9.Унификация структуры документов и методов контроля информации в документах. Формуляр-образец. Унификация организация текста. Бланки документов.

Требования к построению отмечается, что документы, которые используются на разных уровнях управления, должны создаваться на основе заполнения соответствующих унифицированных форм. Унифицированные формы документов с бумажным носителем необходимо проектировать на основе формуляра-образца с учетом требований УСД.

Формуляр-образец документа - модель построения формуляра служебного документа, устанавливающего область его использования, формат, размеры берегов, требования к построению конструкционной сетки и рекпизнты.

Формуляр-образец имеет вид чертеж, содержащий план размещения реквизитов и описание этих реквизитов. Формуляр-образец строится для совокупности документов,

Формуляр-образец должен содержать все реквизиты и необходимую для их размещение площадь. Как уже отмечалось, в ДСТУ 3844-99 зафиксированы основные требования к построению формуляра-образца, в том числе определены форматы служебных берега, требования к рабочей площади, построению конструкционной сетки. частности, формат бумаги определяется на основе состава и итоговой площади занимают реквизиты документа, которые должны быть рационально расположены на листе.

Унификация организации текста объединяет унификации расположения отдельных его частей в зависимости от вида документа и использование при этом устоявшихся словесных форм - слов, слоБосполучень, предложений. В специальной литературе такое сочетание, как правило, называют унифицированным текстом.

Унифицированные формы документов часто представлены в виде бланков, где зафиксирована построение структуры документа (расположение его реквизитов) и структурная и языковая организация его унифицированного текста (т.е. главного реквизита). Общие требования к изготовлению бланков документов формулируются ДСТУ 3844-99 (здесь они называются бланками унифицированных форм) и этот материал является продолжением требований к построению УФД. Бланк служебного документа - унифицированная форма служебного документа с фиксированной печатью постоянной частью информации реквизитов и наличием места для фиксации ее переменной части. Бланк вида документа - бланк служебного документа, построение которого соответствует реквизитам и показателям определенного вида номинала служебного документа. Бланк учреждения - бланк служебного документа, идентифицирующего учреждение, в котором был создан документ. Бланки унифицированных форм изготавливают типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники. Бланки должны быть изготовлены в соответствии с утвержденной УФД в масштабе 1:1. Бланки унифицированных форм должны печататься краской темного цвета, преимущественно черного или темно-синего (впрочем, иногда имеет место фиксирования информации несколькими цветами, например, в бланках учреждения), на белой бумаге качественного сорта.

10. Государственные унифицированные системы документации

Общие положения разработки любой государственной унифицированной системы документации изложены в ГОСТ Государственная унифицированная система документации (ГУСД) - система, предназначенная для организации осуществления процессов создания и внедрения унифицированной управленческой документации, обеспечивающей функционирование государственных органов исполнительной власти, предприятий, учреждений и организаций, а также их взаимодействие с физическими и юридическими лицами всех форм собственности . Целью создания ГУСД являются: - формирование системы управленческой документации, обеспечивающей функционирование органов государственной власти, предприятий, учреждений и организаций; - реализация единой технической политики в области унификации управленческой документации - создание условий для организации взаимодействия юридических лиц различных форм собственности на основе использования УФД, - упорядочения информационных потоков между органами государственной власти и юридическими (независимо от формы собственности) и физическими лицами. Основными задачами создания ГУСД являются: - установление единых требований к порядку разработки, утверждения, регистрации, ведения и внедрения УФД - определение и установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимосвязанных технико-экономических и социальных показателей, содержащиеся в этих формах. ^ ГУСД имеет в своем составе: - унифицированные системы документации, которые сформированы по предметно-функциональному признаку, исходя из основных задач государственного управления; - государственные стандарты Украины и нормативные документы разработчиков УСД, в которых установлены общие требования к построению УСД и реализации процессов разработки, утверждения, регистрации, внедрения и ведения УФД; - перечень министерств (других ведомств), предприятий, учреждений и организаций, осуществляющих унификацию документации ^ Состав унифицированных систем документации, относящихся к государственной унифицированной системы документации, определяет перечень классов управленческой документации, установленных ДКУД. Разработка, внедрение и ведение унифицированной системы документации определенного функционального назначения организует и обеспечивает определенное министерство или другое ведомство. И Унифицированные системы документации включают:

■ - нормативных документов разработчиков УСД, которые устанавливают состав, содержание и порядок проведения работ по унификации управленческих документов, относящихся к УСД;

- унифицированных форм документов. Эти унифицированные формы, как правило, сопряжены с унифицированными элементами текста (включающие постоянную информацию реквизита) и, как уже отмечалось, часто представлены в виде бланка.

11. Исторические истоки унификации документов достигают времен древнейших их форм. Исследователи отмечают наличие формуляра различных видов документов в государствах Древнего Востока ИН-и тысячелетий до н.э. Собственно, появление первых документов была связано с типичностью их формы и средств фиксации информации, что и отличало эти объекты от предыдущих вещественных изделий - носителей информации. В раннем европейском средневековье начинает вырабатываться устойчивый формуляр официальных документов, в том числе публично-правовых и публично-частных. В этой связи с развитием актового делопроизводства в ХIII-ХIV вв. эти процессы приобретают большее распространение. С началом книгопечатания во II пол. XV в. публикуются руководства по оформлению некоторых видов документов. Унификации процесса создания служебных документов способствовало разработке научных подходов к организации делопроизводства. В средневековой Украине, входившей в состав Польского королевства, Великого княжества Литовского, а затем Объединенной Польско-Литовского государства, были распространены традиции построения формуляров актового делопроизводства, преимущественно в деятельности канцелярий судебных органов (земских, гродских, каптурових, подкоморских, других судов). В дальнейшем на украинских землях, которые стали частями империй - Российской и Австрийской, порядок оформления официальных документов регламентировался законодательными и иными актами этих стран. С образованием в начале XIX в. в Российской империи министерств нормативно вводились две формы унификации текстов служебных документов-трафаретная и табличная. В течение этого века распространяются различные виды пособий и руководств по подготовке документов в частности, так называемые письмовник, исторически сложившиеся в предыдущем XVIII ст. В советский период (в 1920-е годы) значительное влияние на технологию организации делопроизводства должен движение по научной организации труда, который способствовал выработке единых правил оформления документов. В это и последующее десятилетие бул? сделана попытка стандартизации отдельных видов служебных документов, в частности введены ведомственные стандарты на них, правила оформления документов, подготовлены проекты общесоюзных стандартов

Внимание сосредоточено на проблемах языка деловых документов, совершенствовались трафаретные и табличные формы унификации текстов, а также была осуществлена ​​трафаретизация приказа, протокола, инструкции, акта, письма. С 1950-х гг начали издаваться справочные пособия по делопроизводству.

Сегодня в Украине актуализация унификации и стандартизации управленческой документации прежде всего; связана с такими аспектами:

а) государственно. Развитие всех звеньев управленческой инфраструктуры структуры после обретения независимости Украины требует формирования единых подходов и унифицированных засобиа управления народным хозяйством, в том числе и к его дохументацийного обеспечения

б) экономический. Обеспечение высокого экономического эффекта в результате функционирования унифицированных систем управленческой документации

в) правовой. Унификация и стандартизация требований к оформлению управленческой документации для оптимизации процесса предоставления юридической силы служебным документам

г) технико-технологичннй.

Широкомасштабное внедрение компьютерных средств создания управленческой документации требует, с одной стороны, совершенствования подходов к оформлению документов с бумажным носителем (как аналогов и базовых для конвертации их документной информации или только содержания в электронную форму) и соответствующей унификации электронных форм - с другой.

19. понятие про электронный документ

Электронный документ – это документ с записью звука или информации для ЭВМ. Основным способом документирования здесь выступает не письменность, а экранность, основанная не на линейном, то есть вытянутом в строку письме, а на временном потоке экранных изображений (электронная книга, электронный журнал, диск). Воспроизведение текста ЭВМ осуществляется двумя путями: изображение его на экране дисплея или в виде текстовой распечатки. Достижения последних лет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно недорогих компьютеров и принтеров позволили успешно использовать персональный компьютер в делопроизводстве.

Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль. В зависимости от реализации, возможностей и назначения системы делопроизводства, технического архива и документооборота можно поделить на три уровня: 1. Персональные системы (однопользовательские). Эти системы наиболее просты и дешевы, но не всегда удовлетворяют потребностям предприятия. Как пример может быть рассмотрена простая организация делопроизводства в среде Windows 95/98. 2. Системы для рабочих групп. Данные системы, как правило, для обеспечения поиска документов используют базу данных. Они просты в настройке, не требуют выделенного сервера, предназначены для использования в первую очередь в сетях. Примеры: Rasterex EDM, CYCO AutoManager WorkFlow, Интермех Search 3.0, Intergraph WorkShare. Такие системы целесообразны для использования 20 – 30 одновременно работающими сотрудниками. 3. Системы масштабов предприятия. Такие системы построены в архитектуре клиент-сервер, используют для поиска данных, как правило, SQL Server (что усложняет их администрирование). Работают они как на платформе РС, так и на рабочих станциях. Возможностями защиты данных они обладают большими, чем системы среднего уровня, хорошо масштабируются, что позволяет использовать их как в рамках отдела, так и всего предприятия. Наиболее известные в нашей стране системы такого класса – на основе DOCS Open. Производители САПР для UNIX-станций также предлагают ряд систем: ComputerVision Optegra, EDS/Unigraphics IMAN, Intergraph AIM. Для организации автоматизации делопроизводства необходимо осуществить переход от бумажных носителей информации к электронным. Для этого в организации должны быть следующие компоненты: • средства для создания и обработки информации в электронной форме; • средства для хранения данных – архив (сервер или несколько серверов с необходимым для архивного копирования документов периферийным оборудованием); • система передачи данных между пользователями; • средства для получения твердой копии архивных данных; • собственно программное обеспечение автоматизации документооборота и управления данными. На данный момент в пользу делопроизводства на компьютере говорит и то, что этот процесс подкреплен законодательной базой. А также выпускается много литературы по этой проблеме. Среди которой можно найти как специальную информацию, так и учебную литературу, позволяющую освоить все необходимые программы самостоятельно. Доступность информации способствует распространению электронного делопроизводства и его популяризации. В литературе по данному вопросу освещены положения современной регламентации делопроизводства на компьютере. Дана характеристика законодательных актов и нормативно-методических документов, регламентирующих работу с электронными документами. Электронные документы не привязаны жестко к определенному носителю информации. Они могут быть зафиксированы на носителях разных типов. В зависимости от используемого способа записи и считывания информации различают магнитные, оптические, магнитооптические и другие виды документов.

20. спецефические формы и особенности електронного документа

Форма электронного документа является его отличительным признаком в сравнении с другими документами. Электронная «форма» проявляется в технических элементах и свойствах носителя информации. Она создается посредством использования электронно-технических средств фиксации, обработки и передачи информации.

Особенность файловой формы представления электронных цифровых документов проявляется в том, что при копировании файлов каждая последующая копия равноценна и равнозначна первой копии созданного файла и физическое местонахождение записи файла на материальном носителе не имеет существенного значения, т.е. понятия «оригинал электронного цифрового документа» и его «электронная копия» не имеют того смысла, который присущ традиционным бумажным документам.

При работе с электронными документами следует учитывать, что в электронном документе могут быть одни сведения, которые введены в систему автоматизированного учета, а для контроля может быть предъявлен распечатанный на принтере документ, в котором содержатся иные, чем в электронном документе, сведения. Следовательно, к традиционной встречной проверке разных экземпляров одного и того же документа добавляется встречная проверка экземпляров документа на бумажном носителе и в электронной форме.

В электронном документе для придания ему юридической силы используется электронная цифровая подпись. Необходимо правовое обеспечение условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых такая подпись признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.