Задание на лабораторную работу
Согласно выбранной теме проектирования БД создать краткое текстовое описание предметной области. Из описания должно быть ясно - как организованы бизнес-процессы, подлежащие автоматизации. Оно должно быть написано в терминах заказчика. По описанию создать в MS Access необходимые таблицы. Провести анализ имеющихся таблиц и при необходимости выполнить их нормализацию. При установлении связей максимально обеспечить целостность данных. Для внешних ключевых полей использовать Подстановку. По возможности максимально использовать основные свойства полей (индексирование, условие на значение, значение по умолчанию, маска ввода и т.п.). В качестве дополнительной информации использовать обучающую систему, содержащуюся в «Справке» Access. В качестве примера проекта БД использовать БД «Борей». При экспериментах над примером (ввод данных, изменение структуры таблиц, выполнение запросов на изменение и т.п.) рекомендуется делать для него страховочную копию.
Содержание отчета
Отчет по лабораторной работе оформляется как раздел курсового проекта. Он должен содержать текстовую формулировку задачи, описание процесса создания таблиц и нормализации и схему БД. Таблицы должны содержать минимальный набор тестовых данных.
Контрольные вопросы
Этапы проектирования БД. Что описывают инфологическая и даталогическая модели БД?
Почему размещение данных по таблицам БД может оказаться неправильным? Виды аномалий.
Как распознать и разрешить проблему повторяющихся групп?
Что такое нормализация структур данных и нормальные формы?
Что такое первичный и внешний ключи таблицы, их свойства?
Для чего применяются индексные файлы?
Понятия оперативной таблицы словаря и справочника.
Перечислите типы данных, используемые при конструировании таблицы, и укажите их особенности.
Перечислите основные свойства для полей. Как отражается состояние «неизвестно»?
Как создать таблицы и схему БД? Для чего и как устанавливаются связи между таблицами?
Что такое целостность данных и как она обеспечивается?
Для чего нужна подстановка, как и где она задаётся?
Виды связей, просмотр и редактирование связей. В каком случае необходима связь «от многих ко многим» и как она реализуется.
Лабораторная работа №2. Создание простых форм, запроса и отчёта
Цель работы: Изучение способов разработки объектов визуализации, редактирования и обработки данных, необходимых для обеспечения адекватного интерфейса пользователя в «клиентской» части информационной системы в среде Access.
Сведения из теории
Конструирование форм
Формы - это экранные бланки, предназначенные для визуализации ввода и обработки данных. Главное требование к формам – сохранение привычного для конечного пользователя вида документа, знакомого ему по «бумажной» технологии.
Для любой из имеющихся таблиц можно создать форму с помощью опций, различающихся по убыванию детализации возможностей: Конструктор, Мастер, Автоформа. После выбора способа создания выбирается стиль формы: в столбец, табличная, ленточная, диаграмма.
Стиль «в столбец» - предназначен для формирования экранных бланков произвольной конфигурации (название «в столбец» говорит о начальном виде формы, предоставляемом для дальнейшего переразмещения в конструкторе). Стиль «табличная» пояснений не требует, поскольку практически совпадает с таблицей в режиме просмотра. Стиль «ленточная» является расширением табличного за счёт возможности размещать в каждой строке разногабаритные поля, включая фотографии (которые в табличном стиле заменяются значками и раскрываются по требованию в отдельном окне). Стиль «диаграмма» использует стандартный для Microsoft Office элемент управления.
Элементы форм
Кроме полей, связанных с полями базовой таблицы БД, на форме могут быть:
поясняющий текст;
графические элементы (линии, прямоугольники и т.п.);
вычисляемые значения (выражения хранятся в макете формы);
отдельные элементы и панели управления не связанные напрямую с данными источника (с кнопками, флажками и т.п. переключателями).
Все эти элементы дополнительно устанавливаются в режиме Конструктор. Имея форму, можно просматривать данные таблицы – источника данных. Кроме просмотра возможен стандартный поиск данных по любому из полей.
Форма может не содержать полей, связанных с БД, и иметь только кнопки для управления другими формами. Код обработки событий кнопок берёт на себя Мастер установки элементов управления.
Создание запросов
Запрос (query) - это формирование условий выборки информации из БД. Запрос может относиться к одной или многим связанным таблицам. Результатом запроса является результирующий набор записей (dynaset), который внешне выглядит как таблица. Эта виртуальная таблица может рассматриваться как таблица БД (добавление, удаление, обновление, включение в новые запросы). Dynaset не хранится сам по себе и после закрытия прекращает свое существование. Хранятся только условия его создания (сам запрос). Но данные, которые в нем участвовали, хранятся в таблицах БД. Кроме функций выборки по условиям запросы имеют функции агрегирования (вычисления сумм, средних, максимальных и минимальных значений). Очевидно, что в случае использования агрегирующей функции результатом будет не таблица, а одно число.
Для создания запросов в Access имеется два способа: с помощью конструктора запросов и на стандартном языке запросов SQL (Structured Query Language). Запросы, созданные в конструкторе, могут быть легко представлены в виде SQL и наоборот (кнопка Режим).
При создании запроса нужно определить следующее:
таблицы и поля в них, которые будут участвовать в запросе;
условия отбора данных в dynaset;
какие поля показывать на экране (поместить в dynaset).
Всё это может быть указано в конструкторе запросов:
Рис. 3. Создание простого запроса на выборку в конструкторе
Кроме выборки данных запросы способны обеспечить функции изменения данных. Запросы на изменения (вставки, изменения, удаления) принято выделять в отдельный класс, поскольку они необратимо изменяют в автоматическом режиме содержимое полей в таблицах БД. При выборе функции изменения (например, обновления) в бланке конструктора запроса появляется строка Обновление, в которой для изменяемого поля вписывается выражение дающее новое значение (Рис.4)
Рис.4. Запрос на обновление
Создание простых отчетов
Отчеты используются для представления данных в виде, характерном для печатных документов.
Они позволяют получить итоговую информацию, как результат сложной (часто статистической) обработки, группировки, сложной сортировки. Часто применяется графическое представление информации в виде диаграмм и разнообразных графиков (кривых, поверхностей и т.п.). Отчеты могут предназначаться как для экрана, так и для принтера (чаще). Подобно формам для отчёта следует выбрать стиль: в столбец, ленточный, для рассылки, почтовые наклейки.
Структура типичного ленточного отчёта отличается от формы наличием промежуточных и общих итогов.