4. Особенности оформления трудовых книжек и личных карт

4.1 Особенности оформления трудовых книжек.

На сегодняшний день трудовая книжка не утратила своего значения для определения трудового стажа при назначении и перерасчете пенсий по следующим причинам.

Так, перечень документов, необходимых для назначения или перерасчета пенсий, определён Порядком представления и оформления документов для назначения (перерасчета) пенсий в соответствии с Законом Украины "Об общеобязательном государственном пенсионном страховании", утвержденным постановлением правления Пенсионного фонда Украины 25.11.2005 г. № 22-1, зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины 27.12.2005 г. под № 1566/11846 (далее – «Порядок предоставления документов»).

В соответствии с п. 7 Порядка предоставления документов «к заявлению о назначении (перерасчете) пенсии прилагаются документы о стаже, определенные Порядком подтверждения имеющегося трудового стажа для назначения пенсий при отсутствии трудовой книжки или соответствующих записей в ней, утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины от 12.08.1993 г. № 637 (далее – «Порядок подтверждения»).

В п. 1 Порядка подтверждения четко указано, что «основным документом, подтверждающим стаж работы, является трудовая книжка». И уже в случае отсутствия самой трудовой книжки или же необходимых записей в ней, для подтверждения трудового стажа, принимаются, в частности, письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их выполнении и другие документы, содержащие сведения о периодах работы.

Основополагающее значение трудовой книжки для определения трудового стажа при назначении пенсий подтверждает и письмо Пенсионного фонда Украины № 11182/02-20 от 30.06.2010 г., в соответствии с которым «основным документом, подтверждающим стаж работы, является трудовая книжка».

На сегодня трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовой стаж человека до 2000 года. Поскольку в базу персонификации не вносятся и не будут вноситься данные о трудовом стаже работника до 2000 года, то значение трудовой книжки не утрачивается до периода назначения и выплаты пенсий всем работникам, имеющим стаж работы до 2000 года, т.е. в ближайшие 30-40 лет.

Другой вопрос с тем, для чего нужна трудовая книжка молодым людям, начавшим свою трудовую деятельность после 2000 года. В этой ситуации значение трудовой книжки действительно утрачивается. Тем более, что назначение пенсий этой возрастной категории работников достаточно редкое явление и связано оно, как правило, с исключительным обстоятельствами (участие в боевых действиях, инвалидность и т.п.). Однако, установить различный порядок подтверждения трудового стажа для лиц разного возраста на сегодня невозможно, поскольку этим будет нарушаться равенство людей, установленное ст. 24 Конституции Украины. В соответствии с ней, граждане имеют равные конституционные права и свободы и являются равными перед законом. Не может быть привилегий или ограничений за признаками расы, цвета кожи, политических, религиозных и других убеждений, пола, этнического и социального происхождения, имущественного состояния, местожительства, за языковыми или другими признаками. В число других признаков входит и возраст гражданина, а соответственно и период его трудового стажа.

Таким образом, трудовые книжки, являясь, в некотором смысле, «вчерашним днем» в вопросах подтверждения трудового стажа, сохраняют свою актуальность для определенной категории работников и говорить о полной утрате значения этого документа и необходимости его упразднения будет возможно по истечении достаточно большого периода времени.

Оформление новой трудовой книжки лицу, потерявшему старую

Согласно пункту 1.1. Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников (утв. приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты населения N 58 от 29.07.93) трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника. При устройстве на работу работники обязаны предоставлять трудовую книжку, оформленную в установленном порядке (п.1.3). Вместо трудовой книжки работник может подать только ее дубликат. Порядок оформления дубликата трудовой книжки устанавливается п.5 Инструкции.

Дубликат трудовой книжки выдается работнику в случае:

- утери трудовой книжки или вкладыша;

- если трудовая книжка стала непригодной для пользования (обгорела, изорвана, испачкана и т. п.).

При утере трудовой книжки работник обязан немедленно заявить об этом предприятию по месту последней работы. Дубликат трудовой книжки выдается не позднее 15 дней после заявления об утере. В этом случае оформляется новая трудовая книжка с указанием в правом верхнем углу первой (титульной) страницы надписи "Дубликат".

В случае повреждения на первой странице непригодной трудовой книжки производится надпись "Выдан дубликат", при этом непригодная трудовая книжка возвращается работнику и при последующем трудоустройстве на новое место работы им должен предъявляться только дубликат трудовой книжки.

При заполнении дубликата вносятся соответствующие записи по месту последней работы на основании приказов (распоряжений).

Если работник до трудоустройства на это предприятие имел трудовой стаж, то при заполнении дубликата записи могут вноситься только на основании подлинных документов (или копий, заверенных в установленном порядке).

Если же таких документов нет, то в графу 3 вносится запись об общем трудовом стаже работника до трудоустройства на данное предприятие, подтвержденном документами и записями в личной карточке работника (форма № П-2).

Законодательство не устанавливает оснований для того чтобы принимать работника на работу на основе отличных от трудовой книжки (или ее дубликата) документов. Оформить новую трудовую книжку предприятие может только работнику, который устраивается на работу впервые. Последствия же приема на работу работника, которому предприятие безосновательно оформило новую трудовую книжку, являются негативными в первую очередь для работника (например, невозможно подтвердить стаж работника для выплаты пенсии по возрасту и т.п.).

4.2. Особенности оформления личной карты работника

При оформлении на работу на каждого работника заполняется личная карточка. Этого документ входит в состав унифицированных и носит название – форма № Т-3 "Личная карточка работника".

Личная карточка работника оформляется работником кадровой службы на основании следующих документов:

• паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

• приказа (распоряжения) о приеме на работу;

• трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;

• страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

• документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

• документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные.

На основании приказа (распоряжения) о приеме на работу работник кадровой службы заполняет личную карточку работника (форма № П-2) и делает отметку о зачислении на работу в трудовой книжке. Типовая форма № П-2 «Личная карточка работника»,утверждена приказом Госкомстата Украины № 489.

Личная карточка работника заполняется на работников всех категорий, в том числе на специалистов с высшим и средним специальным образованием и молодых рабочих, окончивших училища, школы профессионально-технического образования и т. д.

Форма № П-2 заполняется в одном экземпляре работником кадровой службы на основании опроса работника и соответствующих документов: паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома (свидетельства, удостоверения) об окончании учебного заведения и других документов.

Коды профессии, должности и специальности указываются в соответствии с Классификатором профессий с учетом кодового обозначения квалификационного уровня. Все последующие изменения данных о работнике (образование, перемена места жительства и др.) регулярно отражаются в личной карточке.

После заполнения раздела І «Общие сведения» лицо, оформляемое на работу, подписывает личную карточку и проставляет дату заполнения.

Для полноты сведений о лицах, повышающих профессиональное образование, в личной карточке в разделе ІІ «Профессиональное образование на производстве (за счет предприятия-работодателя)» следует заполнять все графы.

В разделе ІІІ «Назначения и перемещения» в первой строке делается запись о приеме на работу. В следующих строках этого раздела указываются переводы по службе, изменение должности, разряда, оклада. При осуществлении каждой записи обязательно должна заполняться графа «Основание», в которой указывается документ, подтверждающий правомерность осуществления каких-либо изменений. Таким документом является приказ (распоряжение) руководителя предприятия. С каждой записью о назначениях, перемещениях работника ознакомляют под роспись.

С каждой записью, вносимой на основании приказа в трудовую книжку (вкладыш) о назначениях и переводах, профессии и должности, разряде или окладе, администрация обязана ознакомить владельца этой книжки (вкладыша) под расписку в графе «Подпись работника» раздела ІІІ «Назначения и перемещения» формы № П-2 (в соответствии с п. 2.5 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников).

В разделе IV «Отпуска» приводятся сведения о предоставленных отпусках работнику: ежегодный (основной и дополнительный), дополнительный в связи с учебой, творческий, социальный и отпуск без сохранения заработной платы. В данном разделе указывается вид предоставленного отпуска, за какой период времени он предоставляется, даты начала и окончания отпуска, а также дата и номер приказа (распоряжения) руководителя предприятия о предоставлении отпуска работнику.

В строке «Дополнительные сведения» приводятся данные, которые не были указаны в других разделах личной карточки, например, о судимости, о наличии правительственных наград и др. В этой строке можно вести учет лиц, обучающихся на вечерних и заочных отделениях в высших и средних специальных учебных заведениях. В ней же указывается дата поступления в учебное заведение и его окончание.

Кроме того, в строке «Дополнительные сведения» необходимо записывать данные о работающих инвалидах: на основании справки медико-социальной экспертной комиссии записывается группа инвалидности и дата ее установления (изменения), причина инвалидности, а также заключения врачебно-консультационной комиссии об условиях и характере труда. Личные карточки таких работников рекомендуется хранить отдельно.

В строке «Дата и причина увольнения (основание)» указываются дата увольнения работника (дата оформления приказа об увольнении) и причина увольнения, приведенная в точном соответствии с формулировками КЗоТ со ссылкой на соответствующую статью, пункт. Например: «Уволен по соглашению сторон, п. 1 ст. 36 КЗоТ».

Личные карточки комплектуются в соответствии со штатным расписанием по структурным подразделениям, а внутри структурного подразделения — по фамилиям работников в алфавитном порядке.