8. Унификация и стандартизация управленческой документации содержание регламентация процессов унификации управленческой документации

Унификация обеспечивает не только сокращение времени на составление документов, а оптимизацию: уплотнение записей, возможность выборочной обработки, организацию многоаспектного поиска информации, приспособления документации к разработке в составе автоматизированной базы данных. Поскольку документирование является одним из основных средств осуществления функций, возложенных на управление социальными системами, то при унификации управленческих документов нужно прежде установить четкое соответствие между управленческой функцией и содержанием документа, в котором ее отражено.

Унификация управленческих документов - лишь одна, относительно самостоятельная часть единого процесса совершенствования документации управления на определенном этапе, уровне и управлении в целом. Унификация рассматривают как один из главных методов стандартизации. Она призвана обеспечить приведение объектов стандартизации в рациональной номенклатуры по форме, нормами, типоразмерами по их функциональному назначению.

Стандартизация помогает снизить затраты на работу с документами, повысить оперативность их подготовки, обработки, восприятия размещенной информации пользователями Особенности унификации и стандартизации документов, используемых в автоматизированных компьютерных информационных системах, Результаты унификации и стандартизации документов позволяют повысить производительность труда на различных этапах технологического процесса работы с документами. Унификация и стандартизация полезны и при традиционных, ручных методах работы с документацией, но их эффективность возрастает по мере механизации и автоматизации управленческого процесса. Цель унификации и стандартизации управленческой документации заключается в том, чтобы путем совершенствования их содержания и формы создать систему документов, внедрение которой даст максимальный социальный и экономический эффект. Сейчас действует более 20 унифицированных систем документации. Существуют также несколько государственных стандартов, которые определяют: требования к документам, требования к построению формуляров образцов, системы организационно-распорядительной документации, требования к оформлению документов; другие. Применение стандартов документов ведет к однородности оформления документов, что является необходимым условием для автоматизации работы с ними и понимание их смысла

Правила документирования - требования и нормы, то регламентирующих порядок создания документов. Рекваит служебного документа-элемент оформления служебного документа, который фиксируется с целью унификации этого процесса, идентификации документа и предоставления ему юридической силы. Формуляр служебного документа - состав и последовательность размещения реквизитов в служебном документе. Унификация процессов создания служебного документов включает два главных направления - унификацию составления текстов и унификации оформления документов.