7. Системы документации

1. Как вносятся изменения в должностную инструкцию?

Ответ: по приказу или письменному распоряжению руководителя

2. Укажите недостающие реквизиты докладной записки: наименование организации, место составления, дата, заголовок к тексту, текст, подпись, адресат, название вида документа, отметка о наличии приложения.

3. Составьте бланк письма для организации.

Ответ:

ООО «Алпина-Авиа»
Ордынка, 34, Москва,113225 p/c 0235467 в Конверсбанке, Москва тел. 236–01–19 факс (095)236–15–19
дата	№
На №_	От ____
[ ]

4. .Сколько экземпляров письма следует отпечатать на бланке, если письмо адресовано в три адреса?

Ответ: сколько необходимо для отправки и одна копия

5. ОАО «ТЕХОСНАСТКА» обратилось к ООО «Авто» с просьбой продать два грузовика «Газель» и микроавтобус (письмо от 23.02.2002 № 6).

Составьте и оформите письмо-ответ ООО «Авто» с предложением заключить договор на поставку запрашиваемого транспорта. Недостающие реквизиты и данные укажите самостоятельно.

Ответ:

ООО «Авто»				ОАО «Техоснастка»
Ул. Привольная, д. 70, Москва				Генеральному директору П.И. Куликову
25.02.2002	№ 16
На № 6	от 23.02.2002
Предлагаем заключить договор на поставку запрашиваемого оборудования. Приложение: проект договора на поставку на 2 л.
Генеральный директор		Подпись			В.А. Коркин

6. В каких случаях должностные инструкции должны быть заменены и утверждены заново?

Ответ:

-при изменении названия предприятия или структурного подразделения;

- при изменении названия должности;

- при изменении фамилии работника, замещающего данную должность, если инструкция содержала фамилию.

8. Документооборот

1. Зависит ли направление документопотока от количества документов, поступающих в организацию?

Ответ: Не зависит.

2. Назовите единицы измерения объема документооборота.

Ответ: количество страниц, количество документов, количество символов и т.д.

9. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

1. Приведите документы, не регистрируемые службой ДОУ.

Ответ:

- учебные планы и программы;

-рекламные извещения, программы совещаний, конференций;

-прейскуранты;

-технические условия;

-претензии;

- поздравительные письма;

-пригласительные билеты;

-бухгалтерские документы;

-печатные издания (книги, журналы, бюллетени);

- формы статистической отчетности.

2. Когда регистрируется входящая корреспонденция?

Ответ: в день поступления.

10. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

1. Каков характер примерной номенклатуры?

Ответ: рекомендательный.

2. По какому документу передаются дела секретаря в случае его увольнения?

Ответ: по акту.

3. К какому виду хранения относится утвержденный экземпляр номенклатуры дела?

Ответ: постоянному

11. СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДЕЛ

1. На основании какого документа устанавливается срок хранения документа в архиве организации?

Ответ:

1) перечня документов организации

2) перечня типовых документов с указанием срока хранения;

3) решения ЭК Госархива и ЭК организации об изменении сроков хранения отдельных категорий документов

4) ведомственных перечней документов

2. Сколько лет хранятся документы в архиве организации?

Ответ: до 15 лет, а по личному составу — 40 лет.

12. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

1. Каково предназначение экспертной комиссии?

Ответ: Отбор документов на хранение, установление сроков хранения документов, отбор документов на уничтожение.

2. На основании какого документа действует экспертная комиссия?

Ответ: Положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации

13. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

1. Как осуществляется формирование дел в организации?

Ответ:

1) распределение исполнительных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел;

2) расположение документов внутри дела в определенной последовательности;

3) оформление обложки дела.

2. Назовите основные принципы расположения документа внутри дела.

Ответ:

1. вопросный;

2. хронологический;

3. алфавитный;

4. нумерационный.