Т3_ Булгакова (Информационные технологии) (2)

1.3. Информация. Характеристика информации и классификация

Информация — это совокупность сведений, являющихся объектом хранения, передачи ипреобразований. Основным видом информации,котораяиспользуетсяна предприятии,являетсяинформация, организующая производственные и технологические процессы, реализующая методы управления этими процессами.

Разработка различной документации, создание и поддержание в актуальном состоянии нормативной базы, планирование, учет

иоперативное управление производственными процессами создает мощный поток экономической информации.

Экономическая информация — это информация, которая возникает при подготовке и в процессе производственно-хозяйственной деятельности и используется для управления этой деятельностью.

Важным требованием к экономической информации в системах управления производством являются требования своевременности, полноты и достоверности.

Основныенаправленияобеспечениядостоверностиинформации:

1)представление информации отражающей действия, объективные характеристики протекающего производственного процесса.

2)поддержание и повышение достоверности получаемой, хранимой и обрабатываемой информации.

Возможность и эффективность использования информации обуславливаются основными ее потребительскими показателями качества:

– достаточность (полнота) информации означает, что она содержит минимальный, но достаточно полный состав для принятия правильного решения; понятие полноты информации связано с ее смысловым содержанием;

– доступность информации обеспечивается выполнением соответствующих процедур ее получения и преобразования;

– актуальность информации определяется степенью сохранения ценности информации для управления в момент ее использования

изависит отдинамики изменения ее характеристик, интервала времени, прошедшего с момента возникновения данной информации;

– своевременность информации означает ее поступление не позже заранее назначенного момента времени, согласованного со временем решения поставленной задачи;

11

–точность информации определяется степенью близости получаемой информации к реальному состоянию объекта, процесса, явления;

–достоверность информации определяется ее свойством отображать реально существующие объекты с необходимой точностью; измеряется доверительной вероятностью необходимой точности, т. е. вероятностью того, что отображаемое информацией значение параметра отличается от истинного значения в пределах необходимой точности;

–устойчивость информации отражает ее способность реагировать наизменения исходных данных без нарушения необходимой точности; обусловлена выбранной методикой ее отбора иформирования.

1.4.Классификация информации

Информацию, предназначенную для управления предприятия, можно условно разбить на 3 уровня: оперативную, тактическую

истратегическую информацию. Оперативная информация нужна на нижнем уровне управления предприятия, т. е. в повседневной работе. Тактическая информация получается путем обобщения информации оперативного уровня ипредназначена дляруководителей среднего звена. Стратегическая информация получается в результате обобщения тактической и оперативной информации. Она содержит краткие, но содержательные отчеты и прогнозы. На ее основе осуществляется долгосрочное планирование и разработка политики предприятия в целом.

Экономическая информация является одной из разновидностей многих видов информации и является совокупностью различных сведений экономического характера, возникающих при подготовке производства, в процессе производственно-хозяйственной деятельности и в управлении этой деятельностью. Экономическая информация является объектом сбора, регистрации, передачи, хранения

иобработки.

Свойства экономической информации:

–имеет линейную форму, т. е. записывается построчно;

–основная часть подлежит периодической и регулярной обработке;

–характеризуется большим объемом и простыми операциями обработки.

12

К экономической информации предъявляются следующие требования: точность, достоверность иоперативность. Точность информации обеспечивает ее однозначное восприятие всеми потребителями. Достоверность определяет допустимый уровень искажений, при котором сохраняется эффективность функционирования системы. Требование оперативности отражает старение информации с течением времени и потерю актуальности. Чем оперативнее информация, тем выше ее ценность.

Содержательная классификация циркулирующей в разных объектах информации зависит от отраслевой принадлежности и уровня управления. Тем не менее, в процессе обработки информация проходит аналогичные стадии, общие в управлении разными экономическими объектами.

Приведем упрощенную схему обработки, в которой отражаются назначение информации и источники ее возникновения.

Рис. 2. Основные операции с информацией

Виды информации различаются формой представления, организацией хранения, характером обработки.

Экономическая информация классифицируется по следующим признакам (см. рис. 3).

Экономическая

информация

Рис. 3. Классификация экономической информации

13

Классификация информации

1. По месту возникновения:

– входная, поступающая в фирму или ее подразделение;

– выходная, поступающая из фирмы в другую организацию;

– внутренняя — возникает внутри объекта;

– внешняя — возникает за пределами объекта. 2. По стабильности:

–переменная — отражает фактические и качественные характеристики производственно-хозяйственной деятельности фирмы; может меняться для каждого случая как поназначению, так и поколичеству;

–постоянная — неизменная и многократно используемая в течение длительного периода времени информация.

3. По способу отражения:

–текстовая — совокупность алфавитных, цифровых и специальных символов, с помощью которых представляется информация на физическом носителе;

–графическая — графики.

4. По стадии обработки:

–первичная — возникает непосредственно в процессе деятельности объекта и решает начальные стадии;

–вторичная — получается в результате обработки первичной информации и может быть промежуточной и результатной;

–промежуточная — используется в качестве исходных данных для последующих расчетов;

–результатная — получается в процессе обработки первичной

ипромежуточной информации ииспользуется длявыработки управленческих решений.

1.5. Виды экономической информации

Экономическую информацию принято подразделять по следующим признакам: функциям управления и месту возникновения (уровню управления).

Пофункциямуправленияэкономическаяинформацияразделяется на плановую (директивную), учетную, нормативно-справочную, отчетно-статистическую и оперативную (текущую).

Плановая (директивная) информация включает в себя директивные значения планируемых иконтролируемых показателей биз-

14

нес-планирования на некоторый период в будущем (пятилетка, год, квартал, месяц, сутки). Например, выпуск продукции в натуральном и стоимостном выражении; планируемые спрос на продукцию и прибыль от ее реализации.

Учетная информация отражает фактические значения запланированных показателей за определенный период времени. На основании этой информации может быть скорректирована плановая информация, проведен анализ деятельности организации, приняты решения по более эффективному управлению фирмой. В качестве учетной информации выступает информация бухгалтерского, финансового или натурального (оперативного) учета. Например, учетной информацией является:

–количество деталей данного наименования, изготовленных рабочим за смену (оперативный учет);

–заработная плата рабочего за изготовление детали (бухучет);

–фактическая себестоимость изготовления изделия (бухгалтерский и финансовый учет).

Нормативно-справочная информация содержит различные справочные и нормативные данные, связанные с производственными процессами и отношениями. Этот вид информации составляет 50– 60 % отвсей информации, которая циркулирует нафирме. Примером нормативно-справочной информации могут быть: технологические нормативы изготовления деталей, узлов, изделия в целом; стоимостные нормативы (расценки, тарифы, цены); справочные данные попоставщикам и потребителям продукции.

Отчетно-статистическая информация отражает результаты фактической деятельности фирмы для вышестоящих органов управления, органов государственной статистики, налоговой инспекции. Например, годовой бухгалтерский отчет о деятельности фирмы.

Оперативная (текущая) информация используется воперативном управлении и характеризует производственные процессы втекущем периоде времени (например, объем сырья от поставщика на начало рабочего дня, количество проданной продукции за день или определенный час). К оперативной информации предъявляются серьезные требования по скорости поступления и обработки, а также по степени ее достоверности. От того, насколько быстро и качественно проводится ее обработка, зависит успех фирмы на рынке.

По уровню управления (месту возникновения) экономическую информациюможноразделитьна входнуюи выходную­информацию.

15

Входная информация — это информация, которая поступает вфирму извне ииспользуется как первичная информация дляреализации экономических и управленческих функций и задач управления. Выходная информация поступает из одной системы управления вдругую.

Экономическая информация должна быть зафиксирована определенным образом, чтобы можно было с ней оперировать в процессах управления. Иначе это называется представлением информации. Под формой представления понимаются способы фиксации информации. Выбор формы представления зависит от свойств информации, ее целевого назначения, техники обработки идругих факторов.

Форма представления экономической информации может быть текстовой и графической.

Физическими носителями экономической информации могут быть бумага, магнитный диск, изображение на экране монитора.

1.6. Система управления и ее структура

Система управления —совокупность объекта управления (предприятия) и субъекта управления (управленческого аппарата).

Задача объекта — выполнение планов. Задача субъекта — формировать цели, разрабатывать планы, контролировать их выполнение.

Воздействие внешней среды

Рис. 4. Система управления:

П — прямая связь, поток директивной информации; О — обратная связь, поток отчетной информации о выполнении принятых решений

16

Структура системы управления

Директивная информация порождается управленческим аппаратом в соответствии с целями управления и информацией о сложившейся ситуации (состояние рынка, налоговая и таможенная политики и т. п.).

Отчетная — отражает внутреннюю экономическую ситуацию, а также степень влияния нанее внешней среды (задержки платежей, забастовки и т. п.).

Взаимосвязь информационных потоков (П и О), средств обработки, передачи ихранения данных, атакже сотрудников управленческого аппарата, выполняющих операции по переработке данных и составляет информационную систему экономического объекта.

Электронная информационная система — система, предназначенная для хранения, поиска и выдачи электронной информации по запросам пользователей. Ввиду сложности структуризации информации и формализации процессов ее обработки в электронных информационных системах обрабатывается от 10 до 20 % от всей информации в системе управления.

В процессе управления принимаются решения трех категорий: стратегические, тактические и оперативные. Соответственно, управленческий аппарат делится на высший (разрабатывает цели управления, внешнюю политику, разрабатывает долгосрочные планы и стратегию их выполнения), средний (осуществляет контроль за выполнением тактических планов м слежение заресурсами), оперативный (реализация планов и составление отчетов, согласование всех элементов производственного процесса).

На каждом уровне выполняются функции управления: планирование, учет, анализ и регулирование.

Процесс управления заключается в изменении состояния объекта системы, ведущем к достижению поставленной цели. Под целью понимается характеристика системы и ее ожидаемое значение, задаваемое субъектом управления.

17

2. БАЗОВАЯ СТРУКТУРА ИНФОРМАЦИОННОЙ ТЕХНОЛОГИИ

2.1.Основные информационные процессы

иуровни их представления

Информационная технология выступает как система, функционирование каждого элемента которой подчинено общей цели — получению информационного продукта из исходного информационного ресурса.

Основными информационными процессами, образующими информационную технологию, являются процессы обработки, накопления, обмена и представления данных.

Информационная технология и отдельные информационные процессы имеют три уровня представления: концептуальный, логический, физический.

Концептуальный уровень определяет содержательный аспект информационной технологии. На этом уровне дается содержательное описание отдельных этапов производства информации.

Логический уровень представляет собой комплекс взаимосвязанных моделей, формализующих информационные процессы.

Физический уровень отражает программно-аппаратную реализацию информационных процессов.

2.2. Концептуальный уровень

Любая информационная технология начинается с формирования информационного ресурса, т. е. исходных данных, которые в результате ряда преобразований должны превратиться в информационный продукт. Процесс формирования информационного ресурса состоит из трех этапов: сбор информации, подготовка информации и ввод информации.

Формированиеинформационногоресурсаначинаетсяс процесса сбора информации, которая должна описывать предметную область, т. е. объект управления. Собранная информация должна быть оценена с точки зрения ее полноты, непротиворечивости и достоверности. Подготовка информации заключается вее представлении ввиде некоторых информационных структур (таблиц, списков, графов, массивов и пр.). После подготовки информации выполняется ее ввод,

18

т. е. преобразование вцифровые коды, фиксируемые нафизических носителях.

Процесс формирования информационного ресурса является

восновном ручным. Следующие за вводом данных информационные процессы протекают в ЭВМ. Они выполняют преобразования данных по заданным алгоритмам.

Процесс обработки данных заключается в преобразовании структур данных и их значений, а так же представлении их в форме, удобной для восприятия человеком, т. е. в отображении данных.

Процесс обмена данными заключается вобмене данными между различнымипроцессамиинформационнойтехнологии.Онвключает

всебя процедуры двух типов: передача данных по каналам связи (кодирование, декодирование, модуляция, демодуляция, усиление, прием, передача) и организация вычислительной сети (коммутация, маршрутизация потоков данных).

Процесс обмена позволяет передавать данные от источника к получателю и организовать объединение информации от многих источников.

Процесс накопления данных состоит в организации их хранения и актуализации. Хранение данных связано с созданием такой структуры расположения данных в памяти ЭВМ, которая позволяет быстро и неизбыточно накапливать данные и осуществлять их поиск. Актуализация данных заключается в поддержании хранения данных на уровне, соответствующем потребностям решаемых задач. Она достигается путем их обновления и пополнения, а также уничтожения устаревших данных.

Процесс представления знаний состоит из процедур формирования знаний, их накопления в формализованном виде и генерации новых знаний наоснове накопленных всоответствии споставленной задачей. Новое знание иявляется конечным продуктом, получаемым с помощью информационных технологий.

2.3. Логический уровень

На логическом уровне информационная технология представляется совокупностью формализованных моделей преобразования информации. Процессу формирования информационного ресурса на концептуальном уровне соответствует разработка модели предметной области на логическом уровне. Предметной областью

19

называется­ часть объективной реальности, являющаяся объектом исследования. Разработка модели предметной области завершается разработкой формальной модели решаемой задачи.

На логическом уровне представления описываются те же основные информационные процессы, что и на концептуальном уровне: обработка, накопление, обмен ипредставление данных. Их описание выполняется в форме формализованных моделей.

Модель обработки данных состоит из формализованного описания следующих процедур.

1.Организация вычислительного процесса. Под организацией вычислительного процесса понимается управление ресурсами компьютера (память, процессор, внешние устройства). Эти процедуры формализуются в виде алгоритмов и программ операционной системы компьютера.

2.Преобразование данных. Эти процедуры описываются в виде алгоритмов и программ обработки данных и их структур, таких как сортировка, поиск, создание и преобразование статистических

идинамических структур данных (массивы, списки, деревья и пр.).

3.Отображение данных. Процедуры отображения данных представляются в виде алгоритмов и программ преобразования данных из внутреннего представления в ЭВМ в воспринимаемую человеком форму. Данные могут отображаться в виде текстов, графических изображений и звука.

Модель накопления данных представляет собой формализованное описание процедур создания, хранения и поддержания в актуальном состоянии информационных ресурсов, необходимых для решения конкретных задач управления. Эта модель реализуется на компьютере в виде базы данных. Описание процедур создания структур данных, хранения, актуализации, извлечения и удаления данных осуществляется в виде программ системы управления базами данных.

Модель обмена данными включает всебя формализованное описание процедур, с помощью которых осуществляется функционирование вычислительной сети. Работа сети основывается наформализованных соглашениях между ее пользователями, которые называются протоколами сетевого обмена.

Под моделью представления знаний понимается соглашение о том, как описываются понятия иотношения реальной предметной области. Модель представления знаний выбирается в зависимости

20