Тема 4. Загальні підходи до планування і контролю проектів

4.1. Особливості та принципи планування проекту

4.2. Процеси планування

4.3. Рівні планування

4.4. Цілі та зміст контролю проекту

4.1. Особливості та принципи планування проекту

Планування є найбільш важливим процесом управління проектом, який визначає у часі всю діяльність по його здійсненню. Планування логічно пов’язане з іншими процесами управління, такими, як організація, координація, контроль, аналіз і регулювання.

Планування – це безперервний процес визначення найкращого способу дій для досягнення визначених цілей з урахуванням ситуації, що складається.

Сутність плануванняскладається в завданні цілей та способів їх досягнення на основі формування комплексу робот (заходів, дій), які повинні бути виконати, застосуванні методів та заходів реалізації цих робіт, ув’язці ресурсів, необхідних для їх виконання, узгодження дій учасників проекту.

Планвідіграє рольмоделі дій та прогнозу стану проекту та його оточення. Вона необхідна для координації діяльності учасників проекту, за її допомогою визначається порядок, в якому повинні виконуватися роботи тощо. В процесі життя проекту здійснюються зміни як усередині його, так і поза ним. Тому ні один первісно складений план не може бути виконаним у точності.

Діяльність по розробці планів охоплює всі етапи створення та виконання проекту. Вона починається з участі керівника проекту в процесі розробки концепції проекту, продовжується при виборі стратегічних рішень по проекту, а також при розробці його деталей, включаючи складання контрактних пропозицій, складання контрактів, виконання робот, і закінчується при завершенні проекту.

У проекті необхідно планувати все те, що підлягає обліку, контролю, аналізу та регулюванню. Це в першу чергу планування функцій управління:

• предметною областю проекту;

• вартістю;

• часом;

• якістю;

• людськими ресурсами;

• комунікаціями;

• ризиками;

• постачаннями й контрактами.

Процеси й процедури планування проекту повинні забезпечувати реалізуємість проекту в задані строки з мінімальною вартістю, у рамках нормативних витрат ресурсів та с необхідною якістю.

Планування являє собою сукупність пов’язаних між собою взаємними відносинами процедур. Першим етапом планування проекту є розробка первісних планів, які є основою для розробки бюджету проекту, визначення потреб у ресурсах, організації забезпечення проекту, складання контрактів та ін.

Планування проекту передує контролю по проекту та є основою для його застосування, бо проводиться порівняння між планованими та фактичними показниками.

При значній різноманітності проектів існують загальні підходи та принципи планування у проектах.

До загальних принципів планування відносять наступні:

• цілеспрямованість(розвертання головної цілі проекту в ієрархічну послідовність цілей та задач проекту до рівня окремих заходів);

• комплексність(повний обхват усіх робот, спрямованих на досягнення цілей і результатів проекту);

• збалансованістьза ресурсами (план повинен включати лише задачі й роботи, які забезпечені необхідними ресурсами);

• системність(передбачає застосування системного підходу та врахування на проект факторів його оточення);

• гнучкість (необхідно враховувати можливі зміни, вплив зовнішніх факторів та їх наслідки);

• багатофункціональність(обов’язкове планування за всіма встановленими функціями управління проектом);

• оптимальність(формування раціональних і кращих планів за обраними критеріями);

• адаптивність (адекватним реальним умовам);

• взаємопов'язаність

• безперервність;

• стабільність(незмінність основних цілей та обмежень проекту).

4.2. Процеси планування

Процеси планування включають процеси (задачі), які за ступенем важливості можна поділити на основні та допоміжні.

До основних процесів відносяться такі, які пов’язані між собою та виконуються у більшості проектів. Основні процеси можуть повторюватися декілька разів як на протязі всього проект, так і його окремих фаз.

Допоміжні процесивиконуються по мірі необхідності, яка визначається природою проекту.

До основних процесівплануваннявідносяться:

• планування предметної області- розробка письмового документа, який визначає предметну область як основу для подальшого прийняття рішень по проекту;

• визначення предметної області – структурна декомпозиція основних результатів на менші, більш керовані компоненти;

• визначення складу робот –складання переліку специфічних дій, які необхідно виконати для досягнення різних результатів проекту;

• визначення послідовності робот –документальне відображення залежностей та взаємозв’язків різних робот;

• оцінка тривалості робот –розрахунок часу, необхідного для їх виконання;

• розробка розкладу –аналіз послідовності та тривалості робот та потреби в ресурсах із ціллю складання календарного плану виконання робот;

• планування ресурсів –визначення, які ресурси, коли і в якої кількості необхідні для виконання робот по проекту;

• оцінка вартості –розрахунок вартості ресурсів, необхідних для виконання робот проекту, та формування кошторису проекту;

• розробка бюджету –розподіл планованих витрат за окремими компонентами проекту у відповідності до його календарного плану;

• розробка плану проекту –використання результатів інших процесів планування та включення їх у єдиний послідовний та узгоджений документ.

До допоміжних процесів відносяться:

• планування якості – визначення стандартів якості, що відносяться до проекту, та способів відповідності ним;

• процес підбору кадрів –відбір та призначення персоналу на роботи за проектом;

• планування комунікацій –визначення інформаційних та комунікаційних потреб учасників проекту;

• ідентифікація ризику –визначення ризикових подій, що можуть вплинути на виконання проекту, та їх документування;

• оцінку ризику –прогноз ризикової події та взаємодії ризикових подій з метою визначення спектра можливих виходів (результатів) проекту;

• розробку методів реагування на ризик;

• планування постачань (контрактів) - визначення того, що і коли постачати;

• планування пропозицій –документування вимог до продуктів та послуг та визначення потенційних джерел-постачальників.

4.3. Рівні планування

Визначення рівнів планування є також предметом планування та проводиться для кожного конкретного проекту з урахуванням його специфіки, масштабів, географії, строків та ін.

У ході цього процесу визначаються вид та число рівний планування, відповідних виділеним пакетам робот за проектом, їх змістовні та часові взаємозв’язки.

Плани (графіки, мережі) як вираження результатів процесів планування повинні утворювати у сукупності деяку пірамідальну структуру, яка має властивості агрегування інформації.

Агрегування календарно-сітьових планів (графіків) є важливим та досить ефективним інструментом, що дає можливість управляти складними проектами. За допомогою цього інструменту учасники проекту можуть отримувати сітьові плани різного ступеня агрегування в об’ємі та по змісту відповідаючи їх правам та обов’язкам по проекту.

Сітьові плани укрупнюють із-за того, що загальний сітьовий план складається з багатьох окремих сітьових планів. У кожному із таких окремих планів визначають самий довгий путь. Ці путі потім ставлять на місце окремих частин сіті. За допомогою такого поступового агрегування отримують багаторівневі сітьові плани.

Взагалі виділяють наступні види планів;

• концептуальний план;

• стратегічний план реалізації проекту;

• тактичні (детальні, оперативні) плани.

Концептуальне планування– це процес розробки основної документації по проекту, технічних вимог, оцінок, укрупнених календарних планів, процедур контролю та управління. Концептуальне планування проводиться у початковий період життєвого циклу проекту, його результатом є концептуальний план.

Стратегічне планування являє собою процес розробки стратегічних, укрупнених, довгострокових планів.

Детальне (оперативне, календарне) планування пов’язане з розробкою тактичних, детальних планів (графіків) для оперативного управління на рівні відповідних виконавців.

Рівні агрегування плану повинні відповідати рівням управління. Чим вище рівень, тим більш агрегована, узагальнена інформація використовується для управління.

Додаток. Методи SWOT-аналізу при стратегічному плануванні. Можливі стратегії для проектів (12):

• орієнтована на будівництво;

• заснована на фінансування, пов’язана з використанням нетривіальних схем фінансування (боржникові зобов’язання або субсидії) або коли особлива увага приділяється фінансовим потокам або вартості капіталу;

• державна;

• проектна, коли проектна технологія дає суттєві переваги у порівнянні з іншими технологіями;

• побудована на відношеннях “замовник – підрядчик”, при якій використовуються різна форми партнерських відносин між замовником та підрядчиком;

• технологічна, орієнтована на застосування самих сучасних, але ризикованих технологіях;

• орієнтована на ввід до експлуатації;

• забезпечує оптимізацію відношення витрат, якості та строків;

• ресурсно-орієнтована. в особливості при обмеженості або високій вартості ресурсів, їх дефіцитності та унікальності;

• орієнтована на масштаб вирішуваних проблем або на заданий обсяг, наприклад, забезпечення заданої кількості робочих місць у регіоні;

• орієнтовна на випадковість або на непередбачені надзвичайні обставини;

• пасивна, коли взагалі немає стратегії як такої та поведінка середовища оточення непередбачено.

4.4. Цілі та зміст контролю проекту

Для ефективного управління проектом необхідно знати реальний його стан для прийняття відповідних рішень по його подальшому здійсненню. Визначення цього здійснюється в процесі контролю.

Основною ціллюконтролю проекту є забезпечення виконання планованих показників та підвищення загальної ефективності функцій управління проектом.

Зміст контролю проекту складається у визначенні результатів діяльності на підставі оцінки та документування фактичних показників виконання робот та порівняння їх з планованими показниками.

Система контролю проекту являє собою частину загальної системи управління проектом, між елементами (підсистемами) якої маються зворотні зв’язки та можливість зміни раніше заданих показників. При будь-якому порушенні хода виконання проекту формується відповідне діяння, спрямоване на зменшення виниклого відхилення від плану з урахуванням змін у його оточенні.

Система контролю має вхід, вихід та процес виконання проекту, який може відповідати також будь-якої частині проекту, пакету робот, роботі. В даному випадку підсистеми управління розглядаються як компоненти певного контуру регулювання, а процес управління відповідає регулюванню у кібернетичному смислі. Вихідні показники контролюються порівнюються з планованими. Якщо вони відрізняються, то по ланцюгу зворотного зв’язку формується коректуючи діяння, яке повертається назад на вхід системи для усунення виниклого відхилення або коректування вихідних параметрів.

Контроль та регулювання хода виконання проекту полягає в:

• визначенні ступеня виконання проекту;

• аналізі відхилень від плану;

• розробці регулюючих рішень.

Процеси контролюта регулювання включають наступнізадачі;

• загальний контроль змін– координація змін у проекті в цілому, за всіма його аспектами та учасниками;

• контроль змін у предметній області проекту;

• контроль розкладу – перевірка змін у календарному плані (розкладі) проекту;

• контроль витрат – контроль змін, що відносяться до бюджету проекту;

• контроль якості – контроль відповідності результатів та робот, що виконуються в проекті, стандартам якості;

• розробка корегованих діянь для усунення причин та наслідків незадовільного виконання;

• надання звітності про виконання – збір та розподіл інформації про хід виконання проекту з метою забезпечення прогресу в його здійсненні. Включає звіт по стану, визначення прогресу та прогнози;

• контроль реагування на ризикові події – реагування на зміну ризику на протязі всього ходу виконання проекту.