ноздренко самоменеджмент

Определение жизненных приоритетов и постановка задач.

Для определения жизненных приоритетов рекомендуется взглянуть на список Жизненных Целей и потратить всего лишь одну минуту для того, чтобы выбрать три наиболее главные из них. Обозначив три самых важных,

надо проделать такую же операцию со списком целей на ближайшие три (пять) лет, а затем со списком целей на шесть месяцев.

Таким образом, с помощью элементарного математического счета из общего списка выделится девять целей. Затем выберите из этих девяти - три и запишите их на новом листке бумаги под заглавием: «Мои три самые важ- ные долгосрочные цели». Далее перечислите их в порядке важности. Таким образом, завершается работа над составлением предварительного текста Дек- ларации Жизненных Целей. То есть, определено то, что хотелось бы сделать с собственной жизнью, согласно представлениям на настоящий момент.

Часто определяя жизненные приоритеты, человек испытывает определенные трудности, так как они требуют тщательного обдумывания и принятия ре- шений, согласно собственным принципам. В конкретной ситуации иногда критерии в выборе приоритетов связаны с потребностями семьи, в то время

как в глубине души человек желает перестроить использование времени с учетом собственных потребностей.

Рис. 1. Определение жизненных приоритетов по И. Коддлеру

21

Использование различных критериев может привести к различиям в приоритетах и вызвать противоречия между различными интересами. На- пример, некий преподаватель работает на вечерних курсах с тем, чтобы по- высить свою квалификацию. Испытывая определенную ответственность пе- ред студентами, в то же время ему необходимо повышать свой профессио- нальный статус. В данной ситуации возникает вопрос выбора между профес- сиональной подготовкой к лекциям для студентов и работой над диссертаци- ей по вечерам. Выбор зависит от расставленных приоритетов, но каков бы он ни был, только правильное планирование позволяет понять необходимость разрешения противоречия между собственными потребностями и потребно- стями студентов. Точно так же, как фотограф, который может делать снимки одной и той же сцены несколько раз, чтобы добиться должного эффекта,

Декларация Жизненных Целей лишь выиграет от многих последовательных «снимков». Поэтому повторив эту процедуру и сравнив результаты, как пра- вило, не получаются те же самые ответы и скорее всего добавляется то, что отсутствовало в первоначальном варианте. Так уж работает человеческий мозг.

Так как Декларация Жизненных Целей не является статичной, ее реко- мендовано периодически пересматривать. Практики утверждают, что день рождения – это подходящее время для того, чтобы пересмотреть собствен- ную декларацию. Динамика изменения целей абсолютно закономерна, так как правильно поставленные цели сегодня, не означают сохранения их акту- альности завтра, потому что прошлогодний самоанализ не точно отражает нынешний способ восприятия окружающего мира. Это означает, что жизнен- ные цели должны расти вместе с личностью. Следуя предложенной И. Кодд- лером схеме (рис.1.), появляется реальная возможность правильно опреде- лить личные приоритеты.

Согласно каждой из шести функций существуют техники самоме-

неджмента в управлении временем (таб.4).

22

Список литературы

1.Бекман А. Само-менеджмент. Искусство овладения повседневностью / А. Бекман. – Калуга: Духовное познание, 2002. – 152с.

2.Добротворский И.Л. Самоменеджмент: Эффективные технологии: Практическое руководство для решения повседневных проблем / И.Л. Добротворский. – М.: "Приор-издат", 2003. – 272 с.

3.Зайверт Л. Ваше время – в ваших руках / Лотар Зайверт. – М., 1996.

4.Коддлер И. Успешная организация вашего времени / И. Коддлер. – М., 2003 – 64 с.

5.Кук М. Эффективный тайм-менеджмент: Как рационально спланировать свое рабочее и свободное время / Маршал Кук. – М., 2003. – 336 с.

6.Маккензи Р.А. Ловушка времени Р.А. Макензи – М., 1995.

7.Моргенстерн Дж. Тайм менеджмент. Искусство планирования и управле- ния своим временем и своей жизнью / Джулия Моргенстерн. – М., 2002 – 256 с.

8.http://www.improvement.ru – Организация времени: эффективность, успех, развитие.

9.http://www.timemanager.ru – Тайм-менеджмент.

Модуль 2.

МЕТОДЫ ПЛАНИРОВАНИЯ В ПЕРСОНАЛЬНОМ МЕНЕДЖМЕНТЕ

Формируемые компетенции:

Ø Социально-личностные: способность критически переосмысливать на- копленный опыт, изменять при необходимости профиль своей профессио- нальной деятельности.

24

ØИнструментальные: развитие аналитического мышления в контексте научной организации труда.

ØПрофессиональные: рациональное планирование и организация трудо- вой деятельности.

Лекция 4.

План лекции

1.Праксиология и оптимальная система планирования времени.

2.Методы и принципы повышения собственной эффективности А.А. Любищева.

3.Искусство делегирования полномочий

Праксиология и оптимальная система планирования времени

Как бы человек ни был занят, он всегда должен уделять время плани- рованию. Чем меньше у свободного времени, тем более важным становится тщательное планирование времени. Разумнее потратить на планирование всего десять минут в начале или конце дня, так как эти затраты с лихвой компенсируются.

Часто человек говорит о том, что очень занят, и решает, что на плани- рование нет времени, что является заблуждением. Если день не распланиро- ван, то зачастую ощущается недостаток времени. Более того, в ситуации, ко- гда время не распланировано, без сомнения, невозможно отличить важные дела от менее важных, срочные от несрочных. Поэтому, уверяя себя и других людей, что времени на то, чтобы планировать свои дела совершенно нет, че- ловек все равно израсходует время, но беспорядочно и бездумно, что отрица- тельно скажется на рациональной организации его жизни. Поэтому необхо- димость планирования как рабочего времени, так и личной жизни не вызыва- ет сомнения.

Планированием рекомендовано начинать день, или же им его заканчи- вать. Существует много преимуществ в том, чтобы начинать день с планиро- вания, так как по мере того, как составляется план, человек более активно включается в процесс его составления, а затем и выполнения. «Тот, кто ка-

ждое утро планирует дела дня и последовательно выполняет этот план, видит, что планирование прокладывает для него путь в лабиринте очень на- сыщенной и деятельной жизни. Упорядочение своего времени подобно лучу света, который проносится через все его дела. Но там, где нет плана, где

25

контроль времени отдан на произвол случайностей, вскоре начинает царст-

вовать хаос» - писал Виктор Гюго. Продумав, что необходимо сделать, легко переходить к воплощению плана в реальность. При точном определении приоритетов остается меньше вероятности отвлечения в сторону при их осу- ществлении.

Многолетний опыт применения различных средств планирования пока- зал, что дело не только в конкретных устройствах для планирования (пере- кидные календари, ежедневники, органайзеры, электронные записные книж- ки и т.д.), а в системе планирования, которую применяет человек. Основатель праксиологии (науки об эффективной деятельности человека) Т. Котарбин- ский полагал, что оптимальная система планирования призвана:

1)Обеспечить достижение цели.

2)Не требовать слишком много времени на освоение.

3)Быть удобной для использования.

Сегодня существует множество систем и методик планирования вре- мени и выбрать наилучшую достаточно сложно, так как у каждой есть как достоинства, так и недостатки.

Только свободная личность может достичь совершенства в использо- вании своего свободного времени и времени вообще. Однако в данном кон- тексте свобода – качество необходимое, но недостаточное. Другими усло- виями являются: преобладание духовных потребностей человека и владение качественным инструментарием.

Иммануил Кант (1724 – 1804) жил настолько ритмично, что его соседи проверяли часы, когда он выходил на прогулку. Известно, что он прожил всю жизнь холостяком и второй период его творчества, более тридцати лет, по- святил исследованиям познавательных и нравственных способностей челове- ка. Творческие личности в большинстве своем бережно относились ко вре- мени и, пожалуй, трудно найти продуктивную творческую личность, у кото- рой не было бы жесткого режима работы. В научных источниках можно найти подтверждение тому, что такие талантливые личности, как: Архимед и Аристотель, Роджер Бэкон и Ньютон, Анри Пуанкаре и Дюма – отец, Энгельс и Ленин, Вавилов и другие стремились построить систему расхода времени.

Данная система призвана была гарантировать высокую выработку не за день

– а за жизнь.

Однако, как и в любом правиле, существуют исключения. В частности Авиценна (Ибн-Сина), проведя большую часть своих пятидесяти шести лет в

26

седле, подполье и скитаниях, смог оставить после себя много трудов, из ко- торых 270 дошли до наших дней. Современники могут лишь предполагать

количество несохранившихся трудов и сколько этот великий человек смог бы сделать в стабильных, комфортных условиях.

Осистеме планирования А. А. Любищева

В1974г. издательство «Советская Россия» выпустило книгу Д. Гранина «Эта странная жизнь», повествующую о биологе Александре Александрови- че Любищеве. С двадцати шести лет Любищев начал вести ежегодный поча- совой учёт расходуемого времени. На протяжении пятидесяти шести лет он

ЕЖЕДНЕВНО методически вел записи потраченного времени на основную научную работу, дополнительную, другие виды работ. Главное в его методи- ке заключалось в том, что биолог отмечал количество, и причины потерянно- го времени. Таким образом, каждый месяц составлялась сводка, каждый год проводился годовой баланс потраченного времени. При чем учитывалось только «чистое» время, время без потерь на организацию, пустые заседания, пустые разговоры, ожидания и пр. Точность учёта составляла десять минут.

Многие, кто знаком с этой системой считают её жестокой. Показатель- но, что данная система неизбежно показывает человеку уровень его работы. Ведь достичь 7-8 часов чистого времени творческой работы стабильно в день достаточно трудно. Такая система, безусловно, задевает человеческое само- любие. Некоторые предпочитают отвернуться от этого жестокого зеркала и как среднестатистический человек нарабатывают 3-4 часа чистого времени творческой работы.

Смысл системы Любищева заключается в выявлении потери времени и определении причин такой расточительности. "Утилизация "отбросов вре-

мени" у него продумана до мелочей. При поездках - чтение малоформатных книг и изучение языков. Английский язык, он, например, усвоил главным обра- зом в "отбросах времени", - писал Д. Гранин.

Это позволяет значительно повысить коэффициент полезного исполь- зования времени. Вырабатывается способность с высокой точностью оцени- вать в часах любую предстоящую работу, скажем, написание научного труда.

Значимость такой системы заключается и в возможности планировать работу на многие годы вперёд. Любищев имел цель и план на всю жизнь (он хотел создать периодическую систему биологических объектов), на пятилетку, на год, на месяц. Учёт времени позволяет сравнить эффективность разных спо-

собов выполнения одной и той же работы и ориентироваться в дальнейшем

27

на более эффективные способы. Из года в год потери времени сокращаются, планирование становиться точнее, работа – продуктивнее. Так последние двадцать лет жизни Любищев работал более продуктивно, чем в молодости.

Наряду с этими прямыми следствиями системы, были и следствия вто- ричные. Учёный имел чёткую цель и приучился ценить каждую минуту, он постепенно отходит от суеты во всех ее проявлениях: суеты в карьере, в раз- работках, в жизни. Вырабатывается умение оценивать чужие работы – видеть истинный труд, заложенный в них; отсюда независимость в суждениях. Ог-

ромное количество сэкономленного времени позволяет получить широкие знания в области философии, истории, литературы, математики и т.д. "Как распределялось чтение книг в течение дня? С утра, когда голова свежая, я беру серьезную литературу (по философии, по математике). Когда я прора- ботаю полтора-два часа, я перехожу к более легкому чтению - историче- скому или биологическому тексту. Когда голова уставала, то берешь бел-

летристику", - писал А.Любищев. Система оказывается, таким образом, своеобразным усилителем интеллекта и нравственности.

Человеку свойственно несделанное оправдывать нехваткой времени. И мало кто задумывается о существовании больших резервов времени. Люби- щев умел использовать даже «трамвайное время»: у него всегда был запас книг карманного формата для чтения в дороге. В его библиотеке были книги для командировок и поездок. Ценность системы Любищева в том, что она за- ставляет осмысливать свою жизнь, наметить систему целей, систему работ. Система достаточно жесткая, так как заставляет вести правдивый учёт и при- писать лишнее – значит признать свою слабость.

Но, с другой стороны, система приучает использовать паузы в любых внешних обстоятельствах, чтобы обдумать насущные проблемы. Даже книг не надо носить с собой, и не возникает ощущения скуки, долго тянущегося ожидания. Система Любищева формально соотносится с творчеством путём проб и ошибок. Но результаты бывают самые разные. Так, если человек ра- ботает методом проб и ошибок, то система может увеличивать число проб в сутки. Однако дело не в количестве, а в качестве проб, поэтому при работе важен не только учет времени, но и удача, счастливая внешняя подсказка.

Можно выделить два вида работоспособности:

1.Сделать конкретную работу или максимум работы за минимальное время.

2.Сделать максимум работы в установленный срок (день, месяц, год).

28

Главная цель применения системы Любищева – добиться максимума работоспособности второго вида, где срок – вся жизнь. Достижение цели предлагается совершить поэтапно: первый этап – «разведка», второй этап – «перегруппировка сил» и третий этап – «наступление».

В пожизненном эксперименте А.А. Любищева были проверены такие принципы, как:

Øналичие достойной цели жизни;

Øдокументальный учет всего времени;

Øделение времени на категории, критерием которого выступает дос- тойная цель жизни и задача совершенствования личности;

Øпринцип увеличения времени категории «А» за счет других катего- рий задач;

Øравномерность и ритмичность нагрузок: выполнение трудной рабо- ты с утра, чередование легкой и тяжелой работы и отказ от срочных поруче- ний;

Øразумное управление разнообразием дел. Так, чтение художествен- ной литературы Любищев относил к основной работе. А, по мнению Дарви- на, чтение художественной литературы и хорошая музыка необходимы для сохранения богатства личности, её целостности;

Øпланирование и обратная связь по самоотчетам;

Øумение избегать давления внешних обстоятельств, в частности, от-

каз от высоких должностей и административной работы во имя глобальной жизненно цели;

Øпринцип отсутствия дефицита сил, переход к следующему циклу «труд-отдых» без накопления усталости;

Øуправление качеством выполняемой работы.

О конкретных результатах, достигнутых Любищевым благодаря раз- работанной системе, целесообразно прочесть в книге Д. Гранина «Эта стран- ная жизнь», поскольку изучение основ самоменеджмента предполагает обя- зательное ознакомление с этой повестью.

Искусство делегирования полномочий

Делегирование стратегически важная функция в искусстве управления временем. Значимость способности делегирования возрастает по мере адми- нистративного роста в профессиональной деятельности менеджера. Следует различать процесс делегирования полномочий и отречение от полномочий.

Делегирование означает возложение ответственности за выполнение рабо-

29

ты на другое лицо вместе с ответственностью за конечный результат вы-

полненной задачи. Делегирование как необходимый принцип функциониро- вания организации является лучшим примером рациональной работы. Про-

фессиональное делегирование позволяет разумно использовать время самого менеджера и, в то же время, способствует профессиональному совершенст- вованию других сотрудников.

Исследования, проведенные в европейских странах, выявили семь ос- новных причин, препятствующих делегированию:

1.Возможность риска.

2.Удовольствие от выполнения данной работы.

3.Нерешительность.

4.Желание быть в ситуации.

5.Делегирование замедляет процесс выполнения задачи.

6.Опасения, связанные с тем, что подчиненный выполнит данную за- дачу квалифицированнее.

7.Уверенность в том, что никто не сможет сделать лучше. Делегировать можно задачи разного уровня сложности согласно ква-

лификационным качествам подчиненного, однако недопустимо делегировать ключевую ответственность или основные функции менеджера. Твердо уста- новленного перечня задач, которые могут быть делегированы, не существует. В каждом конкретном случае решение о делегировании принимается с уче- том разных факторов. Однако в практике существует несколько «установок» при делегировании отдельных функций и задач, зависящих от степени осу- ществления контроля:

ü«Выполнить поставленную задачу и поставьте меня в известность о последствиях».

ü«Выполнить поставленную задачу, но поставьте меня в известность, если потребуется консультация, помощь или поддержка».

ü«Выполнить поставленную задачу, постоянно информируя меня о ходе выполнения работы».

ü«Не предпринимать никаких действий по этому вопросу до получе- ния распоряжений и консультаций».

Таким образом, при выборе одной из представленных «установок» в процессе делегирования следует учитывать такие четыре фактора, как: до- верие к подчиненным, количество имеющегося в распоряжении времени, перспективность задачи и новизну ситуации.

30