Экзамен практика / Требования делопроизводства при создании документа на ПК

3

Основы делопроизводства

Требования делопроизводства при создании документа на ПК

Ясность мысли и ясность высказывания

Обычно встречаются вместе Т. Маколей

Основной формой существования делового текста является документ.

Внешний вид является неоспоримым свидетельством стиля работы управления, дисциплины и личной культуры работников. Если документ оформлен неряшливо – значит, в учреждении низкая культура труда.

Все имеющиеся в обращении документа могут быть сгруппированы по нескольким признакам:

• По наименованию: письма, телеграммы, телефонограммы, справки, заявки, служебные записки, инструкции и др.;

• По происхождению: служебные (официальные) и личные;

• По месту возникновения: внутренние (в сетях учреждения) и внешние (те, что поступают из других учреждений);

• По назначению: распоряжения, уставные, исполнительные и информационные;

• По структурным признакам: регламентированные (стандартные, то есть выполненные по определенным образцам) и нерегламентированные (нестандартные – это касается непредвиденных ситуаций).

Культура обращения и бланк

Бланк – это лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, которые содержат. Постоянную информацию. Если документ – лицо учреждения, то бланк – визитная карточка ее. На бланке помещается название учреждения, место составления документа(город район), место для размещения индекса, даты и заглавия.

Заглавие должен иметь любой служебный документ. Заглавие должно отвечать на вопрос «О чем» (например «О состоянии выполнения»).

Дата является обязательным реквизитом любого документа. Лишенный даты, он в известной

Степени теряет юридическую силу. В состав реквизита «дата» входит число, месяц и год.

Место работы: если документ изготовляется на бланке, дата ставится в левом верхнем его углу вместе с индексом, если документ пишется не на бланке, его дата ставится ниже текста, рядом с подписью. Например:

Начальник контрольно-ревизионного отдела

Министерства связи Украины

23.09.2005 (личная подпись) И.А.Головченко

Подпись обязательно расшифровывается.

В случае необходимости подписания документа несколькими лицами их подписи размещаются друг под другом в последовательности, которая отвечает должностям.

Печать на тексте проставляют так, чтобы она частично захватывала наименование должности лица, которое подписало документ.

Оформление страницы документа

Поля

Поле с левой стороны 35 мм, оно используется для резолюции и других отметок.

Справа – поле не менее 8 мм – оно бережет текст от повреждений.

Нижнее поле – 16-19 мм, верхнее поле – 20 мм.

Нумерация страниц

Номера страниц отражаются в правом верхнем углу листа.

Если текст печатается с обеих сторон, то не четные номера страниц отражаются в правом верхнем углу, четные – в левом верхнем углу листа.

Ввод символов

1. Абзац – это фрагмент текста, который был набран между двумя нажатиями клавиши Enter.

2. Невидимые символы (пробел , ввод Enter, табуляция и др.)

3. Между словами нужно вводить только один пробел, этот пробел имеет название «жесткий». При форматировании текста (например, выравнивание «По ширине»), ПК сам вставит необходимы пробелы, если это необходимо, эти пробелы имеют название «мягкие».

4. Точка, запятая и другие знаки (!? «»();:) ставятся сразу после слова, без пробела.

5. После заглавия точка не ставится. Исключение – если заглавие состоит из нескольких предложений, тогда точка не ставится только в последнем предложении.

6. Заглавие отделяется от текста хотя бы одной пустой строкой, кегли литер в заглавии –

Больше, чем во всем тексте.

Заглавие обычно центрируется над текстом.

Текст, как правило, выравнивают «По ширине», если это не специальный текст (например, стихотворение или нестандартный бланк и др.).

При форматировании текста в документе используется правило «Не более трех»:

• не более трех шрифтов;

• не более трех кеглей;

• не более трех основных цветов.

Мерзляков