Глава II. Разработка по и построение бд
2.1 Функциональные требования к системе
Информационная система, построенная на основе данных принципов, должна, с одной стороны, служить источником информации для сопровождения этапов продажи и инструментом для работы с поступающей и аккумулируемой информацией, с другой стороны, позволять контролировать состояние в любой момент времени по выделенным параметрам.
Для работы в соответствии с данными принципами база должна обеспечивать следующую функциональность:
А. Информационные.
Работа с информацией о товаре на складе.
Работа с адресной информацией о клиенте.
Работа с рыночной информацией.
Информационная поддержка продаж.
Б. Функции поддержки при работе с клиентом.
Текущая ситуация при работе с клиентом.
Потребности клиента в товарах предприятия.
Работа по этапам сделки.
Обеспечение функций по продажам при работе с клиентами.
В. Функции поддержки при управлении отделом.
Планирование работы отдела.
Постановка задач перед работниками отдела.
Контроль выполнения задач работниками отдела.
Контроль текущих показателей работы отдела.
Получение фактических показателей по итогам периода.
Г. Функции анализа и прогнозирования.
Анализ продаж.
Прогнозирование динамики продаж.
Анализ результатов работы сотрудников.
Анализ рыночной ситуации.
Д. Функции обработки имеющейся информации.
Оперативная обработка имеющегося массива информации при изменении отдельных атрибутов (например, при изменении территориального распределения компаний).
Оперативное создание групп клиентов для работы по специальным программам.
Другие групповые действия над записями.
Перечисленные функции являются основными, для обеспечения которых и создается база. Разумеется, в зависимости от уровня реализации, перечень функций может меняться - скажем, в простейшем случае БД может обеспечивать только информационные функции, а другие только частично.
2.2 Схема работы склада предприятия
Для проектирования автоматизированного рабочего места «Логистика» используется программа BPwin 4.0, которая является мощным инструментом для создания моделей, позволяющих анализировать, документировать и планировать изменения сложных бизнес-процессов. BPwin предлагает средство для сбора всей необходимой информации о работе предприятия и графического изображения этой информации в виде целостной и непротиворечивой модели.
BPwin поддерживает три методологии: IDEF0, DFD и IDEF3, позволяющие анализировать бизнес с трех ключевых точек зрения:
С точки зрения функциональности системы. В рамках методологии IDEF0 (Integration Definition for Function Modeling) бизнес-процесс представляется в виде набора элементов-работ, которые взаимодействуют между собой, а также показывается информационные, людские и производственные ресурсы, потребляемые каждой работой.
С точки зрения потоков информации (документооборота) в системе. Диаграммы DFD (Data Flow Diagramming) могут дополнить то, что уже отражено в модели IDEF3, поскольку они описывают потоки данных, позволяя проследить, каким образом происходит обмен информацией между бизнес-функциями внутри системы. В тоже время диаграммы DFD оставляют без внимания взаимодействие между бизнес-функциями.
С точки зрения последовательности выполняемых работ. И еще более точную картину можно получить, дополнив модель диаграммами IDEF3. Этот метод привлекает внимание к очередности выполнения событий. В IDEF3 включены элементы логики, что позволяет моделировать и анализировать альтернативные сценарии развития бизнес-процесса.
BPwin умеет проверять создаваемые модели с точки зрения синтаксиса выбранной методологии, проверяет ссылочную целостность между диаграммами, а также выполняет ряд других проверок, чтобы помочь создать правильную модель, а не просто рисунок. При этом сохраняются главные преимущества рисунка – простота создания и наглядность.
Как видно из контекстной диаграммы (рисунок 2), управляющая информация входит в блок сверху (Лицензия на занятие торговлей), в то время как входная информация (Бланк заявки поставщику, Бланк заказа клиента, Список о количестве запасов на складе), которая подвергается обработке, показана с левой стороны блока, а результаты (выход) показаны с правой стороны блока (Заполненный и заверенный бланк заявки, Договора, контрольные документы). Механизм (Работники отдела склада, Работники отдела продаж), который осуществляет операцию, предоставляется дугой, входящий в блок снизу.
Рисунок 2. Контекстная диаграмма.
Далее блок «Автоматизированная система управления складом» разбивается на три процесса, которые представлены на диаграмме декомпозиции процесса (рисунок 3):
Оформление заявки на поставку товара;
Формирование заказа клиента;
Оформление договора на продажу.
Рисунок 3. Диаграмма декомпозиции процесса.
На основании вышеприведенных диаграмм определяются основные задачи и функции разрабатываемой автоматизированной системы управления складом предприятия.
Основными задачами системы являются:
повышение оперативности и достоверности информации о состоянии предприятия;
повышение контроля выполнения управленческих решений и планов;
снижение риска злоупотреблений со стороны персонала;
оптимизация использования финансовых, трудовых и материальных ресурсов;
разработка и внедрение новых информационных технологий, PR-акции, реклама;
планирование и проведение специальных мероприятий;
продвижение товара;
ценообразование;
оценка эффективности управления.
Основные функции системы:
- непосредственное участие в разработке и управлении продажами;
- ведение БД клиентов и товаров;
- составление и оформление заказов клиентов;
составление и оформление заявок поставщикам;
- предоставление необходимой информации клиентам;
- предоставлении необходимой информации поставщикам;
- осуществление мероприятий по разработке стратегии продаж;
- мотивация сотрудников;
- предложение новых товаров;
- эффективность управления.
Вся вышеуказанная информация характеризует систему управления складской логистикой. Сотрудниками данного отдела являются:
Генеральный директор;
Работники отдела сбыта, главная функция которых состоит в работе и связи с клиентами;
Работники склада: их главная задача – обеспечение и контролирование товаров.