3. Общая характеристика функций менеджмента
Рассматривая процессный подход в менеджменте, мы выяснили, что данный подход видит управление как процесс выполнения взаимосвязанных управленческих функций и перечислили их. Целью настоящего раздела является подробное рассмотрение этих функций.
Функции управления — это конкретный вид управленческой деятельности, который осуществляется специальными приемами и способами, а также соответствующая организация работ.
Функции управления имеют специфический характер, особое содержание и могут осуществляться самостоятельно, быть как не связанными между собой, так и неразрывно связанными, более того, они как бы взаимопроникают друг в друга. Иными словами, в системе управления все управленческие функции объединены в единый целостный процесс.
Функции управления определяются решаемыми задачами. Наиболее общий перечень этих задач:
- выбор и обоснование целей организации (набор целей, приоритеты и пр.);
- постановка задач, которые надо решить для достижения поставленных целей;
- определение необходимых ресурсов;
- построение структуры организации, вытекающей из системы целей;
- мотивация групп и конкретных работников в выполнении порученных работ в конкретные сроки;
- регулирование и контроль над решением поставленных задач. Кроме вышеперечисленных функций, многие авторы рассматривают функции коммуникации и руководства.
Выполнение управляющих функций связано с принятием решений, включающих сбор информации, выявление и анализ возможных альтернатив, выбор варианта действий, реализацию решений и анализ эффективности результатов.
Все функции управления взаимосвязаны и образуют систему. Действительно, для того, чтобы спланировать работу предприятия, необходимо спрогнозировать его развитие.
При этом важную роль играет анализ выполнения плана в предшествующем периоде, сделанный на основе информации, полученной в результате контроля. Кроме того, мотивация исполнителей требует определенных ресурсов, которые должны быть предусмотрены на этапе планирования и т.п.
Функции управления образуют единый процесс управленческой деятельности. Выполнением основных функций занят весь аппарат управления, однако решающее значение имеет деятельность руководителя, который выполняет в процессе работы различные роли. Эти роли взаимосвязаны.
Можно сказать, что основной проблемой менеджмента является рассмотрение функций управления и ролей руководителя.
Анри Файоль (1841—1925), которому принадлежит разработка теории административного управления, в начале XX в. выделил пять исходных функций, или элементов, административного процесса: предвидение, организация, распорядительство, согласование, контроль. Но очень часто говорят лишь о четырех функциях управления — планирование, организация, мотивация и контроль.
Концепция российского менеджмента как процесса выполнения взаимосвязанных функций объединила ряд теорий управления, в частности, школу научного управления, административную теорию, бихевиористическую школу, исследующую тенденции поведения людей исходя из развития потребностей и формирующейся теории мотивации. В дельнейшем развитии процессная модель менеджмента уточнялась и расширялась, углублялась вследствие применения к менеджменту методологии системного и ситуационного подходов, социологических исследований, экономико-математических методов и моделирования.
Наиболее полное содержание менеджмента как процесса отражают основные функции, выступающие общим условием управления социальными и социально-экономическими процессами.
Основные функции менеджмента характеризуются полнотой содержания, устойчивостью структуры, системностью и универсальностью использования в разных сферах деятельности. Главная их особенность в том, что каждая основная функция менеджмента представляет собой отдельный процесс управления по выработке методов активизации и средств воздействия на персонал и его деятельность для достижения общих результатов социально-экономической системы.
Функции интересны тем, что в систематизированном виде г дать полное представление о процессах мотивации, воздействия и взаимодействия от зарождения идей до их реализации, оценки результата и появления последствий. Основные функции характеризуют воздействие, обусловливая его определяющие средства, реализация которых может обеспечить требуемый результат.
-Планирование как основная функция менеджмента представляет собой виды деятельности по формированию средств воздействия, обеспечивающих единое направление усилий всех членов фирмы на достижение общих целей. Планирование как процесс управления включает разработку и реализацию средств воздействия: концепцию, прогноз, программу, план. Каждое из средств воздействия имеет свою специфику и условия использования.
Концепция — идея, теоретические и методологические основы ее разработки, обоснование, методы и условия реализации. Любая теоретическая экономическая проблема до ее воплощения в экономике проходит стадию формирования концепции.
Прогноз — научное предвидение возможного состояния фирмы, корпорации, экономики, общества в будущем. Прогнозы в бизнесе разрабатываются по сложным социально-экономическим проблемам, как правило, на долгосрочный или среднесрочный период. Чаще всего прогноз используется в стратегическом управлении.
Программа — законченный комплекс заданий, мероприятий, работ, объединенных общей целью, имеющий конкретный конечный результат, требующий привлечения значительных ресурсов, осуществляемый совокупностью взаимодействующих органов, организаций, лиц разных функциональных сфер экономики. Формирование целевых комплексных программ в бизнесе и их реализация играют все возрастающую роль в процессах управления в разных сферах экономики и научных исследованиях.
План представляет собой сложную социально-экономическую модель будущего состояния организации.
- Регулирование — вид деятельности по поддержанию режимов функционирования социально-экономической системы в сфере действия объективных законов, принципов и обеспечению условий проявления объективных процессов и тенденций. В процессе регулирования вырабатываются средства воздействия и механизмы реализации взаимодействия государственных и рыночных регуляторов. Данная функция адаптирует менеджмент к устанавливаемым государством параметрам (налоги, процентные ставки, тарифы, валютный курс) и обеспечивает реагирование на изменения макроэкономических параметров (уровня занятости, уровня инфляции, изменения динамики валового внутреннего продукта).
Регулирование как основная функция имеет самостоятельное содержание, и ее нельзя рассматривать как часть системы государственного регулирования. Через функции проявляется непосредственная связь разных видов социального управления. Содержание функции регулирования по уровням менеджмента изменяется; чем ниже уровень управления, например уроне нь филиала или цеха, тем в большей степени данной функции свойственна деятельность по обеспечению непрерывности производственных и обслуживающих процессов, поддержание движения материальных, трудовых, информационных, финансовых потоков.
- Организация как основная функция менеджмента представляет собой вид деятельности людей для достижения целей. Это вторая функция менеджмента, задачами которой является формирование структуры организации, наиболее оптимально соответствующей миссии организации, ее целям и задачам и нормальное обеспечение всех видов взаимодействий внутри организации (трудовых, финансовых, материальных и пр.).
В широком смысле организация - функционально-целевая общность людей с присущей ей социальной структурой, каналами коммуникации, ориентации, координации, управлений и контроля, формирующаяся на основе разделения труда, специализаций функций и иерархизированной системы взаимодействия между индивидами, группами и структурными подразделениями для удовлетворения социальных потребностей индивидов и общества.
В узком смысле организация - процесс определения наиболее существенных связей среди людей, задач и видов деятельности с целью интеграции и координации организационных ресурсов для эффективного выполнения поставленных целей.
При реализации данной функции оперируют категориями: процесс, система, коммуникации, организационно-стабилизационные методы и организационно-распорядительные средства. Организация как функция менеджмента формирует объект, совершенствует его, разрабатывает режимы функционирования, создает механизмы адаптации в изменениях внешних и внутренних связей в системе управления. Поэтому организация управления - формирование условий устойчивости и гибкости социально-экономической системы на основе комплексного подхода с учетом системных и ситуационных факторов.
Каждый элемент структуры управления организацией - подразделение или отдельная должность - является носителем определенных управленческих полномочий, т.е. совокупности официально предоставленных прав и обязанностей самостоятельно принимать решения, отдавать распоряжения и осуществлять те или иные действия в интересах фирмы.
Таким образом, имеется два аспекта организационного процесса. Первый - деление организации на подразделения, для эффективного выполнения задач. Второй -распределение полномочий и их взаимоотношения, которые связывают высшее руководство с низшими уровнями работающих и обеспечивают возможности выполнения задач.
Выбор структуры организации
Под структурой управления организацией понимается упорядоченная совокупность взаимосвязанных элементов, находящихся между собой в устойчивых взаимоотношениях, обеспечивающих их функционирование и развитие как единого целого [6]6. В рамках структуры управления происходит управленческий процесс (движение информации и принятие управленческих решений), между участниками которого распределены задачи и функции управления, а следовательно - права и обязанности по их выполнению.
Структура организации тесно связана со всеми основными понятиями менеджмента (целями, функциями, внутренними переменными и т.п.) и поэтому имеет огромное влияние на все стороны управления. Формирование структуры сложный и многогранный процесс. Основные этапы еѐ построения отвечают следующим принципам:
- Выделение блоков, обеспечивающих основные направления деятельности в соответствии с вертикальным и горизонтальным разделением труда (первый подход»).
Содержание функции организации управления предполагает формирование и обоснование набора видов работ, необходимых для выполнения организуемой деятельности, определение по каждому виду деятельности:
компетенции (возможностей или границ действий и принятия решений);
полномочий (прав на принятие решений);
ответственности (меры и формы ответственности и санкций за последствия принятых решений).
На базе этих данных устанавливаются перечень и профессиональный состав персонала и создается система информационного обеспечения. При этом формируются уровни управления, подразделения или звенья по уровням управления и система связей между ними. Звено системы управления рассматривается как обособленный элемент по критерию специализации и комбинации функций по объему и масштабу полномочий управления. В качестве звена может выступать должность, отдел, служба, подразделение. Состав звеньев в системе управления разнообразен. Приоритет при характеристике звена отдается критериям вида функций и объема полномочий.
По таким критериям различают:
линейные звенья (руководитель фирмы, цеха);
функциональные (планово-экономический отдел);
линейно-функциональное звено (главный инженер);
функционально-линейное звено (руководитель творческой группы).
Следует отметить, что связи между звеньями и место звена в иерархии системы управления определяются критериями формирования системы, среди которых важнейшими выступают: целесообразность интеграции функций, управляемость, производственные и жизненные циклы изделий.
- Координация как основная функция менеджмента представляет собой вид деятельности по согласованию и упорядочению объединенных общей целью и совместной деятельностью людей в производственно-хозяйственных организациях. В организациях, ориентированных на долговременное функционирование, координация рассматривается как дополнение и расширение функции организации. В процессе реализации данной функции осуществляется координация преимущественно внешних связей руководителями высших уровней отраслевого, регионального, муниципального управления.
В других случаях, например, при формировании программно-ориентированных систем типа творческих групп, координация становится основной организующей функцией, ибо в данных системах требуется не жесткая формализация, а лишь согласованность творческих усилий, целенаправленность на идеи, их мотивированность.
- Мотивация как основная функция менеджмента связана с процессом побуждения себя и других людей к деятельности через формирование мотивов поведения для достижения личных целей и целей организации. В процессе мотивации предполагается использование определенной последовательности взаимозависимых категорий: потребности людей — интересы людей — мотивы деятельности - действия людей.
В качестве мотивов могут выступать причастность к крупной компании, к решению значимых проблем, заинтересованность в интересных коммуникациях, потребность в формировании карьеры. Можно сказать, что мотивы, побуждающие человека к активной, производительной, творческой работе, .многогранны, как многогранен сам человек и общественные отношения, которые оказывают на него воздействие.
Мотивация – это процесс побуждения человека к деятельности под воздействием внутренних и внешних движущих сил для достижения целей организации.
В отличие от других функций менеджмента объектом управления для этой функции является непосредственно исполнительский персонал, его цели, ценности, потребности, установки. Этот набор уникален для каждого конкретного человека и поэтому управленческое воздействие рассматривается не на отдельные составляющие этого набора, а целиком, на весь комплекс, который называется мотивационной структурой. Такое воздействие осуществляется на двух уровнях.
|
Индивидуальные характеристики: 1. Способности. 2.Предрасположенности.
|
|
Внешняя среда индивида:
|
Рис. 6 Факторы, влияющие на индивидуальное поведение
Первый уровень. Составляющие комплекса считаются известными и управленческое
воздействие направлено непосредственно на них. На этой основе строятся системы материального стимулирования.
Второй уровень. Управленческое воздействие направлено на изменение
составляющих мотивационной структуры. Инструменты – образование и воспитание.
Результатом является желаемое изменение поступков исполнителя и его поведения в нужную для выполнения целей организации сторону.
Развитие методов мотивации формировалось по мере усложнения организаций и экономики в целом, изменения самих людей (повышения уровня образования, изменении системы ценностей, расширением потребностей). В начале было просто влияние на работника через материальное стимулирование, что отразилось в концепции Тейлора («научная школа управления»). Она была основана на материальном поощрении (наказании) работников за достижение (или не достижение) более высокой
производительности труда по сравнению с установленными нормами (квотами), что заставляло людей работать на пределе своих возможностей. Однако, как указывалось ранее, в менеджменте стали бурно развиваться другие подходы (см. «Школу человеческих отношений и поведенческие науки»).
Так в чем же заключается управленческое воздействие? Каким же образом влиять на поведение человека и направлять его действия в нужную для организации сторону? Как регулировать интенсивность его деятельности? Как определить границы действий, побуждающих работников проявлять добросовестность, настойчивость, старательность в деле достижения целей?
Ответы на эти вопросы дает анализ мотивов, побуждающих человека работать.
Мотивы могут быть внутренними и внешними. Внутренние мотивы связаны с получением удовлетворения от уже имеющегося у человека объекта, который он старается сохранить (например, интересную работу), и неудобствами, которые приносит
обладание им, а, следовательно, стремлением от него избавиться. Внешние мотивы обусловлены стремлением человека обладать не принадлежащими ему объектами или избегать этого.
Мотивы, формирующиеся у человека под воздействием множества внешних и внутренних, субъективных и объективных факторов возникают под влиянием стимулов. Стимулы по содержанию могут быть экономическими и неэкономическими (организационные и моральные). Однако четкой грани между ними нет; они обуславливают друг друга.
Применение по отношению к человеку стимулов для воздействия на его усилия, добросовестность и т.п. в деле решения задач, стоящих перед организацией, и включения соответствующих мотивов, называется стимулированием.
Таким образом, мотивация имеет определенный механизм, к структуре и функционированию которого существует два основных подхода, каждый из которых объединяет несколько концепций (содержательный и процессный подходы). Первый отразился в содержательных теориях мотивации, а второй стал основой для
процессуальных теорий.
Содержательные и процессуальные теории мотивации
Содержательные теории
В этих теориях анализируются потребности и вознаграждения и их воздействия на исполнителей. Эти потребности группируются, классифицируются и определяется мотивирующее влияние для разных групп исполнителей. Классификация происходит по объектам и субъектам потребностей, по материальному и духовному аспекту, первичности и вторичности групп потребностей.
Естественно, что разные исследователи применяют разные критерии классификации.
Однако, следует отметить, что в основном, описываемые классификации у разных
исследователей пересекаются друг с другом. Рассмотрим основные из них.
1) Концепция иерархии потребностей Абрахама Маслоу, основанная на том, что поведение
человека зависит от того, какой из пяти основных видов потребностей является на
данный момент доминирующим и в соответствии с этим должно осуществляться
стимулирование.
Группы потребностей А.Маслоу расположил в форме пирамиды (см. рисунок).
Физиологические потребности состоят из основных, первичных потребностей человека (в пище, жилье, отдыхе). Для их удовлетворения необходим минимальный уровень заработной платы и сносные условия труда.
Потребности в безопасности и уверенности в будущем отражают желание сохранить уже полученные награды и положение и защитить себя от опасности, угроз, травм и лишений. Их удовлетворение достигается с помощью заработной платы, превышающей минимальный уровень, которая позволяет приобретать страховой полис, делать взносы в пенсионный фонд, а также через работу в надежной организации, предоставляющей сотрудникам определѐнные социальные гарантии.
Рис. 7. «Пирамида» Маслоу
Социальные потребности отражают потребности в поддержке со стороны окружающих, признании заслуг человека, принадлежности к той или иной общности. Для их удовлетворения необходимо его участие в групповой работе, коллективном творчестве и т.п.
Потребности в самоутверждении, признании со стороны окружающих. Они удовлетворяются путем приобретения компетенции, завоевания авторитета, лидерства, известности.
5.Потребности в самовыражении и реализации своих способностей и возможностей
Тот факт, что все человеческие потребности можно расположить в иерархическом порядке, имеет большое значение для менеджеров. После удовлетворения, в первую очередь, потребностей низшего уровня, начинают действовать потребности более высоких уровней, также требующих удовлетворения.
Теория приобретенных потребностей Д.Мак-Клелланда, основанная на теории А.Маслоу, выделяет высшие уровни потребностей в успехе, во власти и в причастности.
Концепция ERG КАльдерфера основана на выделении трех групп потребностей: потребностей существования (примерно соответствует двум нижним группам потребностей в теории Маслоу), потребностей связи (охватывают третью и частично
вторую и четвертую еѐ ступени) и потребностей роста (в основном эквивалентны двум верхним ступеням). В отличие от Маслоу, Альдерфер считает возможным переход от одного уровня к другому в различных направлениях.
4) Двухфакторная модель Ф.Герцберга основана на том, что мотивацией служит сочетание удовлетворенности и неудовлетворенности тех или иных потребностей, которые Герцберг разделил на две группы: мотивационные (в признании, успехе, продвижении по службе и пр.) и «гигиенические», связанные с условиями труда (заработок, состояние внутренней среды и т.п.).
Хотя Герцберг внес важный вклад в понимание мотивации и еѐ факторов, он не учитывал многих обстоятельств, необходимых для объяснения еѐ механизма, и в первую очередь - поведенческих аспектов и параметров внешнеѐ среды.