сортировки по текстовым, числовым значениям или значениям даты и времени выберите пункт Значения.

• Для сортировки по типам форматирования выберите пункт Цвет ячейки, Цвет шрифта или Значок ячейки.

5. В группе Порядок выберите последовательность, в которой необходимо осуществлять сортировку. Выполните одно из указанных ниже действий.

• Для текстовых значений выберите пункт От А до Я или От Я до А.

• Для числовых значений выберите пункт По возрастанию или По убыванию.

• Для сортировки по датам и времени выберите пункт От старых к новым или От новых к старым.

• Для сортировки на основе настраиваемых списков выберите пункт Настраиваемый список.

6. Для добавления к сортировке следующего столбца нажмите кнопку Добавить уровень, а затем повторите шаги с третьего по пятый.

7. Чтобы изменить порядок сортировки столбцов, выделите запись нужного столбца и щелкните стрелку Вверх или Вниз.

Командная кнопка Параметры в окне настраиваемой сортировки выводит окно Параметры сортировки, в котором можно:

• установить параметр Учитывать регистр, для различия строчных и прописных символов при сортировке;

• указать, как будут сортироваться записи списка: по строкам (по умолчанию) или по столбцам.

2. Формирование сводной информации

Excel содержит средства формирования сводной информации для проведения анализа данных. Сводная информация может быть получена:

• объединением данных промежуточных итогов;

• методом консолидации;

• формированием сводных таблиц.

Промежуточные итоги

Подведение промежуточных итогов — это удобная и наглядная возможность провести обработку записей списка для последующего анализа, создания диаграмм и вывода на печать.

При этом в список автоматически вставляются дополнительные строки, отражающие итоговые значения по выбранным ячейкам. При создании промежуточных итогов необходимо, чтобы в списке первая строка содержала название столбцов, а остальные строки — однотипные данные. Пустые строки должны отсутствовать, а данные должны быть отсортированы.

Для создания промежуточных итогов диапазона данных необходимо:

1. представить данные в виде списка;

2. отсортировать записи списка по столбцу, по которому будут подводиться промежуточные итоги (командой Сортировка на вкладке Данные упорядочить в соответствии со значениями;

3. выделить одну (любую) ячейку списка, либо весь список целиком, включая строку заголовков;

4. на вкладке Данные в группе Структура выбрать команду Промежуточный итог;

5. в диалоговом окне Промежуточные итоги задать нужные параметры:

• В графе При каждом изменении в выберите столбец, по которому будут подводиться итоги.

• В графе Операция раскройте список и выберите функцию, по которой будут вычисляться итоги. Например, "Сумма", "Среднее" и т. д.

• В группе Добавить итоги по отметьте столбцы, содержащие значения, по которым будет подводиться итог.

• Если между итогами необходим разрыв страницы, то установите флажок Конец страницы между группами.

• Чтобы созданные итоги отображались над значениями, необходимо отключить пункт Итоги под данными.

6. Закрыть окно кнопкой OK.

После выполнения команды создается структура, в которой данные разбиты на несколько уровней. С помощью уровней структуры, расположенных слева вверху листа с итогами, можно управлять выводом данных соответствующего уровня из таблицы на экран, указывая, выводить данные или скрывать.

Для удаления промежуточных итогов необходимо в диалоговом окне Промежуточные итоги выбрать кнопку Убрать все. При удалении промежуточных итогов из списка удаляется и структура таблицы.